Les 5 règles d’or du management à distance

La crise du Covid-19 a marqué un tournant dans le monde professionnel, notamment en démocratisant la pratique du télétravail. Aujourd’hui, le confinement n’est plus de rigueur, mais les chiffres montrent à quel point le travail en distanciel est resté ancré au sein des entreprises. Fin 2021, 38 % des salariés du secteur privé pratiquaient le télétravail, selon les résultats du baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 de Malakoff Humanis. Pour les managers qui doivent s’adapter à ce nouveau type de fonctionnement à distance, plusieurs questions se posent : comment gère-t-on une équipe en télétravail ? Quels outils utiliser ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Dans cet article, découvrons les 5 règles d’or du management à distance prônées par Monia Gomez, Business Coach et formatrice professionnelle en management, et Sebastian Gonzales, Business Development Manager chez Solarmente.

Règle n° 1 : surveiller mais pas fliquer

Faites-vous à l’idée que vous ne pouvez pas épier les moindres faits et gestes de vos collaborateurs lorsque vous managez à distance. Oui, peut-être que l’un d’eux travaille en maillot de bain près de sa piscine, ou qu’un autre a tendance à se perdre dans les méandres des vidéos YouTube lorsqu’il est à la maison. Et alors ? Apprenez à faire confiance à votre équipe et à la capacité de chacun à gérer son temps de travail efficacement. Ce qui compte, c’est que les objectifs soient atteints. Monia Gomez précise toutefois : « Tous les employés n’ont pas cette volonté d’être dans l’autonomie. Certains, au contraire, sont de bons exécutants. Il faut donc d’abord se demander comment chacun souhaite travailler ».

Il serait trompeur de penser qu’un salarié qui se rend dans les bureaux de l’entreprise est productif de manière ininterrompue de 9 h à 17 h. La réalité est même plus surprenante que vous ne le pensez : une étude effectuée au Royaume-Uni a révélé qu’en moyenne, un employé est réellement productif pendant seulement 2 heures et 53 minutes au cours de la journée. Et vous savez quoi ? Cela n’empêche aucunement les entreprises d’être compétitives. L’idée d’un être humain travaillant à son plein potentiel durant de longues heures est une chimère, qui ne correspond pas à la réalité de nos capacités cognitives. Que ce soit en télétravail ou au bureau, c’est la même chose.

D’ailleurs, plusieurs expériences ont été réalisées pour mesurer la différence de productivité entre les salariés qui travaillent au bureau et ceux qui sont en télétravail. L’une d’entre elles a été conduite par une entreprise chinoise de 16 000 employés. Parmi les salariés du service client qui ont accepté de travailler depuis chez eux, on a constaté un gain de productivité de l’ordre de 20 %, ainsi qu’une plus grande satisfaction au travail.

Autrement dit, vos collaborateurs n’ont pas besoin d’être dans un environnement surveillé pour être efficaces. Au contraire, une plus grande autonomie serait bénéfique pour leur bien-être et leur productivité. Pour autant, cela ne veut pas dire que vous ne devez pas définir de limite ou assurer le suivi de vos collaborateurs. Faites le point régulièrement avec eux sur l’avancée de leurs projets, demandez-leur de vous envoyer un compte-rendu quotidien ou hebdomadaire des tâches qu’ils ont réalisées, assurez-vous qu’ils soient présents aux réunions, demandez-leur de respecter les horaires définies par leur contrat, etc. « Mes collaborateurs font un stand-up meeting tous les matins pour parler de leurs objectifs », raconte Sebastian Gonzales, qui gère son équipe à distance. À vous de décider ce qu’il est important de surveiller et ce qui l’est moins.

Règle n° 2 : fixer des objectifs SMART

Quand on fait du management à distance, le meilleur moyen de déterminer la performance de ses collaborateurs est de mesurer leurs résultats. Qu’ils fassent 15 ou 35 heures de travail, depuis leur bureau ou leur canapé, à midi ou à minuit, ce qui importe, c’est le rendu final. C’est au manager de définir les bons objectifs, pour garder son équipe productive sans l’étouffer sous la pression du rendement. Pour préserver à la fois les intérêts de l’entreprise et le bien-être de vos collaborateurs, ces derniers ne doivent être ni à 10 % de leurs capacités, ni à 95 %.

