Le rapport d’étonnement, qu’est-ce que c’est et comment bien le préparer ?

Vous venez d’intégrer une nouvelle entreprise et vous vous donnez corps et âme pour réussir cette prise de poste ? Mais voilà qu’au bout de quelques semaines, votre manager vous demande de compléter un “rapport d’étonnement”. De quoi s’agit-il au juste ? À quoi sert-il ? Et surtout, comment bien le rédiger et ne pas passer à côté de cet exercice, pas toujours évident quand on vient de commencer un nouvel emploi ? Pas de panique, on vous dit tout de A à Z sur ce rapport étonnant.

Sommaire :

1. Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
2. Quand faut-il rédiger son rapport ?
3. Quel modèle utiliser et comment bien rédiger son rapport ?

Qu’est-ce un rapport d’étonnement ?

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un rapport dans lequel l’entreprise demande à la nouvelle recrue de recenser tout ce qu’il l’a étonné depuis sa prise de poste. De plus en plus courant dans le monde professionnel, il présente des intérêts, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur. Agnès Menso coach de dirigeants de PME et ETI explique : « Le rapport d’étonnement permet à un collaborateur de s’exprimer sur ce qu’il a pensé de ses premiers instants dans l’entreprise, ce qui l’a interpellé, ce qui lui a plu, mais aussi ce qui lui a déplu, pour le soumettre à sa hiérarchie. Pour l’entreprise, cet outil permet d’améliorer ses processus managériaux et ses processus de communication. L’idée est de solliciter quelqu’un qui vient d’arriver dans l’entreprise pour pouvoir profiter de son regard neuf et de son analyse objective. Bien sûr, celle-ci reste partielle puisque le candidat ne maîtrise pas encore forcément tous les rouages. »

Dans un rapport d’étonnement, on pourra par exemple vous demander :

• Qu’avez-vous pensé de votre intégration dans l’entreprise ?
• Votre équipe et environnement de travail correspondent-ils à vos attentes ?
• Que pensez-vous des outils mis à votre disposition ?
• Qu’est-ce qui vous a le plus étonné dans notre entreprise ?
• Qu’est-ce qui devrait être amélioré, modifié ou abandonné prioritairement selon vous ?

À quel moment faut-il rédiger son rapport d’étonnement ?

Le timing est une notion très importante dans le rapport d’étonnement. Pour Agnès Menso, celui-ci devrait se tenir une centaine de jours après la prise de poste. « Cela me paraît idéal puisqu’on a encore ce regard neuf à ce stade. Avant trois mois, cela me paraît en revanche prématuré car on n’a pas suffisamment de recul. À l’inverse, au-delà de trois mois, on commence déjà à être imprégné par la culture et les pratiques de l’entreprise et on relève donc moins les potentiels dysfonctionnements. » N’hésitez donc pas à demander à votre manager si l’entreprise prévoit un rapport d’étonnement et à quel moment, afin d’être sûr de respecter le bon timing.

Quel modèle utiliser pour un rapport d’étonnement ?

Souvent, le rapport d’étonnement se présente sous forme d’un questionnaire préparé par le manager. Une fois le questionnaire complété par le salarié, le manager analysera les réponses et fera un retour sur celles-ci à ses supérieurs. Il peut même organiser une réunion avec le salarié pour mieux échanger sur les différents points. D’autres entreprises laissent leurs collaborateurs plus libres dans le choix du format et du modèle : bullet points dans un document Word, slides PowerPoint, etc.

Quel que soit le format, le rapport d’étonnement est loin d’être un exercice facile et encore moins quand on est en période d’essai. S’il peut être une réelle opportunité pour le salarié d’exprimer ses premières impressions et ses idées, il peut vite le desservir s’il n’est pas rédigé avec soin et professionnalisme. Voici quelques conseils pour réussir haut la main son rapport d’étonnement.

