Onboarding bez přešlapů: Jak se vyhnout chybám a udržet si talenty

Je to paradox: první dny ve firmě nastavují podobu spolupráce, ale přesto na ně mnohé společnosti zapomínají. Pojďme se podívat, proč je onboarding klíčový a jak jej proměnit v proces, který nováčkovi ukáže, že si vybral správně.

Adaptace nováčků je investice

‚‚V té společnosti jsem pracovala tři roky. Když jsem nastupovala, dostala jsem příručku pro nováčka a moc milá, ale trošku zmatená kolegyně mi předávala práci tak chaoticky, že jsem vlastně vůbec netušila, co mám dělat,‘‘ popisuje Klára své první zkušenosti v konzultační společnosti. ‚‚Všichni se na mě dívali, jako bych měla všemu rozumět, a to jsem tam byla týden i s cestou. Nakonec jsem se chytla a práce mě začala bavit. Onboarding se však jako problematické téma táhl dál, teď už však pro mé další nové kolegy. Každoročně jsme pořádali firemní průzkum a téma zaučování nováčků vždy vyšlo jako nejpalčivější téma. Ale nikdy s tím nikdo nic neudělal. A já tak sledovala, jak nastupují noví kolegové, kteří byli šikovní a nadšení, a po půl roce jsem se s nimi zase loučila – to už však byli dost demotivovaní a frustrovaní.‘‘

Kvalitní onboarding má zásadní dopad na úspěch nového zaměstnance i firmy. Podle průzkumů jsou noví zaměstnanci ve firmách se standardizovaným onboardingem o 50 % produktivnější. Navíc 78 % zaměstnanců uvedlo, že onboarding jim vytvořil pozitivní vztah k zaměstnavateli, a 73 % cítilo díky adaptačnímu procesu větší angažovanost.

„Jasně, že je klíčové, aby nováček co nejrychleji naskočil a začal plnohodnotně odvádět svou práci. Stejně důležité ale je zamyslet se nad vaší firemní kulturou a tím, jak chcete, aby se u vás nový kolega cítil,“ zdůrazňuje Renata Novotná, mentorka a konzultantka v nastavování firemních procesů. „Tykáte si nebo vykáte? Ladí tonalita materiálů s tím, jak fungujete na poradách? Je dobré být konzistentní a nemást nováčka už v prvních dnech.“

Onboarding je víc než jen proces – je to příležitost nastavit správné základy pro budoucí spolupráci. Na co dát při jeho sestavování pozor?

Začátek, který rozhoduje

Přicházet v dnešní době o kvalitní lidi je přešlap, který si snad žádná firma nemůže dovolit. A přesto: ‚‚firmy často doufají, že onboarding proběhne samospádem,‘‘ míní Renata Novotná, ‚‚Nicméně lidé jsou dnes náročnější a tyto přešlapy netolerují. Myslím, že největší bariérou pro kvalitní onboarding je nedostatek času. Respektive nedostatečná priorita adaptačnímu procesu nováčků, podcenění jeho důležitosti a přínosu pro společnost.‘‘

Onboarding přitom není jen o spokojenosti nových zaměstnanců – jeho přínosy jsou zásadní i pro firmu. Kvalitní onboarding šetří peníze, posiluje brand a hraje roli při budování firemní pověsti. Celé marketingové oddělení může pracovat od rána do večera, ale stačí pár špatných recenzí od nespokojených nováčků a pověst firmy je v ohrožení.

‚‚Když někoho nabíráte, chcete, aby u vás vydržel a co nejdříve začal fungovat,‘‘ říká Renata. ‚‚Nechcete, aby byl otrávený, že se mu nikdo nevěnuje nebo mu nikdo nezadává práci. Takový člověk může lehce odejít a vy pak stojíte při obsazování pozice znovu na začátku.‘‘ Kromě ztráty času a financí má špatný onboarding i další rizika: ‚‚Zkušební doba by měla být příležitostí ověřit, že člověk dovede fungovat tak, jak potřebujete. Pokud ale onboarding podceníte, je dost možné, že to nezjistíte. Ve firmě si pak necháte někoho, kdo nezapadá do kultury nebo nedokáže odvádět potřebnou práci,‘‘ upozorňuje Renata.

Největší chyby při onboardingu

Největší chybou v onboardingu je nemít žádný onboarding. Ale co když proces adaptace už máte? Možná vás napadne, že máte vše pod kontrolou. Přesto stojí za to se zastavit a položit si otázku: Nepodléhá náš onboarding některé z nejčastějších chyb, které ho dělají méně efektivním, než by mohl být?

Absence struktury/je to chaos

Onboarding nezačíná prvním dnem nástupu nového zaměstnance, ale už ve chvíli, kdy přijme vaši nabídku. ‚‚Důležitým bodem při tvorbě onboardingu je promyšlení jeho struktury,‘‘ říká Renata. ‚‚Nejedná se o složitý proces, stačí se zastavit a zamyslet nad tím, čím vším by měl nováček projít, jaký výstup chcete mít na konci a kdo se postará o který krok.‘‘ Když chybí systém, nováček se cítí ztracený, což vede k frustraci a ztrátě motivace. Naopak strukturovaný onboarding mu poskytne jasnost a vytváří prostředí, kde se může lépe adaptovat. Klíčem k úspěchu je nejen promyšlený plán, ale také jasné rozdělení odpovědností: ‚‚Za všechny části procesu. Kdo nováčka přivítá, kdo jej seznámí s firemní kulturou, a kdo vyřeší technické záležitosti, jako je přiřazení hesla,‘‘ dodává Renata.