Pour définir vos objectifs, ne laissez aucune place à l’approximatif. Comme nous l’avons dit, le management à distance requiert de laisser une part d’autonomie à son équipe, mais si vos collaborateurs ne savent pas ce qu’ils doivent accomplir, cela revient à leur demander de trouver leur chemin dans une forêt sans leur fournir de boussole. Il est donc important de fixer des objectifs SMART afin de pouvoir donner un cap qui soit non seulement explicite, mais également réalisable. D’où l’importance que ces étoiles polaires soient Spécifiques, Mesurables, Accessibles, Réalistes et Temporelles.

N’hésitez pas à être à l’écoute de vos collaborateurs pour vous aider à réfléchir aux missions que vous devez assigner : « Voyez comment chacun souhaite travailler, le sens qu’ils donnent à leur métier, s’ils cherchent à monter en compétences ou pas… pour ensuite définir leurs propres objectifs », conseille Monia Gomez.

Règle n° 3 : s’équiper des bons outils de management à distance

Le travail à distance représente un défi technologique important pour les entreprises : comment réussir à faire collaborer ensemble plusieurs individus à travers l’écran d’un ordinateur, sans ralentir la dynamique de travail ni compromettre la fluidité des échanges ? « L’idée, c’est d’avoir les outils les plus simples possibles, accessibles au plus grand nombre, et qui puissent être très agiles », explique Monia Gomez. Heureusement, avec le confinement, de nombreux logiciels pour le télétravail ont fleuri. Voici quelques-unes des solutions destinées à faciliter le management à distance.

Les messageries en ligne pour maintenir et fluidifier les échanges

• Slack :

Slack est certainement la plateforme de communication collaborative la plus connue au monde. Elle offre une variété de fonctionnalités telles que des canaux de discussion, des messages directs, des appels vidéo et audio, des intégrations avec d’autres outils de productivité, etc.

• Discord :

Discord est une plateforme de communication en ligne qui a été initialement créée pour les amateurs de jeux vidéo, avant de devenir populaire auprès d’un public plus large. Elle permet aux utilisateurs de discuter en temps réel via des chats textuels, des appels audio et vidéo, et des salons de discussion de groupe appelés « serveurs ».

• Google Chat :

Google Chat est une application de messagerie en ligne proposée par Google, qui fait partie de Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite. Elle est conçue pour faciliter la communication en temps réel entre les membres d’une équipe de travail ou d’un groupe de discussion, et offre des fonctionnalités de collaboration, telles que la possibilité de travailler ensemble sur des fichiers en temps réel.

Les outils de gestion de tâches et de projets pour une organisation de haut niveau

• Trello :

Trello est une application basée sur une méthode de gestion de tâches appelée Kanban. Elle permet aux utilisateurs de créer des tableaux où ils peuvent organiser et visualiser des tâches, des projets et des idées en utilisant des cartes, des listes et des tableaux. Trello offre également des intégrations avec d’autres outils de productivité pour faciliter la synchronisation des données et l’automatisation des flux de travail.

• Basecamp :

Avec Basecamp (anciennement « 37signals »), les équipes peuvent organiser leur travail autour de projets, créer des listes de tâches, définir des échéances et insérer des commentaires pour faciliter la collaboration. La plateforme propose par ailleurs des outils de suivi du temps, de partage de fichiers et de messagerie instantanée pour aider les membres de l’équipe à rester synchronisés.

Les services de visioconférences et d’appels vidéo pour des réunions tout terrain

• Google Meet :

Google Meet est un outil de visioconférence en ligne proposé par Google. Il est inclus gratuitement avec un compte Google et est intégré à la suite d’outils de productivité du géant californien, tels que Google Docs et Google Calendar. Google Meet propose des fonctionnalités de base comme le partage d’écran, le chat en direct et la possibilité d’enregistrer des réunions. Les options de sécurité de Google Meet sont robustes et incluent notamment des protocoles de cryptage de bout en bout pour les appels vidéo.

