Le parrainage, une solution pour améliorer l'onboarding en entreprise ?

Arriver dans une nouvelle entreprise, c’est découvrir : son lieu de travail, son boss, ses collègues, ses missions… Tout, en même temps. Cela fait beaucoup de nouveautés pour une seule personne ! Alors pour faciliter l’arrivée et l’intégration des nouvelle recrues, certaines entreprises pratiquent ce que l’on appelle le pairing, aussi appelé parrainage. Ici, il ne s’agit pas d’associer une enceinte bluetooth à un téléphone, mais plutôt de faciliter le contact entre les équipes déjà en poste et la personne qui entre tout juste dans l’entreprise. Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Quels sont les avantages et les limites éventuelles de cette pratique pour les employés de l’entreprise comme pour les “petits nouveaux” ?

Qu’est-ce que le pairing ?

Le pairing désigne l’attribution d’un partenaire - aussi appelé buddy – déjà en poste dans l’entreprise, à une personne fraîchement arrivée. Cette méthode facilite la rencontre entre collègues et permet au nouvel arrivant de créer des liens plus rapidement. Ce dernier est ainsi soutenu par la présence sympathique du buddy qui lui permet de comprendre plus facilement la dynamique interne et l’organisation de l’entreprise.

De son côté, le buddy s’assure que le nouvel arrivant a tout ce dont il a besoin pour se sentir bien dans sa nouvelle structure et doit se rendre disponible pour répondre à ses questions. Souvent, il lui propose aussi une ou plusieurs sorties à l’extérieur du cadre de travail. Ces échanges informels permettent au nouveau salarié d’en apprendre plus sur les traditions de l’entreprise, l’ambiance qui y règne, etc.

Comment sont généralement attribués les buddies ?

Ce type de mentorat se fait sur la base du volontariat mais, pour que tout le monde se sente à l’aise, le “processus d’attribution” ne se fait généralement pas au hasard. Le plus souvent, pour faciliter les échanges, le buddy en est à peu près au même stade de sa carrière que le nouvel employé. Cela permet d’éviter les silences gênés ou les questions autocensurées à cause de la différence d’âge ou du degré hiérarchique.

L’entreprise se tourne volontiers vers des personnes déjà bien intégrées et bien imprégnées de la culture de l’entreprise. Céline est Events manager et a souvent accompagné les nouvelles recrues dans leurs premiers jours grâce à ce système. Elle témoigne : « Il y a deux ans, les fondateurs de l’entreprise dans laquelle je travaille nous ont proposé de s’investir dans projets connexes, dont l’accueil des nouvelle recrues. J’étais dans l’entreprise depuis un bon moment et je connaissais bien la boîte, je me suis donc sentie assez légitime dans ce rôle de buddy ! »

Il n’est pas rare que les partenaires attitrés proposent leur aide parce qu’ils gardent un souvenir mitigé de leur premiers jours dans l’entreprise en question ou lors d’une précédente expérience. Parce que pour le buddy, il s’agit aussi d’éviter à une autre personne de connaître les mêmes désagréments. « Le sujet m’intéressait et j’avais à cœur de rendre l’expérience top, car je n’ai pas toujours bien vécu mon arrivée dans certaines boites » raconte Céline. Pour les petits nouveaux, cette attitude est gage d’un accueil bienveillant.

« J’avais à cœur de rendre l’expérience top, car je n’ai pas toujours bien vécu mon arrivée dans certaines boites. » Céline, buddy

Une pratique bénéfique pour toute l’entreprise

Pour le buddy : rencontrer les “petits nouveaux” !

Pour les personnes tournées vers l’humain comme Céline, le pairing permet de connaître ses coéquipiers autrement qu’en consultant l’organigramme de son entreprise sur l’Intranet. Et plus l’entreprise compte de nouveaux salariés, plus il est difficile de suivre les nouvelles arrivées. Le pairing assure alors l’aspect humain et garantit la cohésion. « J’aime vraiment prendre le temps de rencontrer ces nouvelles personnes. En tant qu’ancienne ça me permet de continuer à connaître les nouveaux, ce qui n’est pas toujours facile avec la croissance de ma boîte. C’est donc un vrai plus, surtout que j’ai l’impression de construire une relation privilégiée avec eux ! » s’enthousiasme-t-elle.

« En tant qu’ancienne ça me permet de continuer à connaître les nouveaux, ce qui n’est pas toujours facile avec la croissance de ma boîte. » Céline, buddy

Pour les nouvelles recrues : découvrir la culture de l’entreprise “de l’intérieur”

Avoir un buddy dans sa nouvelle entreprise, c’est bien sûr la garantie d’avoir un repère dans ce nouvel environnement, mais ça donne également accès à d’autres avantages…

• Rencontrer les autres équipes de l’entreprise. Pour les personnes nouvellement arrivées, bénéficier d’un buddy facilite l’intégration. Zoé, Key account manager dont Céline est la buddy, confirme : « J’ai rejoint il y a peu de temps l’équipe business de l’entreprise qui est séparée géographiquement des autres équipes. Il est donc naturellement plus difficile de s’intégrer aux autres membres de l’entreprise quand on ne les voit pas au quotidien. Ce système m’a évidemment permis de mieux connaître ma buddy mais aussi de discuter avec d’autres collègues que je voyais moins souvent. » Que les équipes soient géographiquement séparées ou non, le pairing permet dans tous les cas d’élargir son cercle de connaissances à un autre étage de l’entreprise par exemple.

