7 rád, ako spísať efektívny zoznam úloh. Úspech zaručený!

„Neodkladaj na zajtra to, čo môžeš urobiť dnes.“

Máte pred sebou 1000 vecí v súkromí alebo v práci, cítite sa zahltení a máte pocit, že to všetko nestihnete? Len pokoj, to zvládnete! Najlepším spôsobom zorganizovať sa a vyhnúť sa prokrastinácii je spísať si zoznam úloh! Zoznam povinností je nielen pamäťovou pomôckou, ktorá vám nedovolí na nič zabudnúť, ale aj dobrým zdrojom motivácie!

Pozrime si spoločne 7 tipov, vďaka ktorým bude váš zoznam úloh tou najefektívnejšou vecou na svete.

1. Oddeľte pracovný život od súkromia

Zoznam úloh si môžete vytvoriť ako pre súkromné, tak i pracovné účely. Ak tento zoznam potrebujete pre obe sféry, mali by ste si vytvoriť dva samostatné zoznamy. Ako? V prvom rade vám pri písaní tohto zoznamu pomôže prostredie, v ktorom sa nachádzate. Preto si pracovný to-do list spisujte v práci, za počítačom a pozerajúc do svojho diára, aby ste mali prístup k všetkým potrebným informáciám. Pracovná atmosféra vám pomôže navodiť myšlienky o práci. Zoznam si spíšte na papier alebo elektronicky použitím tých pomôcok, ktoré nájdete v práci.

Súkromný to-do list si napíšte použitím pomôcok, ktoré máte k dispozícii doma. Tým, že budete doma fyzicky prítomní, pred očami budete mať všetko, čo treba urobiť.

2. Myslite viac na čiastkové úlohy než na dlhodobé ciele

Zoznam úloh nemusí byť zoznamom viac či menej realistických cieľov, ako napr. „uzavrieť zmluvu s XY“ alebo „založiť si firmu“. Práve naopak! Choďte na to krok za krokom a postupným plnením menších úloh sa priblížite k svojim cieľom. Radšej si teda zapíšte etapy ako „pripraviť zmluvu“ a následne „poslať zmluvu XY“. Tieto úlohy sa vám podarí jednoduchšie splniť, ak budú rozložené na niekoľko po sebe nasledujúcich krokov. Pokojne svoj to-do list rozšírte a jednotlivé úlohy rozdeľte na niekoľko krokov. Pozorovať, ako zo zoznamu rýchlo miznú drobné úlohy, má aj psychologický efekt. V porovnaní s plnením dlhodobých cieľov sa budete cítiť motivovanejšie.

3. Nastavte si priority na základe preferencií

Nikdy nevieme, čím začať: tým najľahším, najdôležitejším, najrýchlejším? Ide o veľmi individuálnu záležitosť, ktorá závisí od štýlu práce jednotlivca. V skutočnosti sa niektorí radšej zbavia menej dôležitých „drobností“, aby sa mohli s čistým svedomím začať venovať tým dôležitejším. Iní budú postupovať presne opačne. V tejto otázke neexistuje jedno ideálne pravidlo. V každom prípade vám odporúčame, aby ste si v prvom rade poznamenali všetky úlohy, ktoré sa vám ženú hlavou, a v druhej fáze si nastavili priority.

Vyskúšajte Eisenhowerov princíp a priority si nastavte do týchto 4 kategórií:

• naliehavé a dôležité (úlohy, ktoré manažér musí zrealizovať okamžite),
• dôležité, ale nie naliehavé (úlohy, ktoré si manažér musí naplánovať na neskôr),
• naliehavé, ale nie dôležité (úlohy, ktoré treba rýchlo delegovať na niekoho iného),
• ani naliehavé, ani dôležité (úlohy, ktoré môžete vynechať, ba až úplne zo zoznamu odstrániť).

