Witekio est une PME internationale dédiée au développement logiciel embarqué & IoT, partenaire de nombreux leaders mondiaux de la high-tech.

Nous sommes une équipe de plus de 180 geeks, créateurs et makers soutenue par une société-mère présente dans le classement Fortune 500, Avnet. Avec des bureaux en France, en Allemagne, au Royaume-Uni et aux États-Unis, notre équipe internationale accompagne nos clients de bout en bout dans leurs projets, avec des services d’architecture et design système, le développement et l'intégration logicielle. 

Contexte :

Nous sommes à la recherche d’un(e) Chargé(e) ADV (H/F) en CDI pour nous accompagner dans la gestion de l’administration des ventes, principalement pour nos sites de France, Angleterre et Allemagne.

Basé(e) à Lyon et sous la responsabilité de Camelia notre Administration Manager vous intégrerez une équipe internationale composée de 6 personnes.

Missions :

Vos missions s’articuleront autour de trois axes : l’administration des ventes, l’administration des ressources humaines et l’administration comptable.

• Administration des ventes :
• Créer et mettre à jour les dossiers et les données des clients ;
• Créer et mettre à jour les projets et les contrats ;
• Contrôler les commandes d'achat des clients sur la base des devis émis par la société ;
• Emettre des factures et des notes de crédit en fonction de l'activité d'ingénierie et des instructions du responsable du site ;
• Envoyer les documents de vente (factures, notes de crédit ...) aux contacts principaux des clients et au département comptable ;
• Enregistrer les accords, les contrats clients et autres documents légaux de vente ;
• Gérer les achats pour les contrats et la R&D (achat, enregistrement et suivi) ;
• Gérer l'administration de la sous-traitance (création, achats, factures, entrées de contrôle) ;
• Mettre à jour des processus administratifs sur nos outils.

• Administration des ressources humaines :
• Contrôler la soumission des feuilles de temps de tous les employés dans les délais impartis ;
• Valider et contrôler les frais de déplacements des employés ;
• Assurer le suivi des entrées/sorties des employés dans l'ERP ;
• Gérer les demandes de voyages pour la France et l’Allemagne : réservations et organisation.

• Gestion comptable/ support département finance
• Assurer la pré comptabilité : rapprochement des créances clients fournisseurs dans l’ERP ;
• Préparation et envoi fichiers pour le paiement des notes de frais (UK, DE, HO) ;
• Gérer le suivi, l'édition et l'envoi de rappels pour les comptes clients ;
• Envoyer les extracts de l’ERP et les documents de vente et d'achat au département financier ;
• Contrôler l'enregistrement et l'envoi des reçus et factures à la comptabilité.

Profil recherché :

Vous serez notre futur(e) Chargé(e) ADV (H/F) si vous :

•        Possédez une première expérience avec un ERP ;
• Avez une expérience d’environ 5 ans sur un poste similaire, si possible en société de service ;
• Possédez des connaissances en administration et vous avez des bases juridiques ;
• Êtes très bien organisé.e et capable de gérer plusieurs tâches en même temps ;
• Êtes à l’aise en anglais, aussi bien à l'écrit qu'à l’oral, avec, de manière générale, de bonnes aptitudes de communication ;
• Avez un esprit structuré et rigoureux et que vous êtes proactif.ve.

Processus de recrutement

·        Un premier échange avec Baptiste notre chargé de recrutement (30 minutes) ;

·        Un entretien métier + managérial avec Camelia et Amicie notre HR & Admin Director (2 heures).