Faire passer un entretien d’embauche : les conseils d’une formatrice RH

L’entretien d’embauche est un exercice angoissant pour les candidats… mais parfois aussi pour les recruteurs ! Ce type d’entrevues laisse peu de place à l’improvisation, et trouver le talent parfait nécessite une préparation adéquate. Hélène Ly, formatrice en recrutement IT, nous partage ses bonnes pratiques pour faire passer un entretien d’embauche dans les règles de l’art.

En amont : la sélection des candidats

Avant de faire passer un entretien d’embauche à un candidat, vous devez avoir réfléchi en amont à ce que vous attendez de lui à ce poste. Par exemple, si vous cherchez à embaucher un commercial, il ne suffit pas de dire : « Je veux quelqu’un qui fera le maximum de ventes possibles » (même si c’est essentiel).

Au tout début du processus de recrutement, vous devez faire une liste précise des compétences techniques et humaines de votre candidat idéal. Faites le tri entre celles qui vous semblent indispensables pour ce job (exemple : excellentes capacités communicationnelles) et celles qui relèvent davantage du « bonus » (exemple : maîtrise d’une langue étrangère). « Définissez et hiérarchisez ces compétences pour pouvoir, au moment du brief de poste, avoir des critères tangibles et concrets, qu’on va pouvoir ensuite évaluer pendant l’entretien d’embauche », recommande Hélène Ly.

Une fois que vous avez identifié vos pré-requis, sélectionnez les CV des candidats qui possèdent les compétences que vous recherchez. Pour faire le tri plus facilement, certains recruteurs utilisent une grille d’analyse des CV, qui permet d’évaluer objectivement les candidatures selon vos propres critères (soft skills et hard skills indispensables, compétences secondaires…). De nombreux modèles sont téléchargeables gratuitement sur le Web.

Gardez les CV qui vous intéressent et contactez les candidats. Beaucoup de recruteurs commencent par un pré-entretien téléphonique de quelques minutes. C’est un excellent moyen de vous faire une première impression de la personne, de vous assurer de sa motivation et d’éclaircir rapidement certains points d’ombre.

Vient ensuite l’étape des entretiens d’embauche ! Organisez une rencontre en présentielle ou virtuelle avec vos candidats favoris. N’en choisissez ni trop (le recrutement est un processus chronophage), ni trop peu (pour être certain de trouver la perle rare).

Préparez et structurez vos entretiens

Un entretien structuré découle en partie d’une bonne préparation en amont, comme nous l’avons vu plus haut. « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement », disait Nicolas Boileau. Si vous avez réfléchi de manière approfondie aux différentes compétences que vous attendez à ce poste, vous serez en mesure de préparer les bonnes questions pour tester vos candidats sur ces compétences spécifiques durant l’entretien d’embauche.

Limiter les biais, un moyen de choisir ses candidats plus efficacement

Définir clairement le profil recherché à l’aide d’une fiche de poste précise est un moyen de limiter les biais de recrutement. Pour évaluer le candidat le plus objectivement possible, assurez-vous de le questionner seulement sur des éléments qui sont en rapport direct avec le poste à pourvoir. Hélène Ly rappelle d’ailleurs que « beaucoup d’entretiens échouent parce qu’on évalue des critères qui n’ont rien à voir avec le poste ».

Pour rester équitable, il faut aussi, dans la mesure du possible, poser les mêmes questions à tous les candidats. Sans cela, vous n’aurez pas la même base de référence et vous ne pourrez pas comparer les résultats obtenus en entretien.

Il n’en reste pas moins que la subjectivité et les biais cognitifs font partie de la nature humaine, et même si on peut les limiter, vouloir les éliminer complètement relève de l’utopie.

La grille d’évaluation

Pour faire passer un entretien d’embauche de manière structurée, de nombreux recruteurs optent pour une grille d’évaluation des candidats, qui contient les principaux critères importants pour le poste, sous forme de tableau.

Cette grille fournit un cadre structuré pour l’entretien, assurant que tous les aspects importants sont couverts et que l’entretien reste focalisé sur les points importants. Elle permet aussi d’évaluer chaque candidat de manière équitable, réduisant ainsi les biais subjectifs.

Voilà à quoi ressemble une grille d’évaluation typique (à adapter selon vos propres besoins pour le poste à pourvoir) :

Pensez aussi à avoir sous la main les questions que vous souhaitez poser au candidat, et n’oubliez pas que celles-ci doivent être en lien avec les critères définis dans votre grille d’évaluation.

Surtout, gardez une trace écrite des réponses fournies par chacun des candidats : « Il faut prendre des notes. Aujourd’hui, on a de la chance d’avoir de nombreux outils qui permettent de se concentrer sur l’échange, grâce à une prise de notes automatisée.», souligne Hélène Ly. Ces notes vous permettront ensuite de faciliter le choix entre les différents candidats.

La durée de l’entretien d’embauche

Là encore, la durée d’un entretien d’embauche peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment le type de poste, le niveau de responsabilité, le secteur d’activité et les pratiques spécifiques de l’entreprise : « La durée de l’entretien doit être alignée sur le niveau d’informations qu’on doit recueillir. Si c’est une pré-qualification, ce sera généralement une quinzaine de minutes pour vérifier les éléments importants et s’assurer qu’il y a bien un matching. Pour l’étape d’après, c’est-à-dire l’entretien RH, il me semble difficile d’être sur une rencontre de moins de 30 minutes. C’est le minimum pour poser les bonnes questions au candidat. », affirme Hélène Ly.

