6 étapes pour constituer et chouchouter son vivier de freelances

Le nombre de travailleurs indépendants augmente －la hausse était de 5,9 % en un an en 2022 selon un rapport de l’Ursaff et de 92 % en dix ans－ avec des formes diverses de collaboration avec les entreprises et/ou les particuliers. Désormais, des millions de professionnels choisissent de travailler en tant qu’indépendants, portés par des aspirations croissantes d’autonomie, de sens et de flexibilité.

Pour les entreprises, cette évolution offre l’opportunité d’accéder à des expertises variées sans les contraintes d’un contrat de travail classique. Mais elle exige une organisation adaptée : constituer un vivier de freelances performant et fidélisé est devenu un enjeu stratégique. Et c’est là tout le paradoxe : il s’agit clairement d’un enjeu de « ressources humaines », dans la mesure où il faut recruter la meilleure personne pour un travail, l’intégrer efficacement et bâtir une relation de confiance à ses côtés.

Pourtant, comme les freelances correspondent à des missions de prestations externes et que le spectre d’une requalification en contrat de travail plane, leur gestion n’est généralement pas confiée à ce département. Bien loin des RH, ce sont les achats ou les services comptables qui prennent la main, sans toujours chercher à « chouchouter » leurs prestataires ou à mettre en place une stratégie durable. Or, il est essentiel de structurer cette collaboration pour en tirer le meilleur parti. Comment alors bâtir un vivier de freelances efficace et créer une bonne expérience qualitative pour tous ? Quelles sont les pratiques qui permettent de pérenniser la collaboration, tout en respectant les spécificités du statut de travailleur indépendant ?

Étape n°1 : structurez vos processus selon vos besoins récurrents

La première question à vous poser est « Quels sont les projets ou compétences qui nécessitent une intervention externe ? ». Les entreprises qui collaborent régulièrement avec des freelances dans des domaines spécifiques, tels que le design, la communication ou le développement web, ont tout intérêt à formaliser leurs processus. Cela passe par la création d’une base de talents externes, regroupant les profils pertinents pour des missions futures. Les plateformes spécialisées comme Malt, Upwork, Comet ou Freelance.com peuvent jouer un rôle crucial dans cette phase. Elles permettent de trouver des professionnels qualifiés, de vérifier leurs références et d’évaluer leur compatibilité avec les attentes de l’entreprise.
Mais il ne s’agit que d’un point de départ. Une fois la mission initiale achevée, il est important de maintenir le lien avec les freelances qui ont donné satisfaction. Comme dans le monde du salariat, ce sont eux qui vous recommandent ensuite d’autres profils de qualité.

La bonne pratique à retenir : au-delà de ces actions individuelles, certaines entreprises développent des « freelance management systems », soit des outils internes pour gérer leur vivier de freelances. Ces bases de données permettent de centraliser les informations sur les talents mobilisés (compétences, disponibilités, tarifs…) et d’éviter de repartir de zéro à chaque nouveau besoin.

Étape n°2 : offrez une bonne image de votre entreprise dès le recrutement

Si on parle volontiers d’« expérience salarié » comme d’ « expérience client », il est encore rare d’entendre les managers parler d’ « expérience freelance ». Il est pourtant essentiel de penser toutes les étapes de la collaboration afin qu’elle soit agréable et valorisante. À ce titre, l’expérience d’un freelance au sein d’une entreprise commence bien avant le premier jour de mission, dès les échanges initiaux au moment de l’identification et de la sélection. À ce stade, chaque interaction compte. Les freelances, tout comme les candidats à un poste salarié, évaluent l’entreprise à travers son processus de recrutement. Des messages vagues, des retards dans les réponses ou des demandes excessives lors des négociations sont autant de signaux qui peuvent les dissuader de travailler avec vous. En revanche, un brief précis, une transparence sur les attentes et les délais, ainsi qu’une négociation respectueuse des tarifs reflètent une organisation sérieuse.

La bonne pratique à retenir : les plateformes spécialisées comme Malt, Upwork, Freelance.com ou Comet facilitent ce premier contact en offrant des cadres standardisés pour la mise en relation et la contractualisation, mais les entreprises doivent aller au-delà de ces outils. Par exemple via une charte claire expliquant le fonctionnement interne et les attentes vis-à-vis des freelances peut être un atout différenciateur. À l’instar d’un processus de recrutement salarié bien pensé, soigner ces premières étapes est une façon de montrer que vous respectez le freelance et que vous valorisez son expertise.

Étape n°3 : soignez l’intégration de votre nouvelle recrue

L’intégration est une étape cruciale pour garantir une collaboration efficace et productive avec un freelance. Contrairement à un salarié qui dispose souvent d’un temps d’adaptation pour se familiariser avec son environnement de travail, un freelance doit être opérationnel immédiatement ou presque. C’est pourquoi il est essentiel de poser des bases claires dès avant le début de la mission. Une intégration réussie commence par un brief détaillé et bien structuré. Celui-ci doit inclure des informations précises sur les objectifs à atteindre, les délais, les livrables attendus et les priorités du projet. Il est également important de présenter les outils ou logiciels spécifiques à utiliser, ainsi que les interlocuteurs clés au sein de l’entreprise. Par exemple, savoir à qui s’adresser pour des questions techniques ou administratives peut éviter bien des frustrations. Une absence de clarté ou des consignes floues peuvent non seulement ralentir le projet, mais aussi créer un sentiment de confusion ou d’inconfort.