‚‚Přivítání nováčků je součástí mojí práce, a tak si plánuji, kdy a co si připravím, aby bylo vše na den D hotové,‘‘ pokračuje Barbora Halfarová, HR specialistka zodpovědná za onboarding . ‚‚Tedy přípravu pomůcek, nastavení přístupů apod. Protože nezřídka jsem od nováčků slyšela, že to nebývá zvykem, mít hned první den/týden připravený notebook a mobilní telefon. Už jsem i slyšela, že si to lidé museli zajistit a všechna potřebná oddělení si oběhat sami.‘‘

Nedostatek informací

Jednou z největších překážek pro úspěšný onboarding je nedostatek jasných a srozumitelných informací. Bez nich se nový zaměstnanec cítí nejistý a ztrácí důvěru ve firmu už během prvních dnů. ‚‚První dny nováčky seznamuji s celou firmou, systémy, tím jak to u nás chodí. Snažím se zajistit, aby jejich příchod do firmy proběhl hladce a vše, co potřebují, měli k dispozici,‘‘ říká Barbora.

Kromě pečlivé přípravy je však důležitá taky transparentnost: ‚‚Pokud něco není připraveno, například technické vybavení, je potřeba nově příchozímu kolegovi vysvětlit, proč tomu tak je, a říct, kdy bude vše hotové. Aby věděl, že jsme se na něj nevykašlali a vše bude tak, jak má, třeba jen o něco později,‘‘ dodává. Tento přístup nejenže pomáhá zaměstnancům cítit se komfortně, ale také vytváří prostředí, kde důvěra a spolupráce hrají hlavní roli.

Pod bod: Méně je více

Dobrá informovanost je klíčem k úspěšnému onboardingu – ale i tady platí, že všeho moc škodí. ‚‚Často bývají nováčci zahlcení hromadou online školení, která stejně nejsou schopni efektivně zpracovat. Firmy na ně sypou další a další, protože to je jednodušší, než jim vymyslet konkrétní práci a úkoly,‘‘ upozorňuje Renata. Tento přístup, byť dobře míněný, může vést k frustraci a zmatku, protože zaměstnanec neví, na co se má soustředit.

Aby informace neztrácely na hodnotě, je důležité je dávkovat postupně. Zaměření na klíčové priority a přidělení smysluplných úkolů dává nováčkovi jasnou strukturu a pocit, že jeho práce má od začátku význam. K tomu vám pomůže promyšlená struktura adaptačního plánu - to už znáte z bodu číslo jedna.

Osamocený start: když chybí průvodce

Nováček, který nemá jasně přidělenou osobu, na kterou by se mohl obrátit, zůstává často ztracený a musí si složitě hledat cestu sám. To zbytečně prodlužuje jeho adaptaci a snižuje efektivitu celého onboardingu. ‚‚Myslím, že čas, který věnuji nováčkům během prvních dní, je klíčový.‘‘ odpovídá Barbora na otázku, co podle ní stojí za úspěchem onboardingu. Kromě technických a procesních záležitostí je důležité, aby mentor také pomohl novému zaměstnanci navázat vztahy se zbytkem týmu. ‚‚Propojit nováčka s ostatními kolegy i těmi, s nimiž zatím komunikuje jen vzdáleně, je jedna z mých priorit,‘‘ dodává. Správně nastavené vedení nejen zjednodušuje adaptaci, ale také buduje důvěru a snižuje stres spojený s příchodem do nového prostředí.

Jednorázová formalita místo dlouhodobého procesu

Dali jste nováčkovi příručku, ukázali, kde kdo sedí, a máte pocit, že je hotovo? Pak se bohužel řadíte k firmám, které onboarding vnímají jako jednorázovou formalitu. Tento přístup nejenže nováčkovi neumožní plně se integrovat, ale také zvyšuje riziko frustrace a nižší produktivity. ‚‚Když budeme velkorysí, můžeme říct, že onboarding začíná už při výběrovém řízení. Minimálně od vzájemného ‚ano‘ byste na něj ale měli zaměřit svou pozornost,‘‘ vysvětluje Renata.

Podle ní by měl onboarding trvat alespoň tři měsíce, během kterých se nováček nejen učí, ale také přirozeně začleňuje do týmu. ‚‚U složitějších agend může tento proces trvat i déle. Na jeho konci by měl zaměstnanec naplnit plán zaučování, což znamená, že přesně víme, co by měl umět a zvládat. Definování kompetencí je zásadní, ale firmy na to často zapomínají,‘‘ dodává.

Nezapomeňte na zpětnou vazbu

Onboarding není jednosměrný proces – úspěšný začátek nováčka závisí na neustálé komunikaci a vzájemné kalibraci očekávání. ‚‚Zpětnovazební hovory by během prvních tří měsíců rozhodně neměly chybět. Měly by být častější než obvykle, protože slouží k tomu, abychom zjistili, jak se nováček cítí, jestli mu něco nechybí a zda všemu rozumí,‘‘ zdůrazňuje Renata. Podobně k tomu přistupuje i Barbora: ‚‚Ptám se nováčků, jak firmu vnímají, co se jim líbí nebo nelíbí, a také, co oceňují na svém týmu či nadřízeném.‘‘ Pravidelné rozhovory pomáhají odhalit případné překážky a dávají nováčkovi pocit, že jeho názor je důležitý. Důležité je tedy nejen ptát se, ale také na zpětnou vazbu reagovat.

Dlouhodobý a správně uchopený onboarding není jen o pracovních povinnostech – jde o postupné budování dovedností, vztahů a porozumění firemní kultuře. Pokud je proces správně nastaven, stává se investicí, která podporuje dlouhodobou spokojenost a produktivitu.

Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.