En tant qu’Assistant(e) Office Manager, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations au sein du cabinet. Vous assisterez l’Office Manager dans la gestion administrative et opérationnelle du bureau et serez un(e) interlocuteur(trice) privilégié(e) pour les équipes et les prestataires.

Vos principales missions seront :

Support aux équipes :

• Accueil des visiteurs, clients et partenaires.

• Gestion du courrier entrant et sortant.

• Support à l’utilisation des différents logiciels bureautique et métier.

• Appui aux associés sur la facturation et recouvrement client.

• Aide ponctuelle sur de l’assistanat juridique standard : mise sous pli, dossier de plaidoirie…

• Organisation des réunions internes et externes (réservation de salles, envoi des invitations, gestion logistique).

• Organisation, classement, et archivage des documents administratifs.

• Appui ponctuel sur des projets transverses et participation à l’optimisation de processus administratifs et gestion documentaire.

• Appui facturation et recouvrement sur demande encadré par la personne responsable.

Gestion des locaux:

• Supervision du bon fonctionnement des espaces de travail (entretien, sécurité, équipement).

• Gestion des fournitures et des équipements de bureau : suivi des commandes, réparation, mise à disposition.

• Gestion et interface avec les prestataires de services (ménage, maintenance, IT, etc.).

• Veille au respect de la charte de bureaux qui sera mise en place.

Selon vos compétences, vos appétences et les priorités de l’équipe, vos tâches seront susceptibles d’évoluer.

Type d’emploi : CDI, 35h ou 20h.

Salaires à définir en fonction du temps de travail.

• Expérience : Une première expérience dans un poste similaire est requis. 

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Teams, MS365…).  

• Sens de l’organisation et rigueur. 

• Excellentes compétences relationnelles et sens du service. 

• Capacité à gérer les priorités et à travailler dans un environnement exigeant 

• Pro activité, autonomie et débrouillardise, en recherche de solution.

Entretien avec la Directrices des Opérations, l’Office Manager et les associés co-fondateurs.