‘Deep work’: 4 consejos para favorecer la concentración de tu equipo

¿Cómo podemos concentrarnos cuando tenemos tantas distracciones, como las videollamadas, las notificaciones y la información de todo tipo? El “deep work” (trabajo profundo) o sutil arte de la concentración, podría ser la clave de la eficacia y el bienestar en el trabajo. En un momento en el que la distribución de la oficina, e incluso su función, están en tela de juicio, el trabajo profundo merece un lugar destacado en el debate sobre el futuro del trabajo.

Después de las frustraciones y carencias causadas por el teletrabajo impuesto durante la pandemia, muchos empleados han empezado a soñar con una empresa con un ambiente más amigable, una mejor vida social profesional, e incluso con recuperar los hábitos de la oficina, como por ejemplo las pausas para el café. Así pues, cuando pensamos en el futuro y en volver a la oficina, lo primero que nos viene a la cabeza son las relaciones con los compañeros, la convivialidad y las lluvias de ideas con el equipo.

Sin embargo, sería un error dejar de lado la importancia del denominado “trabajo profundo’’. Desde 2016, Cal Newport, profesor de informática de la Universidad de Georgetown (Washington), ha estado creando un movimiento en torno a la idea de que, en un mundo lleno de distracciones, es precisamente nuestra capacidad de concentración lo que marca la diferencia. En su libro Enfócate. Consejos para alcanzar el éxito en un mundo disperso, Newport nos invita a situar la concentración en el centro del debate sobre la organización del trabajo y la distribución de las oficinas.

Si pensamos en los nuevos males laborales, como la sobrecarga informativa, la sobrecarga cognitiva o la fatiga por Zoom, nos damos cuenta de que no hemos mejorado nuestra capacidad de concentración. No obstante, nuestro trabajo depende de ella de la misma forma en que depende de la capacidad de trabajar en equipo. Las personas que viven el teletrabajo como una especie de reclusión (por la carga de las tareas domésticas, el ruido, la falta de espacio o de ergonomía, etc.), necesitan salir de casa para poder concentrarse.

Así pues, para ayudarte a incorporar el trabajo profundo en las reflexiones sobre la transformación del espacio de trabajo, compartimos a continuación algunos de los aprendizajes claves extraídos de uno de los capítulos de nuestro libro 100 idées innovantes pour recruter des talents et les faire grandir (“100 ideas innovadoras para seleccionar talentos y ayudarlos a crecer profesionalmente”).

Crea un espacio que propicie la concentración

¿Qué quiere decir exactamente la expresión “añadir valor a través del trabajo”? Muchas personas pasan la mayor parte del tiempo en la oficina simplemente haciendo acto de presencia. Los correos electrónicos, las reuniones y las interrupciones constantes les dan una falsa impresión de productividad. En su libro, Newport hace la distinción entre el “trabajo profundo” y el “trabajo superficial”, exhortando a los mánagers a dejar de desperdiciar el tiempo de sus colaboradores y animarlos a dedicarse al trabajo que de verdad aporta más valor. Las empresas disponen de numerosos recursos para ayudar a sus empleados a poner en práctica el trabajo profundo. El primer paso consiste en proporcionarles un espacio apto para ello.

Muchos empleados hoy en día se esfuerzan constantemente por concentrarse, a pesar de las constantes distracciones o la imposibilidad de ordenar las prioridades. A menudo, es más fácil permitir que estas obligaciones superficiales rijan nuestra vida profesional que dedicarnos a tareas de alto valor añadido que exigen tiempo y esfuerzo. Cal Newport afirma: “La capacidad de concentración en el trabajo es cada vez más escasa y sin embargo es cada vez más valiosa en nuestra economía”.

El trabajo profundo se define como “toda actividad profesional realizada en un estado profundo de atención, sin distracciones, que exige el uso de la totalidad de nuestra capacidad cognitiva”. Este tipo de trabajo es fundamental para las empresas que desean generar valor. En resumen, todo se reduce a esta sencilla fórmula: (tiempo dedicado) × (intensidad de la concentración) = trabajo de alto valor añadido realizado.

Desgraciadamente, esta ecuación no se corresponde con lo que suelen hacer los empleados. La mayoría de las oficinas están creadas más bien para el trabajo superficial, para favorecer los descubrimientos fortuitos y la creatividad a la vez que se facilitan el trabajo en equipo y las reuniones. Aunque todo esto es necesario, debería ser solo una parte de la vida profesional. En un estudio realizado por la consultoría internacional KRC para Microsoft, en el que se encuestó a 500 trabajadores y 100 jefes de grandes empresas de 15 países, los empleados afirmaron que el “el 52% del tiempo que invierten en el trabajo es tiempo perdido”. Esto afecta directamente a la felicidad de los trabajadores: en las empresas en las que a los empleados les cuesta concentrarse, el número de trabajadores infelices alcanza el 81%. Por el contrario, esta cifra cae al 33% en las empresas en las que los empleados tienen los recursos que necesitan para concentrarse. Así pues, todos los empleados deberían disponer de un entorno en el que se fomente el trabajo profundo, pues esto mejorará tanto su propio bienestar como la calidad del trabajo que producen. Pero, ¿cómo resistir a las distracciones cuando estas son tan numerosas? Incluso la voluntad más fuerte tiene sus límites.

Cuatro soluciones que las empresas pueden poner en práctica para promover el trabajo profundo:

1. Establecer rutinas y hábitos que faciliten el trabajo profundo

Jeremiah Dillon implementó en su etapa como mánager del servicio Apps for Work de Google un sistema para alternar entre actividades individuales y colectivas. De este modo, hay períodos para el trabajo superficial y otros para el trabajo profundo. Durante estos últimos, nadie puede interrumpir a los demás. Algunas empresas, como la startup Justworks (una plataforma estadounidense especializada en la gestión de recursos humanos y el cumplimiento de normas), han puesto en práctica otras medidas, como los “viernes sin reuniones”.

2. Utilizar señales para los momentos de concentración

En una oficina open space, los empleados que realizan una tarea para la que necesitan concentrarse deben tener la posibilidad de comunicar esta necesidad a sus compañeros. Por ejemplo, en la mayoría de las empresas de alta tecnología, los desarrolladores de software indican que están concentrados poniéndose unos auriculares. También podemos formar un grupo y sentarnos juntos para trabajar de forma individual, una manera de introducir la idea de concentración en la cultura empresarial.

3. Ser flexibles en materia de teletrabajo

Quizás tu oficina no sea lo suficientemente grande para ofrecer un espacio para las actividades de trabajo superficial y otro para el trabajo profundo. En este caso, autorizar el teletrabajo es una solución buena y económica: de este modo, los empleados irán a la oficina solo para dedicarse al primer tipo de tareas.

4. Crear un espacio específico

En su libro, Newport menciona al arquitecto estadounidense David Dewane, creador de la “máquina de eudaimonia”, un concepto de diseño basado en la creación de varias salas dedicadas al trabajo profundo separadas por paredes insonorizadas, ideal para sumergirse en el trabajo sin interrupciones.

Traducido por Andreína Gil / Foto de WTTJ

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