Jak si zorganizovat práci před dovolenou a užít si volno naplno

1. Uvolněte se

Nadechněte se nosem a přitom počítejte do čtyř a pak vydechněte pusou na osm. A znova. Na dovolenou se začněte připravovat tak, že se zbavíte veškerého přebytečného stresu, který vás nutí běhat od jedné věci k druhé. Akorát si to zkomplikujete a zbytečně budete mít zmatek v tom, co je třeba dokončit.

Uklidněte se, dejte si šálek kávy a čtěte dál. Čeká vás přeci dovolená!

2. Vytvořte si seznam

Někteří používají bloček nebo nalepovací lístečky, které se rozhodně hodí, pokud je někam nezašantročíte a skutečně si je znovu přečtete. Jiní zase používají aplikace, jako je např. Todoist, Toodledo, Trello nebo Bubblz, které vám navíc umožňují sdílet vytvořený seznam s kolegy.

Ať už si vyberete cokoliv, neotálejte a na svém seznamu začněte pracovat hned. Sepíšete si tak vše, co je třeba dokončit před odjezdem, a vždycky se k seznamu můžete vrátit a průběžně jej kontrolovat. Je to nejlepší způsob, jak mít vše pod kontrolou a zároveň dlouhodobě ušetřit čas. Tady je pár dalších tipů, jak s úkoly nakládat:

• Před odjezdem si seřaďte úkoly podle jejich důležitosti a vytvořte si časový rámec pro každý projekt.
• Ty nejdůležitější a časově nejnáročnější si napište na začátek seznamu. Poté si poznamenejte důležité úkoly, ve kterých se cítíte pevní v kramflecích, protože ty vám zaberou méně času.
• Drobné úlohy, které můžete odložit a udělat až po svém příjezdu, dejte na konec seznamu; jen pro případ, že by vám na ně nevyšel čas. Cílem ale samozřejmě je stihnout vše před tím, než odjedete.

Když vás čeká dovolená, snažte se udělat co největší kus práce předem, ale buďte k sobě upřímní. Nedávejte si na seznam úkoly, o kterých víte, že na ně není dostatek času. A hlavně! Zbytečně si tím nevytvářejte extra stres a neseďte před dovolenou v kanceláři do noci!

3. Seřiďte si dovolené

„Já jedu pryč v polovině července, Martina je pryč až do půlky srpna a Lukáš – vlastně si nejsem jistý, kdy vlastně říkal, že bude mimo.“

Detailně si naplánujte dovolené členů vašeho týmu, aby každý měl jasno v tom, kdo kdy kde je. V opačném případě vás pak kolegové zbytečně budou od rána nahánět. Jasně si také nastavte svou dostupnost během doby, kdy budete mimo kancelář: Můžou vás kolegové v případě nouze kontaktovat, nebo mají dělat, že dva týdny neexistujete? Máte nějakou preferovanou dobu, kdy budete k zastižení?

4. Sejděte se s týmem a delegujte

V okamžiku, kdy máte jasno ohledně stavu, ve kterém jsou vaše projekty (tedy asi týden před odjezdem), si sjednejte schůzku se svým týmem. Vysvětlete spolupracovníkům svůj pokrok v rámci jednotlivých úkolů, jaká situace může nastat a jak na ni reagovat. Budou pak mít lepší představu, co očekávat. Ke každému projektu si stanovte osobu, která vás v případě potřeby zaskočí. Jakmile rozdělíte úkoly, potvrďte si podrobnosti písemně a sdílejte je s celým týmem.

Ke každému projektu by měla být připojena poznámka obsahující:

• jméno člověka, který za vás zaskočí,
• deadline projektu,
• kontaktní osobu potenciálního zákazníka či poskytovatele služeb,
• shrnutí práce, kterou je třeba udělat.

Nezapomeňte poslat e-mail všem svým kontaktům, ve kterém je informujete, kdo za vás bude zaskakovat během vaší nepřítomnosti. Nezapomeňte také svůj záskok požádat, aby si poznamenali, co se s projektem stalo, když jste tu nebyli, a co je stále potřeba dodělat po vašem návratu.

