La Direction Générale de l’Institut du Cerveau anime et pilote les activités de l’Institut du Cerveau et son organisation. Elle accompagne les perspectives de développement, promeut et encourage les valeurs d’engagement, de collaborations professionnelles, d’innovation pour faire de l’Institut du Cerveau un pôle de recherche scientifique d’excellence en France et à l’International.
 
Au sein d’une équipe à taille humaine, rattaché.e directement à la Directrice Générale de l’Institut, vous l’assistez dans sa gestion administrative quotidienne ainsi que dans le suivi de ses plannings. Interlocuteur.rice privilégié.e auprès des diverses équipes (Chercheurs, médecins, fonctions supports etc.) et partenaires de l’Institut (nationaux et internationaux) de la Direction Générale, vous facilitez et accompagner l’organisation de la Direction Générale et de l’Institut du Cerveau.

Au sein d’un environnement exigeant, vous assistez la Directrice Générale de l’Institut sur les missions suivantes: 

• Vous avez un rôle de facilitateur entre les équipes/fonctions support et la Direction. 
• Vous veillez au bon fonctionnement du secrétariat de la DG ainsi qu'à la fluidité des demandes. 
• Vous assurez le secrétariat courant de la Directrice Générale : agendas, standard téléphonique, traitement du courrier, rédaction de courriers et emails, accueil des visiteurs, assistance sur certains dossiers, recherche d’information, classement et archivage. 
• Vous organisez des déplacements pour la DG et la chargée des relations internationales (réservations sur le site de l’agence de voyage) 
• Vous gérez leurs notes de frais et demandes de remboursements auprès des organisateurs 
• Vous assurez l’accueil des internationaux en visite à l’Institut (logistique des salles, repas, etc) 
• Vous organisez, en binôme avec l’assistante de la Secrétaire Générale, des réunions internes en présentiel et visioconférence : élaboration du calendrier annuel des réunions de gouvernance récurrentes/institutionnelles (CA, CODIR, Conseil des équipes), envoi des invitations et ordres du jour, logistique, préparation des présentations PowerPoint/Excel/Word et dossiers afférents à la Direction, rédaction des comptes rendus. 
• Vous organisez des réunions et visites institutionnelles en coordination avec le service de Communication. 
• Vous procédez à la vérification des validations internes des documents/contrats et assurez le suivi des signatures en lien direct avec les différents services émetteurs. 
• En cas de besoin ou d’absence, vous vous chargez de la diffusion d’informations à tout le personnel (préparation/traduction et envois), et assurez le back up de l’assistante de direction. 

• Titulaire d’un BTS Assistante de Direction, vous possédez 5 ans d’expérience en secrétariat de Direction ou Office Manager

Savoir-faire

• Parfaite capacité rédactionnelle 
• Anglais bilingue – maîtrise parfaite.  
• Excellente maîtrise du Pack Office, en particulier PowerPoint  
• Maîtrise de logiciels et outils de gestion électronique documentaire 
• Un background en graphisme serait un plus 

Savoir-être

• Vous respectez la confidentialité des informations traitées. 
•  Évoluant dans un environnement complexe, vous faites preuve de diplomatie et d’adaptabilité  
• Vous savez faire preuve d’autonomie, d’organisation, d’une grande réactivité et de beaucoup de rigueur. 
• Vous anticipez et appréciez la charge de travail pour la planifier. 
• Vous travaillez en binôme avec une autre assistante, aimez le travail en équipe et êtes doté(e) d’un excellent relationnel. 

Ce poste est à pourvoir dès que possible. 

L’Institut du cerveau s’engage pour lutter contre toute forme de discrimination. Nous garantissons un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les diversités.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Postulez directement sur notre site carrière : envoyez votre CV et lettre de motivation dans un même document pdf.