Dans un contexte de transformation et de livraison d'opérations complexes et multi-pays, ce rôle est essentiel pour aider le Secrétaire Général d'AXA Partners à gérer et à maximiser la performance du secrétariat general conformément à notre stratégie SCALE UP, dans le respect des délais, des coûts et de la qualité. Le Secrétariat Général comprend le service juridique, la conformité et le DPO.

DIMENSION DU POSTE

Le titulaire du poste apporte un soutien essentiel au Secrétaire Général d'AXA Partners en travaillant en étroite collaboration avec lui sur les activités quotidiennes, en gérant certaines initiatives clés et en assurant une communication et une coordination efficaces entre les équipes et avec les différents départements. L'EA assurera la liaison entre la direction et les autres membres de l'équipe, aidera à prioriser et à conduire les projets importants, et s'assurera que le Secretariat General fonctionne conformément aux attentes en matière de coûts (suivi des budgets, trajectoire des ETP par rapport au plan stratégique). Il joue un rôle essentiel dans la rationalisation des opérations, le pilotage des priorités organisationnelles et le soutien de l'efficacité globale de l'équipe dirigeante du secretariat general.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien à la direction

- En partenariat avec l'assistant personnel, anticiper les besoins du chef de service : s'assurer que le contenu de toutes les réunions est préparé, que les communications sont rédigées, que les priorités sont hiérarchisées et gérées, que les documents sont stockés et archivés.

- Coordonner et gérer la gouvernance de l'équipe du secrétaire général, y compris la préparation des ordres du jour, les présentations, l'enregistrement et le suivi des actions, le suivi et la surveillance de la réalisation des objectifs, la transmission des informations, la coordination des demandes d'informations et tout autre soutien nécessaire.

- Veiller à ce que les réunions se déroulent de manière efficace en termes de contenu, de calendrier et de résultats.

- En collaboration avec l'équipe de direction, préparer des notes et des présentations stratégiques ou opérationnelles pour différents publics : SLT fonctionnel, anticiper et réviser les documents présentés au Comité Exécutif d'AXA Partners. Collaborer étroitement avec les équipes sur des sujets d'intérêt commun afin d'assurer une préparation efficace des réunions et du matériel de présentation.

- S'assurer que les décisions prises sont suivies et mises en œuvre de manière efficace et que toutes les parties prenantes sont informées des décisions et des actions en temps voulu.

- Fournir régulièrement des idées sur les moyens de clarifier la gouvernance et d'améliorer l'efficacité du secrétariat général.

- Représenter le chef du secrétariat general dans les réunions si nécessaire.

Finances

- Garantir une ambition adéquate en fonction des investissements et contrôler l'exécution et les performances.

- Coordonner les échéances de l'exercice du plan stratégique et de l'élaboration du budget de la fonction avec les RH et les finances.

       Coordonner le calendrier des budgets, des objectifs, des prévisions et du suivi du plan stratégique, en collaboration avec tous les subordonnés directs, les RH et les finances.

Communication

- Construire et réaliser le plan de communication du Secrétariat General en collaboration avec les dirigeants et d'autres parties prenantes clés telles que le HRBP mondial, les équipes de transformation et de changement, les équipes de communication, la direction locale et les champions.

- Soutenir le Secrétaire Général d'AXA Partners dans sa communication à travers de multiples canaux avec les équipes à travers le monde.

- Organiser les réunions hors site du management en collaboration avec les RH, les réunions publiques, les séminaires et les événements afin d'assurer une approche de communication forte de la part du leadership.

- Contribuer à améliorer la communication sur notre transformation et nos activités commerciales.

       Maintenir à jour l'organigramme de la fonction.

Reporting

- Contrôler les indicateurs clés de performance de la fonction, analyser les résultats et faciliter les discussions pertinentes.

- Construire, analyser, animer des rapports ad hoc si nécessaire au sein d'AXA Partners et du Groupe AXA.

Ce rôle est flexible et peut évoluer pour couvrir un large éventail de sujets en fonction des besoins de l'organisation.

Relations de travail :

- Secrétaire Général SLT

- Communauté du Secrétaire Général (Legal / Compliance / DPO)

- Equipes du Secrétaire Général

- Excom d'AXA Partners, Chef de cabinet du Directeur Général d'AXA Partners

- Communauté EA/PA

- Equipe de transformation

- Fonctions de support dédiées à la fonction (Finance, RH, Juridique, Conformité, IT, Communication)

- Directeurs de pays

- Équipes de la fonction centrale

- Diverses parties prenantes du groupe

- Compétences de communication très efficaces, avec la capacité de s'adapter aux cultures et aux contextes locaux

- Niveau avancé d'analyse et de synthèse

- Expérience de la gestion de programmes/projets

- Bonne compréhension de la gestion du changement

- Expérience du travail à l'échelle internationale avec de multiples fonctions dans une organisation matricielle

- Capacité à travailler à un rythme soutenu dans un environnement qui évolue rapidement

- Esprit de collaboration et capacité à s'adapter à plusieurs styles de leadership tout en garantissant l'impact

- Capacité à travailler avec des équipes sans autorité hiérarchique grâce à de solides compétences en matière d'influence

- Orientation vers la réalisation de projets, avec la capacité d'apprendre et d'adopter une amélioration continue des processus et de l'approche de la mise en œuvre

- Pragmatisme et capacité à opérer à un niveau stratégique global ainsi qu'avec une approche pratique et détaillée.

- Transparence et ouverture dans le style de travail, avec le courage de remettre en question et de faire des observations difficiles pour contribuer au succès de l'unité opérationnelle.

- Esprit proactif, anticipation des besoins et des actions

- Recherche de l'excellence

- Profonde écoute et humilité

- Sens profond de la confidentialité

- Anglais courant ou bilingue, le français est un atout sans être une obligation, les autres langues des partenaires d'AXA sont des atouts pour ce poste.

AXA Partners s’engage, à compétences égales, pour la diversité & l’inclusion. 

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