La bonne pratique à retenir : un onboarding fluide et structuré donne une impression de sérieux et d’organisation, ce qui renforce la confiance du freelance envers l’entreprise. Certaines organisations développent notamment des kits d’intégration spécifiques pour leurs freelances. Ces derniers peuvent inclure des guides pratiques, des accès rapides aux outils numériques ou encore des présentations des équipes.

Étape n°4 : simplifiez au maximum l’expérience administrative

Pour beaucoup de freelances, l’expérience administrative est un test de patience. Alors que les entreprises investissent des ressources importantes dans l’amélioration de l’expérience collaborateur pour leurs salariés, elles négligent souvent le parcours administratif des freelances. Ces talents indépendants se retrouvent alors confrontés à des démarches chronophages et archaïques, l’une des frustrations les plus fréquentes étant les processus de création de fournisseur. Parfois, les freelances doivent compléter des formulaires mal conçus, en format PDF. Et si le freelance réside dans un autre pays, les complications administratives s’intensifient, multipliant les allers-retours et les demandes de pièces supplémentaires. À cela, s’ajoute une gestion fragmentée et impersonnelle. Certaines entreprises externalisent complètement leur comptabilité à des prestataires qui répondent rarement aux questions ou le font de manière standardisée, sans souci du contexte. Pourtant, simplifier ces démarches est bénéfique pour toutes les parties. Cela peut passer par le fait d’offrir un espace en ligne, où les freelances peuvent soumettre leurs informations et suivre le statut de leur facture.

La bonne pratique à retenir : nommer un interlocuteur dédié et accessible pour répondre aux questions administratives des freelances est un vrai plus. Ce contact humain montre que l’entreprise considère les freelances non pas comme des numéros sur une facture, mais comme des partenaires. C’est aussi leur témoigner qu’on respecte leur temps et leur travail.

Étape n°5 : payez rapidement vos freelances sans qu’ils aient besoin de relancer

Là où les entreprises paient le salaire de leurs collaborateurs à chaque fin de mois, elles sont parfois moins rigoureuses dans le règlement des factures de leurs freelances. Être payé en temps et en heure est même la première difficulté rencontrée par 53 % des freelances, selon une étude de Malt et Bost Consulting Group de 2022. Ces derniers doivent alors relancer encore et encore pour obtenir leur dû. Une pratique qui a vite fait de créer de la frustration et ternir la réputation des structures concernées. Les freelances étant des humains avant d’être des entreprises, ils doivent, comme les salariés, payer un loyer et remplir leur panier de courses ! Une entreprise qui honore ses engagements financiers rapidement et sans complications laisse alors une impression positive et durable. À l’inverse, celles à qui un freelance doit réclamer le paiement de ses factures a vite fait d’être cataloguée comme un mauvais payeur. Et en la matière le bouche à oreille, voire un épinglement en règle, est à craindre.

La bonne pratique à retenir : pour chouchouter ses prestataires, mieux vaut investir dans des outils adaptés pour automatiser les paiements à l’image de Cleemy, Agicap, Libeo ou encore Receipt. Le tout en instaurant des délais clairs que vous vous employez à respecter. Avec ou sans outil, ce qui compte, c’est de décider de payer rapidement, sans chercher à optimiser sa trésorerie sur le dos des freelances !

Étape n°6 : valorisez et restez en contact avec vos freelances après la mission

La relation ne s’arrête pas à la fin d’une mission. Maintenir le lien est essentiel pour créer un vivier de talents fiables et disponibles pour de futures collaborations. Cela peut se faire à travers des échanges ponctuels pour prendre des nouvelles ou partager des opportunités. Certains managers mettent en place des newsletters internes ou des groupes privés sur LinkedIn pour garder leurs freelances informés des évolutions de l’entreprise ou des nouveaux projets. Ces initiatives permettent de cultiver un sentiment d’appartenance sans pour autant dénaturer leur statut indépendant. De plus, elles renforcent l’engagement des freelances, qui seront susceptibles de prioriser vos projets lorsqu’une nouvelle mission se présente. Enfin, solliciter des retours sur leur expérience est une excellente façon de montrer que vous êtes soucieux de vous améliorer.
Outre les aspects administratifs, la fidélisation des freelances passe aussi par leur valorisation. Envoyer un retour détaillé sur leur travail, leur adresser des remerciements sincères ou les recommander sur des plateformes professionnelles sont autant de gestes simples, mais très puissants.

La bonne pratique à retenir : certaines entreprises vont encore plus loin en incluant leurs freelances réguliers à leurs événements internes. Bien sûr, un freelance reste un partenaire indépendant, avec ses propres méthodes de travail et sa liberté organisationnelle.

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Article rédigé par Laetitia Vitaud et édité par Mélissa Darré, photo par Thomas Decamps.