4. Držte sa pri zemi

Teraz už máte v rukách zoznam, ktorý je stále trochu dlhý na to, aby ste všetko v rámci 24 hodín stihli. Ak patríte k tým, ktorí si na pondelok naplánujú 30 úloh, musíte sa naučiť držať sa pri zemi, pretože vám hrozí, že budete sklamaní, ak sa vám všetky nepodarí splniť. Naučte sa teda vytvoriť si kratší zoznam na každý deň napr. použitím metódy 1:3:5. V praxi to znamená, že si na deň naplánujete úlohy 3 rôznych kategórií:

• 1 hlavná úloha (ako napovedá samotný názov, táto úloha musí byť splnená stoj čo stoj),
• 3 vedľajšie úlohy,
• 5 drobných úloh.

5. Stanovte si termíny

Ak si chcete do zoznamu poznačiť realistické ciele, neodporúčame vám limitovať sa splnením určitej úlohy len v rámci jedného dňa. Na svoje úlohy by ste mali nazerať z dlhodobého hľadiska a následne ich dopĺňať krátkodobými cieľmi. V praxi to znamená, že si na určitý týždeň stanovíte nejaké ciele a úlohy rozdelíte do konkrétnych dní. Nepodarilo sa vám niečo do konca dňa dokončiť? Musíte to len odložiť na ďalší. Ak si na dosiahnutie určitého cieľa doprajete celý týždeň, týždenný to-do list vám poskytne možnosť väčšej flexibility, než keby ste sa limitovali denným plánom. To-do list teda nie je len nástrojom, ktorý vám nedovolí nič nezmeškať, ale zároveň vám pomôže splniť si povinnosti!

V ideálnom prípade si súkromný zoznam pripravte doma v nedeľu večer a ten pracovný v pondelok ráno v kancelárii. Takto svoj týždeň začnete s čistou hlavou.

6. Stopujte si čas a vyškrtávajte!

Pokojne si na okraj farebne zaznačte váš odhad, koľko vám pravdepodobne realizácie danej úlohy zaberie. Premýšľanie o časovej náročnosti jednotlivých úloh vám pomôže pri ich realizácii a možno aj tá najnáročnejšia úloha môže v praxi zabrať minimum času. Zo strategického hľadiska je pre navodenie pocitu motivácie lepšie, ak si stanovíte niekoľko menších a kratšie trvajúcich úloh než zopár komplexnejších záležitostí, náročnejších na realizáciu. Okrem toho je stanovenie si času na vykonanie určitej úlohy nástrojom pre lepšiu organizáciu svojho harmonogramu. Splnenú úlohu vám odporúčame zo zoznamu zakaždým vyškrtnúť. Viete, aký je to skvelý pocit? Náš tip? Vytvorte si špeciálny zoznam s názvom „Vybavené“, na ktorom si zaznačíte všetko, čo sa vám cez deň podarilo splniť. Takýto zoznam vám poskytne pocit zadosťučinenia.

7. Zvoľte formát

Ani v tomto ohľade neexistuje jedno zlaté pravidlo. Niektorí preferujú papier a pero, iní počítač. Ako len chcete! Na tvorbu to-do listov existuje aj niekoľko mobilných aplikácií, ktoré sú intuitívne a užitočné. Ak ste aj vy obrovským fanúšikom aplikácií, možno vás budú zaujímať tieto: Microsoft To Do, Google Keep, Todoist alebo Trello.

Ak zostávate verní papieru, odporúčame vám zaobstarať si nejaký zápisník, aby ste jednotlivé vytrhnuté hárky nepostrácali.

Bonus

Vytvorte si aj jeden „not-to do list“! Áno, vidíte dobre: ide o zoznam vecí, ktorým by ste sa vôbec nemali venovať, kým nedokončíte dôležitejšie úlohy. Možno sa vám to zdá naivné, no napísať si na papier: „Nečekovať Facebook hneď od rána“ vám pomôže zabudnúť na zbytočnosti, ktorým sa každý deň venujete!

Teraz máte v rukáve všetky tajomstvá, aby ste si dokázali vytvoriť taký to-do list, ktorý bude zaručene fungovať. Poďte do toho, postupne sa táto činnosť stane vašou prirodzenou súčasťou, my totiž bez to-do listov už nevieme fungovať!

Preložila Zuzana Chovancová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku alebo sa prihláste na odber noviniek, aby sa k vám vždy dostali naše najlepšie články!