Poste à temps complet mais nous sommes ouverts à un 4/5ème

Assistanat de la Direction

• Gestion des déplacements des deux dirigeants selon les besoins et en utilisant la plateforme de réservation ou directement sur les sites internet (SNCF, avions…), de leurs agendas et prise de rendez-vous et demandes diverses (coursiers, taxi…)

• L’organisation de réunions, comités et conseils (dates, invitations, préparation de documents…)

• Rédaction de mail, rapports et supports de présentation internes demandés par la direction générale

Accueil, Gestion administrative et organisationnelle et gestion des locaux

• Gestion de l’espace accueil : accueil visiteurs, gestion du courrier, des courses (coursiers, taxis), des colis. Réponse aux appels téléphoniques ; Assure un accueil de qualité pour l’ensemble des visiteurs MODJAW (clients, prestataires, visiteurs, etc.) au sein des locaux

• Gestion des frais généraux (commande, réapprovisionnement des fournitures, suivi des factures en lien, etc.).

• En lien étroit avec les services : gestion, planification, et organisation des évènements internes (formations, réunions, ateliers) : préparation des salles, soutien technique, commande auprès des prestataires, etc.

• Participe à l’accueil des nouveaux collaborateurs en support au service RH (ordinateur, badge, visite des locaux…), communique les bonnes pratiques internes et les processus utiles en lien avec le département qualité

• Gestion des locaux, organisation de l’aménagement des lieux…gestion des clefs et de la sécurité des lieux (alarme…)

• Est l’interlocuteur de la SEM (propriétaire des locaux) et règle les sujets des locaux

• Est en charge de la gestion des ordinateurs mis à disposition aux salariés et est l’interlocuteur du service informatique sous-traité concernant les besoins des salariés

• Gestion flotte automobile et de la flotte téléphonique (suivi, factures…)

• En lien avec la DAF, suivi des contrats d’assurance locaux et déplacements des salariés et des véhicules

• Gestion et transmission des documents requis pour la comptabilité (notes de frais, factures…) sur l’ensemble du périmètre d’intervention

Evènementiel

• Lors des évènements MODJAW au national comme à l’international, prise en charge des réservations/booking pour les équipes internes et prestataires externes. La préparation et le contrôle des documents nécessaires aux missions des membres de l’équipe (documents liés aux transports, à l’hébergement des différentes missions, autorisations…).

• Aide à la préparation du matériel envoyé sur l’évènement

Hard Skills

1. Gestion administrative et bureautique : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), des logiciels de gestion (ERP, comptabilité).

2. Gestion de planning : capacité à planifier et gérer les agendas, coordonner les rendez-vous et événements internes et organisation de réunions

3. Connaissances en comptabilité de base

4. Langues : très bonne maîtrise de l’anglais professionnel et dans l’idéal d’une autre langue (nous travaillons dans un environnement international où l’anglais est très souvent utilisé)

Soft Skills

1. Excellente capacité à communiquer (à l’écrit comme à l’oral), que ce soit avec les collègues, la direction, ou des partenaires externes.

2. Organisation et gestion des priorités : être capable de gérer des tâches multiples et de prioriser en fonction des urgences.

3. Etre à l’aise dans un environnement changeant, avec la capacité de jongler entre différentes responsabilités et gestion du stress of course ;)

4. Résolution de problèmes : capacité à anticiper et résoudre les problèmes rapidement pour garantir le bon fonctionnement des bureaux.

5. Sens du service : avoir une attitude proactive et un sens du service (sourire+++) pour répondre aux besoins des collaborateurs et de la direction et bien sur esprit d’équipe.

6. Discrétion et confidentialité : garantir la confidentialité des informations sensibles de l’entreprise

 CDI Conditions : temps complet ou 4/5ème possible. Basé à Villeurbanne

Rattachement hiérarchique : CEO