Position details

• Contract : CDD - Durée 6 mois renouvelable avec potentielle embauche en CDI 

• Date de début : 3 Mars 

• Localisation : Canal du midi, Toulouse (31) & Cugnaux (31)  

Contexte

Nous recherchons une personne organisée et dynamique pour remplacer temporairement notre Office Coordinator en congé maternité. Au sein d’une petite équipe, vous serez l’interlocuteur privilégié de nos visiteurs et contribuerez au bon fonctionnement de notre bureau. Vos missions principales : accueil, gestion administrative, support aux équipes. 

Activités

Au sein de l’équipe Office & Support composée de deux personnes dont une apprentie, l’Office Coordinator relève directement du Directeur Financier. En tant que premier point de contact pour les visiteurs, ce rôle est crucial pour maintenir un environnement de travail accueillant et efficace.

Les responsabilités incluent:

• Accueil & Gestion de bureau : Accueillir les visiteurs, gérer les appels et les e-mails entrants, réceptionner et distribuer le courrier/les colis.

• Facilities Management : Gérer les fournitures de bureau, coordonner les demandes de maintenance et superviser le matériel de bureau. Gérer les relations avec les fournisseurs et le bâtiment pour les différents espaces EasyMile (Toulouse & Francazal)

• Déplacements & Logistique : Aider à l’organisation des déplacements (réservations, dépenses), gérer la logistique de la flotte de véhicules et coordonner les déplacements des collaborateurs.

• Support administratif : Contrôler et valider les notes de frais, gérer les commandes (biens et services) liées à la gestion du bureau via notre ERP

• Support d’équipe : Fournir un soutien à l’apprenti et collaborer efficacement au sein de l’équipe.

Il n’y a pas de profil type chez EasyMile, nous venons tous d’horizons différents et c’est ce qui fait notre force ! N’hésitez pas à postuler si vous êtes motivé et intéressé par les transports et les technologies innovantes.

Nous recherchons une personne très organisée et proactive avec d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Un bon niveau d’anglais est également obligatoire (Minimum B2)

A l’aise avec les outils informatiques et notamment les ERP

• 30 minutes d’échange avec l’équipe RH

• 1 heure d’entretien avec l’Office Coordinator actuelle, le DAF ainsi qu’un temps café avec Lisa, notre apprentie 

• Echange finale avec l’équipe RH