30 idées de questions à poser quand on fait passer un entretien d’embauche

Nous le répétons : les questions se préparent en amont, et doivent permettre d’évaluer le candidat sur les compétences clés requises pour ce poste. « On va éviter au maximum les questions fermées, celles où on répond par oui ou non. Il faut privilégier les questions comportementales, ouvertes, qui se rapportent à une situation réelle qui peut potentiellement arriver dans le poste », préconise Hélène Ly.

Vous êtes en manque d’inspiration ? Voici 30 idées de questions à poser quand vous devez faire passer un entretien d’embauche :

1. Pouvez-vous me parler de vous et de votre parcours professionnel ?
2. Pourquoi avez-vous postulé à ce poste ?
3. Qu’est-ce qui vous attire le plus dans notre entreprise ?
4. Pouvez-vous décrire une réalisation professionnelle dont vous êtes particulièrement fier ?
5. Pourquoi vous et pas un autre ?
6. Pouvez-vous me donner un exemple de situation où vous avez dû résoudre un problème complexe ?
7. Comment priorisez-vous vos tâches lorsque vous avez plusieurs deadlines à respecter ?
8. Comment vous assurez-vous de rester à jour avec les tendances de votre secteur ?
9. Comment décririez-vous votre style de management ?
10. Comment gérez-vous les conflits au sein d’une équipe ?
11. Pouvez-vous me donner un exemple de situation où vous avez travaillé en équipe pour atteindre un objectif commun ?
12. Quelles sont vos forces principales et comment les mettez-vous en avant dans votre travail ?
13. Quelles sont vos faiblesses et comment travaillez-vous pour les améliorer ?
14. Comment mesurez-vous votre succès dans un projet ou une tâche ?
15. Quelles sont les valeurs professionnelles qui sont les plus importantes pour vous ?
16. Pouvez-vous me parler d’un moment où vous avez dû apprendre rapidement une nouvelle compétence ou un nouvel outil ?
17. Quelles sont les compétences que vous souhaitez développer davantage dans ce rôle ?
18. Quelle est votre vision du leadership ?
19. Comment motivez-vous vos collègues ou collaborateurs ?
20. Quelles sont vos attentes en termes de développement de carrière chez nous ?
21. Comment décririez-vous l’environnement de travail idéal ?
22. Comment gérez-vous les feedbacks, positifs ou négatifs ?
23. Quelle est votre approche pour établir des relations professionnelles solides ?
24. Comment vous assurez-vous que votre travail est conforme aux attentes et aux standards de l’entreprise ?
25. Pouvez-vous décrire une situation où vous avez pris l’initiative pour améliorer un processus ou résoudre un problème ?
26. Comment gérez-vous votre temps pour équilibrer vie professionnelle et vie personnelle ?
27. Quelle est votre plus grande réussite professionnelle à ce jour ?
28. Comment faites-vous face à un client difficile ou insatisfait ?
29. Quelles compétences techniques apportez-vous à ce poste ?
30. Où vous voyez-vous dans cinq ans ?

Servez-vous de ces questions comme d’une source d’inspiration, mais faites en sorte de les adapter aux nécessités du poste. Et laissez le candidat prendre le temps de réfléchir aux réponses !

Combien d’étapes mettre en place dans le processus de recrutement ?

Il n’y a pas de « standard » à adopter quand il s’agit de la longueur d’un processus de recrutement : « C’est très lié à l’organisation de l’entreprise, sa culture, au nombre de personnes impliquées dans le processus de recrutement, au nombre de candidatures, etc ». C’est donc à vous de doser avec logique, de manière à trouver le bon candidat dans un laps de temps idéal. Par exemple, si vous embauchez pour un poste technique ou managérial, cela pourrait nécessiter davantage d’étapes que pour un poste junior.

« Globalement, je constate qu’une majorité des entreprises intègrent 2 ou 3 étapes dans le processus de recrutement. Au-delà, c’est généralement trop lourd », note Hélène Ly.

Voici quelques phases typiques que l’on retrouve lors d’un processus de recrutement :

1. Pré-entretien de qualification (environ 15 minutes).
2. Entretien approfondi.
3. Étude de cas.
4. Entretien final (30 minutes).

Surtout, n’allongez pas inutilement le process : « Plus un processus de recrutement est long, plus il y a d’étapes, plus ça peut décourager des candidats – y compris les très bons. La notion de longueur dans le process est donc aussi à adapter par rapport à la difficulté à recruter dans un domaine », souligne Hélène Ly.

Mettez-vous dans la peau de vos candidats et prenez soin d’eux ! L’empathie est très importante pour ne pas faire durer le processus de recrutement plus que nécessaire. Personne n’a envie de répéter les mêmes choses 3 fois, et cela représente une perte de temps aussi bien pour vous que pour les personnes à qui vous faites passer l’entretien d’embauche.

N’oubliez pas qu’en tant que recruteur, vous êtes souvent le premier point de contact entre le candidat et votre entreprise. Offrez la meilleure expérience candidat possible, aussi bien pour la marque employeur que par respect pour toutes les personnes qui prennent le temps de postuler à votre offre.

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Article écrit par Sylvain Guillet, édité par Manuel Avenel, photo : Thomas Decamps pour WTTJ