Soyez précis et exhaustif

La précision et l’exhaustivité sont deux qualités dont il faudra faire preuve lors de la rédaction de votre rapport d’étonnement. C’est d’autant plus important si le format du rapport est libre, il faut dans ce cas que vous puissiez couvrir les différents aspects de votre prise de poste dans le rapport : process de recrutement, accueil et intégration, locaux et matériel, organisation des équipes, ambiance de travail ou encore type de management sont des points à aborder.

Agnès Menso nous conseille à ce sujet d’être le plus précis et concret que possible : « Il faut que chaque retour soit appuyé par des arguments concrets ou illustré d’exemples, le tout accompagné d’une réflexion construite afin qu’il puisse être exploitable par l’entreprise dans le cadre de son amélioration continue. » Aussi, pour être sûr de ne rien oublier, évitez de préparer l’exercice la veille et tentez plutôt de prendre des notes au quotidien de ce que vous aimeriez aborder.

Restez humble et positif

Si votre regard sur l’entreprise est précieux aux yeux de votre manager, c’est parce qu’il lui permet de recueillir des critiques constructives. Gardez en tête que le but de l’exercice n’est pas de tout remettre en question, ni de dénigrer l’entreprise et son fonctionnement, alors gare aux donneurs de leçons !

Pour Agnès Menso, il faut faire preuve de beaucoup d’humilité et de positivisme quand on rédige son rapport d’étonnement. « Je pense qu’on peut globalement tout y dire, mais la façon dont on s’y emploie et le ton qu’on utilise peuvent en revanche faire toute la différence. Là est toute la difficulté de l’exercice : il faut veiller à ne pas attaquer trop frontalement les managers, l’entreprise ou ses process, car si elle fonctionne de telle ou telle manière, c’est qu’il y a des explications derrière. Cela fait partie de sa culture et c’est extrêmement important de le respecter et de ne pas se positionner comme un donneur de leçons. Bien au contraire, il faut avoir une attitude positive et bienveillante et pour chaque dysfonctionnement remonté, proposer une solution ou une alternative. » D’ailleurs, si vous souhaitez faire remonter un élément négatif mais craignez d’être trop brutal, n’hésitez pas à commencer par poser des questions. Cela vous évitera de froisser votre interlocuteur et vous lui laisserez également une chance d’éclaircir un mystère.

Prenez l’initiative

Le rapport d’étonnement n’est, à ce jour, pas une pratique très courante en entreprise. S’il n’est pas évoqué lors de vos premiers jours d’intégration, vous avez tout à gagner à proposer à votre manager d’en rédiger un. Cette prise d’initiative ne pourra qu’être appréciée par votre hiérarchie. Comme nous le confirme Agnès : « Je pense qu’il peut être intéressant et pertinent pour un candidat de proposer dès ses premiers jours au sein de l’entreprise (voire même dès l’entretien d’embauche) un rapport d’étonnement. Suite à cette proposition, c’est à l’employeur de donner son accord. Je déconseillerais en revanche de se lancer dans cette tâche sans avoir consulté ou eu l’accord du manager, mais rien n’empêche le salarié d’en rédiger un uniquement pour lui. L’employé ne présentera pas son travail à ses supérieurs, mais le rapport l’aidera à garder en tête ce qui l’avait surpris et ce qui peut être amélioré. »

Assurez en le suivi

Une fois votre rapport d’étonnement finalisé et présenté à votre manager, celui-ci ne doit pas tomber aux oubliettes. Dans le meilleur des mondes, votre N+1 définira un plan d’action pour traiter les différents sujets abordés et vous donnera de la visibilité sur l’état d’avancement de chaque point. Si vous ne vous retrouvez pas dans cette situation, rien ne vous empêche de vous montrer un peu plus proactif pour assurer le suivi des différentes actions définies.

Pour finir, Agnès Menso nous décrit l’exercice du rapport d’étonnement comme une baguette magique. Cette métaphore vise à donner au salarié une certaine liberté d’expression lors de la rédaction de son rapport. Posez-vous donc cette question : « Si j’avais une baguette et que je n’avais aucune contrainte (financière ou organisationnelle par exemple) qu’est-ce que je changerai dans l’entreprise ? »