MISSIONS

Vous intégrerez une équipe exigeante, dynamique et soucieuse d’offrir un service répondant aux fortes attentes de nos clients marque premium, haut de gamme et luxe.

En tant que Chef(fe) de projet événementiel(le), vous serez un(e) véritable chef(fe) d’orchestre de bout en bout sur des événements corporate jusqu’à 500 personnes. Vous serez directement rattaché(e) à la Directrice adjointe – partenariats & événements

Voici vos missions principales :

1-    Définition des caractéristiques de l’événement

Organiser et animer des réunions afin d’identifier les souhaits et besoins de ses clients.

Établir le cahier des charges et les objectifs de l’événement en interne ou avec son client.

Détailler et négocier le budget alloué à l’événement.

Imaginer les modalités de l’événement, en accord avec les objectifs et le budget, et apporter son expertise et sa créativité concernant les moyens et outils à mobiliser.

Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l’événement.

2-    Gestion commerciale et administrative de l’événement

Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l’événement.

Coordonner les étapes de l’organisation de l’événement et de son animation (choix du lieu, des prestataires…), en s’assurant du respect des deadlines (délais) et des obligations contractuelles.

Organiser et superviser la logistique associée à l’événement.

Coordonner avec l’équipe Marketing et recommander (si nécessaire) un plan de communication de l’événement afin d’en faire sa promotion.

Être garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l’ensemble de l’événement, de sa préparation à sa clôture.

Être présent le jour J de l’événement afin de s’assurer du bon déroulement du planning, de réagir et être force de proposition en cas de dysfonctionnement…

Retours clients et mesure de l’impact de l’événement

Gérer la collecte et l’analyse des retours d’expérience afin de mesurer la satisfaction de ses clients ainsi que des participants à l’événement.

Réaliser les actions nécessaires à la clôture de l’événement et du dossier, comme la facturation par exemple.

Dresser le bilan financier de l’événement (gestion des achats et des dépenses).

Communiquer avec le client (ou bien en interne) sur les retombées et le succès de l’événement, et identifier des axes d’amélioration dans l’optique d’anticiper de futures demandes et de fidéliser la clientèle.

Travailler en coordination avec l’équipe communication et participer au développement de la visibilité de l’offre événementielle John Paul : partage d’événements clients réalisés, photos, etc…

 Une flexibilité sur les horaires de travail peut être demandée car, en fonction des événements, le/la chef/cheffe de projet événementiel peut être amené à travailler le soir et/ou les week-ends.

A date, très peu de déplacements sont à prévoir, mais cela pourrait rapidement évoluer en fonction de l’activité du pôle et des besoins clients.

3-    Développement du cross sell & fidélisation client

Être force de proposition et aller au-devant des attentes du client afin d’accroître le chiffre d’affaires global.

Travailler en coordination avec l’Event Sales Leader pour le suivi de l’inbiz et déploiement des propositions commerciales.

Etablir un suivi rigoureux de ses comptes client.

4-    Référencement des prestataires & veille marché

Développer, enrichir et fidéliser le réseau de prestataires et partenaires évènementiels.

Un travail continu de suivi des tendances événementielles et des actualités de son portefeuille client seront indispensables pour être pertinent et différenciant dans les propositions clients.

5-    Sourcing transverse

Selon les besoins de l’activité, vous serez amenés à sourcer et façonner des expériences exclusives et « money can’t buy » à destination de petits groupes de privilégiés (jusqu’à 15 participants) dans différents univers de prédilection : gastronomie, culture, savoir-faire, sport, bien-être sur un scope France ou Européen.

De formation Evènementielle (Bac + 3 à Bac + 5) avec une première expérience professionnelle confirmée en agence ou au sein d’une cellule événementielle dans une entreprise.

Maitriser les codes du Luxe serait un plus.

Vous êtes bilingue en anglais.

Les compétences transverses nécessaires au poste :

Rigueur et Organisation                   

Sens Relationnel

Créativité, sens de l’innovation

Adaptabilité et Flexibilité

Sens du détail

Gestion du stress & débrouillardise            

“Leadership” et esprit d’équipe                   

Gestion de la performance                                                                          

Bonne communication orale et écrite                     

Analyse et Synthèse