Background checking jako budoucí standard pohovorů: O co jde a jaká jsou vaše práva?

V Indii a Asii se vás u pohovoru zeptají na background verification (BGV), v Americe se mluví o background checking (BCH) a v Evropě nejčastěji narazíte na screening. Zjednodušeně jde o ověřování pravdivosti informací týkajících se vaší osoby u přijímacího pohovoru. Obvykle se setkáte s nejnižším levelem, tedy s žádostí o výpis z trestního rejstříku a kontrolu vašeho nejvyššího vzdělání nebo diplomu. Ale hlubší screeningy jsou v Česku spíše takovou popelkou, které se věnuje jen několik firem.

Background checking: Kdy a kde ho očekávat?

Screeningy jsou samozřejmostí u pohovoru v mezinárodních firmách, které v Česku působí, a mají ve svých standardech, že k interním datům o svých zákaznících nepustí nikoho, kdo by jejich prověrkou neprošel. Mají několik úrovní a díky nim znají zaměstnavatelé možná rizika a mohou s nimi pracovat.

„Mezi takovými firmami jsou například velké obchodní řetězce, velké retailové firmy, které si dělají pravidelně risk analýzu. Například u pokladních, kteří mají přístup k penězům. Pokud mají pokladního, který má 28 exekucí, tak na něj aplikují víc kontrolních mechanismů ve smyslu kontrol manka na pokladně a přepočítávání pokladny. Vidí, že je pod životním tlakem, a ten screening jim umožňuje o tom tlaku vědět a řídit ho, což je podle mě to nejdůležitější,“ říká Petr Moroz ze společnosti Scaut, který se věnuje screeningům už patnáct let.

Nejdetailnějšími screeningy v Česku prochází především exponované pozice, jako jsou CEO, CFO, COO, ale i PR, nákupčí a také pozice v oborech finančnictví a energetiky. „Jde o pozice, které se budou starat o velký budget, nebo jsou členy boardu. Hodně se řeší třeba ředitel nákupu, aby neměl sklony brát úplatky… a pozice, které mohou způsobit tzv. reputační riziko – ředitel banky nebo třeba investičního fondu,“ vyjmenovává Dagmar Matějková, HR Konzultant & Auditor, jednatelka společnosti Matricaria Chamomilla s.r.o., a hrinterim.cz.

Speciální skupinu typu přijímacích pohovorů tvoří regulovaný trh, jako je finančnictví a bankovnictví, kde screeningy na důvěryhodnost a odbornou způsobilost vyžaduje a upravuje Česká národní banka. Opatrnost se objevuje také u firem zaměstnávajících cizince. U nás má už několik let velké call centrum například americký operátor Verizon, který si k databázi klientů jen tak někoho nepustí. Každý Čech či expat musí projít detailním screeningem.

Několik úrovní screeningu

Existuje několik úrovní background checkingu, který se postupně rozšiřuje podle toho, co zaměstnavatel vyžaduje:

• Základní úroveň ověřuje vaši identitu, ale také to, jestli nejste na watchlistech (v Česku se jedná o Pátrání po osobách, které se dostaly na nějaký seznam zájmových subjektů, např. Interpol) a sankčních seznamech (vydávají je ministerstva financí nebo Evropská komise).
• Rozšířenější úrovně kontrolují dosažené vzdělání, trestní rejstřík (včetně záznamů a proběhnutých soudních řízení), živnost, podnikání, předchozí zaměstnání a další doklady.
• Detailní screeningy managementu/leadershipu/boardu navíc mohou zkoumat vaši pracovní a veřejnou historii i několik let zpátky dle požadavků zadavatele/zaměstnavatele.
• Screeningy osobnosti – probíhají formou různých psychologických testů.
  Podle Moroze převládá poptávka po rozšířenějším screeningu mezi firmami zapojenými v dodavatelském řetězci významných nadnárodních koncernů. Screening tak musí zavést i IT dodavatelé, účetní, auditoři nebo např. bezpečnostní agentury.

Objevuje se však již poptávka i od společností, které mají zájem poskytnout franšízu žadateli, ale chtějí si zároveň chránit svou značku. Mezi takové patří třeba Miners Coffee.

Screening může například odhalit i zamlčené zaměstnání. „Několikaměsíční zastávku ve zkušebce, co někteří schovají tím, že natáhnou předchozí a následující zaměstnání. To lze těžko odhalit. Když nevíte, tak se na to nezeptáte,“ vysvětluje Moroz.