« Ce système m’a évidemment permis de mieux connaître ma buddy mais aussi de discuter avec d’autres collègues que je voyais moins souvent. » Zoé, ex-nouvelle recrue

• Découvrir son nouveau quartier. Fraîchement débarqués, il arrive que les nouveaux employés se retrouvent dans un quartier ou une ville qu’ils ne connaissent pas, voire dans une région qui leur est complètement étrangère. Le pairing sert aussi à cela : découvrir les environs proches de son lieu de travail afin de se familiariser avec tout ce qui est encore nouveau pour s’y sentir vite “chez soi”. Zoé raconte « J’ai trouvé le premier rendez-vous dans un café que mon buddy m’a proposé assez stressant car nous sortions du cadre de l’entreprise et, comme avec toute nouvelle connaissance, on a toujours envie de faire bonne impression… Finalement, ça s’est bien passé ! Nous avons enchaîné sur d’autres rendez-vous dont un déjeuner, un verre et un run dans le quartier. Idéal pour se familiariser avec mon nouvel environnement ! »

• Se familiariser avec les rites de l’entreprise. Quand on demande à Zoé sur quels points sa partenaire lui a été la plus précieuse, elle cite trois points essentiels : « Elle m’a aidée à mieux comprendre l’histoire de l’entreprise, à mieux connaître les pratiques courantes et elle m’a aidée à m’intégrer aux autres équipes. » Effectivement, tous les petits rituels - parfois loufoques - des entreprises ne sont pas forcément inscrits dans la présentation faite aux nouveaux arrivants. En revanche le buddy, lui, peut en parler avec les nouveaux employés. Cela peut grandement faciliter la transition.

« Elle m’a aidée à mieux comprendre l’histoire de l’entreprise, à mieux connaître les pratiques courantes et elle m’a aidée à m’intégrer aux autres équipes. » Zoé, ex-nouvelle recrue

Même l’entreprise y gagne !

La pratique est gagnante pour les salariés, les nouvelles recrues mais aussi pour les entreprises qui peuvent alors…

• Gagner en productivité. Selon une étude de cas sur Microsoft de la Harvard Business review, le pairing permettrait d’accélerer et de faciliter la prise de poste des nouveaux arrivants. Chez Microsoft, 56% des nouveaux indiquent que leur buddy les a aidés à être plus productifs plus rapidement lorsqu’ils l’ont rencontré une fois dans les 90 jours après leur arrivée. Et cela passe à 72% pour ceux qui se voient deux à trois fois en trois mois.

• Proposer un onboarding de qualité. D’après la même étude, les nouveaux employés épaulés par un buddy sont 23% plus satisfaits que ceux qui n’ont pas bénéficié de ce sytème à l’issue de leur première semaine de travail.

Quelques mises en garde

En revanche, pour que le pairing fonctionne bien et soit réellement utile, quelques précautions doivent être prises…

Pour le buddy : se rendre disponible

• Ne pas être le buddy d’un trop grand nombre de nouvelles recrues. Une des seules contraintes au fait de devenir buddy, ce serait peut-être celle de trop aimer l’être, justement ! Car en “gérant” un trop grand nombre de nouvelles recrues, on peut vite se retrouver débordé ! « J’évite maintenant d’avoir trop de buddies au même moment, car j’en ai déjà fait les frais. L’expérience n’était plus aussi positive, car trop prenante… » avoue Céline.

« J’évite maintenant d’avoir trop de buddies au même moment, car j’en ai déjà fait les frais. » Céline, buddy

• Honorer ses engagements. Être buddy demande de se libérer un peu de temps. Alors avant de s’engager à paraîner un nouvel arrivant, il faut s’assurer de pouvoir honorer ses missions de buddy. Sinon, l’expérience risque d’être déceptive pour la nouvelle recrue.

• Ne pas trop en faire non plus… Evidemment, le parrain n’a pas le rôle de manager. Il ne doit pas s’investir dans le suivi professionnel de son protégé. Il peut lui donner quelques conseils à titre amical, mais ne remplace pas le manager.

Pour les nouvelles recrues : libérer du temps

Le système de parrainage peut vraiment bénéficier à la nouvelle recrue mais celle-ci devra libérer un peu son emploi du temps à son arrivée pour pouvoir fixer des moments avec son buddy. Rien d’insurmontable donc !

Le pairing permet de créer des liens privilégiés entre le buddy et le nouvel arrivant. Ce système de parrainage, assez récent, peut certes faciliter l’intégration dans une nouvelle entreprise mais n’est pas non plus la garantie d’un accueil parfait. En attendant, c’est un beau bonus pour l’entreprise, les salariés en poste, et les nouvelles recrues !

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Photo by WTTJ