• Zoom :

Zoom propose des plans payants en fonction du nombre de participants et de la durée des appels. L’outil offre des fonctionnalités avancées telles que les salles de répartition – qui permettent de diviser les réunions en plusieurs sessions distinctes – et des fonctionnalités de sondage. De plus, Zoom peut s’intégrer facilement aux autres outils de productivité en ligne de l’entreprise – calendriers et messageries –, et les protocoles de sécurité ont été renforcés après des problèmes rencontrés en 2020.

• Teams :

Teams est généralement inclus dans les plans Office 365 de Microsoft, mais des plans autonomes sont également disponibles. La plateforme propose des fonctionnalités de collaboration en temps réel comme la co-création de documents et les tableaux blancs partagés, tandis que les options de sécurité incluent entre autres la gestion des accès des invités. Teams s’intègre facilement aux autres outils de productivité de Microsoft (Outlook, OneDrive…).

Règle n° 4 : entretenir la cohésion d’équipe

Loin des yeux, loin du cœur ? Il est parfois difficile d’entretenir la flamme avec ses collègues quand on se parle seulement via messages et appels vidéos. La distance physique peut créer de la distance émotionnelle. Or, on sait tous à quel point la cohésion d’équipe est vitale en entreprise, car elle génère de la confiance entre les personnes, de la motivation, de l’engagement et de la solidarité.

Le management à distance demande donc de redoubler d’efforts pour maintenir et renforcer les liens qui unissent les personnes entre elles. En télétravail, il existe de nombreuses manières de développer les relations interpersonnelles. Par exemple, certaines activités de team building peuvent se réaliser à distance, comme un blind test musical, un escape game virtuel, une chasse au trésor, un serious game, etc. « Les team buildings favorisent la montée en compétences des collaborateurs. Cela va permettre à chacun de se sentir considéré, écouté, valorisé. Et c’est cette valorisation des équipes qui va aider, à terme, à créer une véritable cohésion », estime Monia Gomez.

Au quotidien, mettez aussi en place des pratiques qui favorisent l’échange et la connaissance de l’autre. N’hésitez pas à faire preuve de créativité : « Tous les jeudis, nous organisons un appel vidéo de 20 minutes avec l’ensemble de l’équipe. Une personne doit alors présenter aux autres quelque chose qu’elle aime, comme la cuisine, le surf, les souvenirs d’un voyage… Pour apprendre à mieux se connaître à distance », raconte Sebastian Gonzales.

Règle n° 5 : favoriser la communication

Si vous êtes manager à distance, vous n’avez d’autre choix que de vous montrer proactif en termes de communication. « Que ce soit en présentiel ou en distanciel, la communication est la première compétence qu’il faut développer », selon Monia Gomez. Le télétravail peut rendre le partage d’informations plus laborieux, et ainsi entraver la fluidité des échanges au sein de votre équipe. À vous de mettre les bouchées doubles pour que vos collaborateurs sachent à tout moment ce qu’il se passe dans l’entreprise, quelles sont les avancées dans tel ou tel projet et quel est l’impact de leur travail. Pour ce faire, les habituelles réunions (en visioconférence) restent essentielles, auxquelles il faut ajouter des entretiens individuels réguliers avec chaque membre de l’équipe pour leur formuler des feedbacks constructifs. De plus, Sebastian Gonzales encourage ses employés à être très organisés et très clairs sur leur planning de travail : « Par exemple, je demande à tout le monde d’utiliser Calendly, ce qui permet d’organiser rapidement des réunions avec un collègue sans empiéter sur son agenda », raconte-t-il.

Enfin, pour une communication à distance réussie, soyez exhaustif dans vos messages, afin de vous assurer que l’information partagée soit bien comprise des destinataires. Veillez également à rendre accessibles tous les documents utiles à vos collaborateurs, en utilisant un service de stockage de fichiers en ligne tels que Google Drive ou DropBox. Et n’oubliez jamais : le management à distance est dépendant des ordinateurs et des logiciels virtuels, mais le télétravail reste avant tout une affaire d’humains.
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Article édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