„Firma si může definovat další oblasti kontroly dle potřeby či oboru, jako jsou patenty a podobně. Background check se dělá také na udání, kdy do firmy přijde anonym, obvykle v souvislosti s praním špinavých peněz nebo třeba s nějakými pochybnými ‚kšefty‘. Ale může jít i o neurovnané osobní spory a podobně,“ dodává Matějková.

Složitý proces začíná formulářem

Vše začíná formulářem, který dostanete do ruky jako kandidát o volnou pozici. Základní úroveň screeningu mohou firmy dělat jako rychlou a levnou kontrolu před prvním kolem pohovoru, naopak nejvyšší úroveň se pak týká jen jednoho, maximálně dvou finalistů pohovoru, stojí okolo 2000 eur a týká se především top managementu. „Obvykle online vyplníte osobní údaje, vzdělání, kariéru a zodpovíte dotazy. Například jste politicky exponovaná osoba? Máte dluhy na daních, máte nedoplatky na sociálním a zdravotním pojištění? V jakých společnostech působíte (jako tichý společník, jednatel, člen dozorčí rady), podnikáte mimo EU, pokud ano, kde? Máte záznam v rejstříku trestů v Česku nebo v zahraničí?“ popisuje formulář pro vyšší management Matějková.

Následně tento formulář putuje do společnosti, která screening řeší a vše prověří. „Pro představu – je to velmi podobné, jako když žádáte o úvěr. Přibližně po 14 dnech až po měsíci (podle typu screeningu, ty základní jsou do druhého dne, pozn. red.) přijdou zašifrované výsledky s ověřenými informacemi se zdroji a doporučením,“ říká Matějková o detailnějších screeninzích.

Obvykle jsou ještě vyžadovány písemné souhlasy k oprávnění kontroly u předchozích zaměstnavatelů ohledně poskytování informací o daném kandidátovi, tedy o vás. „Předchozí zaměstnavatel by to bez vašeho souhlasu mohl odmítnout, protože jde o interní a osobní informace, které není povinen poskytovat každému,“ vysvětluje Moroz. Navíc nesete k nahlédnutí výpis z trestního rejstříku nebo dáváte plnou moc s vaším úředně ověřeným podpisem, aby si screeningová společnost mohla rejstřík ověřit.

Na co mám právo a jaká je ochrana zaměstnanců?

Ve formuláři je přesně definováno, o čem kontrola bude, máte tedy právo znát postup screeningu. U nás zákoník práce umožňuje zaměstnavateli, v souvislosti s uzavíráním pracovního poměru, požadovat od uchazeče nebo třetích osob pouze ty údaje, které souvisejí s uzavřením smlouvy. „Rozsah informací vždy závisí na samostatném posouzení vlastností dotyčného druhu a povahy práce, kdy mohou být na její výkon kladeny ještě zvláštní požadavky prostřednictvím právních předpisů,“ doplňuje Petra Jordánová, HR Director CZ&SK ve společnosti B+N Czech Republic Facility s.r.o.

Existují pak některé informace, které nesmějí být zjišťovány vůbec. „Klíčové je ustanovení § 316 odst. 4 zákoníku práce, kde se uvádí, že zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace zejména o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti, trestněprávní bezúhonnosti,“ připomíná právnička a odborářka Šárka Homfray zákon. Například beztrestnost snadno obhájíte u skladníka munice či chemického skladu, ale už ne u skladníka v Amazonu.

Každé pravidlo má ale i své výjimky, proto pouze ve výjimečných případech je možné požadovat informace o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní bezúhonnosti, kdy tak musí být stanoveno zvláštním právním předpisem nebo pokud to vyžaduje povaha práce (např. práce zakázaná těhotným ženám nebo práce s velkým objemem svěřených majetkových hodnot).

Na druhou stranu zákon kandidáty také chrání. „Pokud zaměstnavatel zjistí nějaké informace nad tento rámec, např. z profilů na sociálních sítích, neměl by je dále používat a zpracovávat bez vědomí uchazeče,“ říká Šárka Homfray. Podle Jordánové je zaměstnavatel povinen vyvarovat se diskriminačního jednání a zajistit rovné zacházení se všemi uchazeči o danou pozici. „Tuto problematiku řeší jak samotný zákoník práce, tak antidiskriminační zákon a také zákon o zaměstnanosti ve vztahu k případně diskriminační pracovní inzerci,“ doplňuje Homfray.