5. Ukliďte si

Není nic lepšího než trocha úklidu, abyste si utřídili myšlenky. Pořádná čistka vám umožní udělat si ve všem pořádek a mít jasno ohledně toho, co je třeba udělat, než odjedete. Je totiž mnohem lepší vrátit se k uklizenému a zorganizovanému pracovnímu místu.

Nejprve vyhoďte všechny nepotřebné cáry papíru – popsané lístečky, nečitelné koncepty, staré bloky, jídelní lístek z restaurace naproti (stejně už víte, co si z ní objednáváte). Potom otevřete jednu zásuvku po druhé a roztřiďte si papíry, důležité dokumenty a vizitky. Pak se zaměřte na svůj počítač: Ukliďte si na ploše, roztřiďte si vše do složek. Nakonec se ujistěte, že všechny důležité složky, které chcete mít k dispozici hned po návratu, jsou uloženy na bezpečném a přístupném místě.

6. Dejte vědět své síti kontaktů

Než odjedete, nezapomeňte dát všem svým kontaktům vědět, že budete pryč, a posuňte si všechny naplánované schůzky až po dovolené. Neexistuje horší pocit než se v úplné izolaci od světa s trhnutím probudit, protože jste si právě vzpomněli na schůzku s důležitým zákazníkem, kterou jste zapomněli posunout.

Nezapomeňte si nastavit krátkou a profesionální automatickou odpověď, abyste svým zákazníkům připomněli, že nejste k dispozici v případě, že vás budou kontaktovat. Text si po sobě ještě jednou zkontrolujte (pravopisné chyby obsažené ve zprávách rozesílaných všem vašim kontaktům vám nedělají dobré jméno) a vyhněte se vtipům či smajlíkům.

7. Snažte se opravdu vypnout

Nejdůležitější projekty jsou dokončeny, spolehliví kolegové dohlížejí na ty stále probíhající a vaše kontakty a zákazníci vědí, že jste pryč. Skvěle. Teď už jen vyjít z kanceláře lehce jako pírko a na dovolené hodit všechno za hlavu. Je důležité umět vypnout, a to v pravém slova smyslu. Musíte být schopni vyprázdnit mysl od všech pracovních problémů, na které jste doposud mysleli, nechat notebook doma a mobil přes den uložený na hotelu nebo hluboko v batohu.

Využijte zasloužené přestávky naplno, dejte si do těla, dobře jezte a hodně se smějte. Prostě se soustřeďte na sebe, svůj blahobyt a rodinu/partnera, kteří s vámi svátky tráví. Je to ten nejlepší způsob, jak si dobít baterky, odpočinout si a nabrat sílu.

8. Připravte se na návrat

Vyhněte se stresu a zmatku, který doprovází návrat po dovolené, a připravte si ty nejnaléhavější věci dopředu, abyste je měli při příchodu hned k dispozici. Aktualizujte si kalendář a zaneste do něj veškeré události a termíny. Den po návratu si se svým týmem domluvte schůzku (nebo dokonce v den návratu, pokud je potřeba rychle uvést věci do pohybu) a projděte s nimi, co je třeba udělat.

Po návratu z prosluněné dovolené zkuste předejít kruté realitě a dopředu si připravte pár příjemných překvapení: do zásuvky si schovejte pár kousků čokolády, naplánujte si oběd s kamarádkou, objednejte si zásilku květin, která bude doručena první ráno v práci (ne, na takovém rozmazlování není nic špatného). Jednoduše si návrat do reality ulehčete.

Teď už jste připraveni odjet na dovolenou bez stresu. Stačí trocha organizace a můžete dosáhnout čehokoliv, co si zamanete. Zabalte si opalovací krém, aktualizujte příběh na Instagramu a nezapomeňte poslat pohled do kanceláře. Chvástání před kolegy vám vždycky udělá dobře. Šťastnou cestu!

Foto: Welcome to the Jungle
Překlad: Eva Mazalová
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.