Missions principales :

1. Accueil et gestion des appels :

o   Accueil et orientation des visiteurs

o   Gestion et traitement des appels téléphoniques entrants

1. Organisation des Réunions et Événements :

2. Organisation (Logistique, préparation de salles, matériel nécessaire…)  des réunions de la Direction Générale.

3. Coordination des rendez-vous externes et gestion des appels/réunions avec le siège (en France ou à l’étranger) pour la Direction Générale.

4. Réservation et coordination des déjeuners pour la Direction.

5. Accueil et prise en charge des visiteurs de la Direction Générale.

6. Gestion des impressions et distribution des invitations lors d’événements spéciaux (générale, première de gala, etc.).

7. Organisation logistique des salons et gestion des prestataires de livraison, en coordination directe avec les contacts privilégiés.

8. Gestion des Déplacements et Voyages des salariés de l’entreprise

9. Gestion des formalités de voyage (ESTA, ETA, etc.) et enregistrement des vols.

10. Logistique des déplacements (réservations train/hôtel), en coordination avec la Direction pour validation. Utilisation et administration de la plateforme BCD Travel.

11. Commande ponctuelle de taxis pour la Direction ou les membres du groupe.

12. Administration et Comptabilité :

13. Gestion des cartes bancaires de la Direction Générale (réception des relevés, suivi des justificatifs, saisie des notes de frais/bon de commande, transmission à la comptabilité).

14. Suivi des factures mensuelles des frais liés à la Direction Générale (Taxi, voyages…) Edition mensuelle des factures et transmission aux référents concernés.

15. Réalisation des Bons de Commande pour la Direction Générale, suivi des encours, et transmission à la comptabilité.

16. Conception et impression des badges d’identification des salariés en coordination avec les ressources humaines.

17. Mise à jour des trombinoscopes des différents services et entretien du listing téléphonique de l’entreprise.

18. Gestion des Commandes et Fournitures :

19. Passation de commandes pour les réunions de la Direction (eaux, café, thé, viennoiseries, biscuits).

20. Achats de cadeaux pour la Direction et gestion des commandes de fournitures (papier, cartouches d’imprimante, etc.).

21. Gestion, commande et livraison des goodies.

22. Relations Externes et Communication :

23. Réponse aux questions des interlocuteurs externes (demandes d’interviews, rendez-vous, demandes de renseignements, renvoi de documents).

24. Coordination des échanges avec le syndicat Ekhoscènes (Syndicat employeurs de la branche)

25. Gestion des boîtes mail “accessibilité” et “contact” (sous réserve de formation).

Compétences requises :

• Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.

• Capacité à gérer plusieurs priorités en parallèle et à travailler en autonomie.

• Bonne maîtrise du pack Office

• Compétences en gestion administrative et comptable

• Bon relationnel et capacité à coordonner avec différents services et interlocuteurs externes.

• Bon niveau d’Anglais

Profil recherché :

• Expérience préalable en tant qu’Office Manager ou Assistant(e) de Direction.

• Sens de la rigueur et souci du détail dans la gestion des tâches administratives et logistiques.

• Capacité à anticiper les besoins de l’équipe de direction et à proposer des solutions efficaces.

• Discrétion et professionnalisme.