V rámci procesu tzv. „background checkingu“ je klíčové pamatovat na omezení uchovávání údajů o uchazečích. „Sesbírané informace by neměly být uchovávány déle, než je nezbytně nutné pro konkrétní účel, kterým je v tomto případě výběrové řízení na danou pozici. V případě, že uchazeč odmítne nabídku nebo není vybrán, je důležité neprodleně smazat veškeré údaje o něm shromážděné,“ zdůrazňuje advokátka Zuzana Kalhousová. „Pokud si zaměstnavatel přeje uchovat váš životopis a další informace ve firemní databázi pro potřeby budoucích výběrových řízení, je nezbytné, abyste mu k tomu dali výslovný souhlas,“ dodává Kalhousová.

Stejně tak mohou být opatrní kandidáti a lehce si proklepnout svého budoucího zaměstnavatele. V Česku funguje pod záštitou Ministerstva financí systém ARES, který vám projde finanční historii a aktuální stav firmy i podnikatelů.

Povinnost pro více firem

Od října roku 2024 by měly začít platit nové zákony o kybernetické bezpečnosti a o odolnosti subjektů kritické infrastruktury, které budou mít vliv na řadu odvětví a služeb. Například se jedná o poskytovatele zdravotní péče, vodohospodářství, autodopravce (městská hromadná doprava), služby elektronických komunikací, energetiku a další. Zaměstnavatelé budou mít povinnost a oprávnění u pracovníků ověřovat spolehlivost, identitu a beztrestnost. Pracovníkem se rozumí všichni zaměstnanci a kontraktoři, včetně zaměstnanců a kontraktorů jejich významných dodavatelů. Zaměstnavatel bude mít povinnost kontrolu provést a kandidát bude muset poskytnout součinnost. Díky novele tak z původních 400 regulovaných subjektů vzroste jejich počet na 6000, jak uvádí Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost.

Zákony reagují na nařízení Evropské unie a jejich směrnice NIS 2 A CER. Kopírují tak rostoucí trend nadnárodních korporací, kde je screening standardem a vyžadován a důrazně auditován i u dodavatelů. „Většina našich klientů jsou mezinárodní firmy. Obecně je trh na západ od nás mnohem vyspělejší. Je to dáno i určitou hysterií přirovnávání screeningu k lustracím a prověrkám. Přitom procesy KYE (know your employee) jsou naprostým standardem každé velké korporace – a právem. Ten, kdo může nejvíce uškodit firmě, je právě zaměstnanec (kromě pandemie, meteoritu a jiného neštěstí :)). A firmy ve vyspělých státech moc dobře vědí, že riziko je třeba identifikovat a řídit,“ dodává Moroz.

Jak se připravit?

Podle profesionálů byste si měli především doplnit a sladit data a informace v životopise například s LinkedInem, abyste neměli někde nějakou odchylku. Jakmile něco nesedí, rozsvítí se při screeningu červená kontrolka. „Background check jde po faktech, ne pocitech. Na to se opravdu nedá připravit, minulost změnit nemůžete, jen by bylo fajn se připravit na to, že se budou ptát na věci, které jsou možná nepříjemné. A pokud máte ‚vroubek‘, tak si raději připravte nějaké neprůstřelné vysvětlení,“ říká Matějková.

Sečteno a podtrženo: kandidát by neměl zkreslovat snadno ověřitelné údaje. Doporučení na závěr dává Šárka Homfray: „Ke svým tvrzením, včetně kurzů, které jste absolvovali, přistupujte proaktivně a rovnou je něčím podložte. Obdobně lze přistoupit i k referencím a v případě odchodu ze zaměstnání nebo absolvování stáže apod. si písemné reference s uvedením osoby, která je může potvrdit, zajistit předem.“ Ale nepočítejte s tím, že náboráři budou volat jen „nice kontaktům“, které jste uvedli, zkusí i náhodné kontakty z dané firmy, doplňuje Petra Drahoňovská, kariérová poradkyně Career Designer a vícenásobná držitelka Národní ceny kariérového poradenství. Obecně se doporučuje i opatrnost na sociálních sítích. Slovy Matějkové: „Nekrást, nelhat, nepodvádět, a to stačí. Připravit se nedá – vila na Maledivách a účet s miliardami v nějaké zahraniční bance se za dva dny vymazat nedá. I když…“

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.