Deep work : 4 conseils pour favoriser la concentration de vos équipes

Après les frustrations et privations liées au télétravail forcé pendant la pandémie, beaucoup de travailleurs / travailleuses se sont mis à rêver d’une entreprise plus conviviale, d’une vie sociale professionnelle plus fournie et de rituels physiques retrouvés (ah, le café du bureau !). Du coup, quand on s’interroge sur l’avenir du bureau, on a tendance à ne penser qu’aux relations informelles, à la convivialité et au brainstorming.

Mais ce serait une erreur d’ignorer l’importance du deep work. Depuis 2016, l’ingénieur Cal Newport a créé un mouvement autour de l’idée que, dans un monde submergé de distractions, c’est précisément notre capacité à nous concentrer qui fait la différence. Dans un livre à succès, il nous invitait déjà à la mettre au cœur des réflexions sur l’organisation du travail et l’aménagement des bureaux.

Infobésité, surcharge cognitive, Zoom fatigue… Ces derniers temps, nous n’avons pas amélioré notre capacité à faire du deep work ! Or la valeur du travail en dépend au moins autant qu’elle dépend de la convivialité d’une équipe, dans des proportions différentes selon les emplois et les individus. Pour celles / ceux qui vivent la sphère domestique comme un enfermement (corvées ménagères, bruit, manque de place, mauvaise ergonomie…), c’est hors du domicile qu’il faudrait pouvoir se concentrer.

Pour vous aider à intégrer le deep work dans vos réflexions sur la transformation des espaces de travail, nous publions ici ce chapitre extrait de notre livre 100 idées innovantes pour recruter des talents et les faire grandir (Vuibert, 2020).

Ménagez un espace propice à la concentration

Que signifie exactement l’expression créer de la valeur par le travail ? Nombre de gens passent la majeure partie du temps au bureau à faire uniquement acte de présence. Les e-mails, les réunions et les interruptions constantes leur donnent l’impression d’être actifs. Cal Newport, professeur d’informatique à l’université de Georgetown, a écrit le livre Deep work : retrouver la concentration dans un monde de distractions qui a obtenu un succès retentissant. En opérant avec brio une distinction entre travail concentré et travail superficiel, il exhorte les managers à cesser de gaspiller le temps de leurs collaborateurs et à imaginer comment les inciter à créer réellement de la valeur. En fait, les entreprises disposent de nombreux moyens pour aider leurs salariés à pratiquer le travail en profondeur. Le premier pas consiste à leur ménager l’espace nécessaire.

La plupart des travailleurs du savoir aujourd’hui luttent en permanence pour rester concentrés, dans la mesure où ils sont bombardés de distractions multiples : notifications des réseaux sociaux, bureaux en open space, impossibilité de hiérarchiser les priorités. Il leur est souvent plus facile de laisser ces impératifs superficiels dicter leur vie professionnelle que de se consacrer à des tâches à haute valeur ajoutée exigeant de l’effort et du temps. Carl Newport écrit : « La capacité à réaliser un travail concentré se fait rare, au moment précis où elle devient pourtant de plus de plus précieuse dans notre économie. »

Le travail concentré se définit comme « toute activité professionnelle réalisée dans un état d’attention, exempt de toute distraction, qui sollicite vos capacités cognitives jusqu’à leur extrême limite ». Il est essentiel pour les entreprises qui veulent créer de la valeur. Tout se réduit en somme à cette formule simple : travail à haute valeur ajoutée produit = (temps passé) × (intensité de concentration). Malheureusement, cette équation ne correspond pas à ce que font les salariés. Selon un rapport McKinsey de 2012, le travailleur du savoir consacre en moyenne plus de 60% de son temps à la recherche et à la communication électroniques. Or les bureaux sont plutôt conçus pour le travail superficiel ; il s’agit de favoriser les découvertes fortuites et la créativité, tout en facilitant le travail d’équipe et les réunions. Tout cela apparaît certes nécessaire, mais ne devrait constituer qu’une partie de la vie professionnelle. Chacun devrait disposer d’un environnement où le travail concentré est encouragé et salué. Comment résister à la distraction lorsque le lieu dans lequel on se trouve en produit beaucoup ? La volonté d’un individu a ses limites.

Les entreprises disposent de quatre solutions pour promouvoir le travail concentré :

Établir des routines et des rituels limitant les efforts qu’implique ce travail en profondeur

Jeremiah Dillon, manager dans la division Apps for Work de Google a mis en place un système d’alternance entre activités individuelles et collectives. Des plages de temps sont consacrées au travail superficiel, d’autres au travail concentré. Au cours de ces dernières, nul n’a le droit d’interrompre les autres. Certaines entreprises, telles la start-up Justworks (une plateforme spécialisée dans la gestion des ressources et la conformité) ont instauré des « vendredis sans réunion ».

Mettre en place des signaux de concentration

Les salariés qui effectuent une tâche requérant un travail concentré à l’intérieur d’un open space doivent avoir la possibilité d’en avertir leurs collègues. Dans la plupart des entreprises de haute technologie, les développeurs de logiciels l’indiquent en mettant un casque. On peut aussi former un groupe et s’asseoir pour travailler ensemble, une manière d’introduire l’idée de concentration dans la culture d’entreprise.

Se montrer souple en matière de télétravail

Votre espace de bureau peut ne pas être assez vaste pour héberger en même temps des activités de travail superficiel et de travail concentré. Autoriser le télétravail est une solution intéressante qui ne coûte pas cher ; les salariés viendront alors au bureau seulement pour y effectuer le premier type de tâches.

Créer un espace dédié

Dans son ouvrage, Newport évoque l’architecte David Dewane, créateur de la machine Eudaimonia composée de plusieurs « salles consacrées au travail concentré » que séparent des cloisons insonorisées, idéales pour l’immersion dans un processus de travail ininterrompu.

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Article édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