Na slovíčko: 7 komunikačních dovedností, které vám zjednoduší pracovní život

Věděli jste, že přibližně 70 % naší veškeré komunikace se soustřeďuje na řeč těla –⁠ oční kontakt, gesta nebo tón hlasu, a zbytek tvoří verbální komunikace, tak jak si komunikaci běžně představujeme? Bez komunikace se jednoduše neobejdeme. Používáme ji dennodenně –⁠ i při telefonátech, psaní mailů, na online meetinzích, nebo dokonce komunikuje i tím, že vytvoříme jednoduchou prezentaci pro ostatní kolegy.

Proč se tedy o své komunikační dovednosti starat? „Budujeme tím bezpečné prostředí a to takové, ve kterém mohou vznikat kvalitní vztahy. To ale neznamená, že efektivita jde stranou. Právě díky vztahům pak umíme lépe spolupracovat, a tak máme lepší výsledky. Také jsme připravenější ustát krizová období a zvyšujeme pravděpodobnost, že zvládneme případný konflikt. Máme totiž reflektované zážitky toho, co už se nám podařilo, a že jsme třeba menší problémy v minulosti už zvládli,“ říká facilitátorka, HR konzultantka a lektorka nenásilné komunikace Hana Švábíková.

Nebuď labuť a využij sílu komunikace

Report společnosti Gallup State of the Global Workplace z roku 2022 ukazuje, že z 31 milionů dotazovaných zaměstnanců pouze 13 % jejich vedoucích praktikovalo efektivní komunikaci na pracovišti. Pokud nejsme schopni komunikovat organizační cíle, je obtížné těchto cílů dosáhnout.

Nejen v soukromém životě se setkáme s konflikty mezi lidmi. Samozřejmě také na pracovištích se přirozeně konflikty vyskytují. A právě většina konfliktů pochází z neefektivní komunikační taktiky. Pracoviště, která využívají otevřenou komunikaci a vytříbené komunikační styly, by proto měla očekávat menší konflikty mezi manažery a zaměstnanci, a dokonce i zaměstnanci mezi sebou by mohli řešit konflikty mnohem snadněji. Švábíková dodává: „Díky rozvoji komunikačních dovedností dáváme v práci větší prostor lidskosti. Nejde jen o to umět řešit konflikty, když už se dějí. Jde spíš o to umět říct věci přímo, než začnou bublat pod povrchem. Předávat si jasně informace, aby se někde neztrácely.“

Navíc efektivní komunikace na pracovišti zvyšuje motivaci a produktivitu zaměstnanců, jejich zapojení a spokojenost, jak ukazují údaje z Grammarly a Harris Poll. Pro 52 % lidí znamenají zmáknuté komunikační praktiky být produktivnější, 56 % lidí připisuje komunikačním dovednostem větší spokojenost v práci a 54 % tvrdí, že solidní komunikace je zodpovědná za zlepšení vztahů s kolegy.

Možná právě všechny tyto pozitivní účinky na výslednou práci jsou důvodem, proč komunikační dovednosti patří mezi primární schopnosti, které zaměstnavatelé při pohovoru hledají a značně oceňují.

Seznam nepostradatelných komunikačních dovedností, které by neměly chybět ve vašem „slovníku“

S důkladným pochopením toho, jak zásadní efektivní komunikace na pracovišti je, nabízí Hana Švábíková výčet pár nepostradatelných komunikačních dovedností a v návaznosti na ně také pár tipů pro jejich efektivní realizaci.

Empatie

Ta rozhodně patří mezi ty nejdůležitější komunikační dovednosti. Umožňuje nám v konverzaci se lépe spojit s druhým člověkem. Ne na úrovni názorů, ale na úrovni prožívání. Umožňuje porozumět si a zároveň se díky ní lidé mohou cítit vidění a slyšení. Velkou součástí je empatické naslouchání. Takové, ve kterém věnujeme druhému co nejvíce své pozornosti, a to s cílem slyšet co nejlépe, co druhý říká a prožívá, ne s cílem hned najít řešení.

Jak na to?

„Trénovat naslouchání můžeme tak, že zkusíme svými slovy zopakovat, parafrázovat, co jsme slyšeli druhého říkat. Tak si navíc ověříme, zda si opravdu rozumíme, a zabráníme tak tomu, aby vznikl nějaký šum. Navíc se můžeme zkusit doptat, jaké konkrétní pocity člověk prožívá,“ doporučuje Švábíková.

Uvědomění si vlastních pocitů a potřeb

Důležitá dovednost je také umět si všimnout vlastních pocitů a potřeb, abychom je mohli komunikovat. Je normální, že na to zároveň v běžném běhu dne nemáme vždy čas a energii. Být neustále napojení na své prožívání si žádá kapacity. Zažíváme různé situace a zároveň nestíháme doopravdy vnímat, jak nám v nich je.

Jak na to?

Rada odbornice Švábíkové zní: „Když chceme, aby se třeba dělo něco v naší práci jinak, například ve spolupráci v týmu, pomůže, když umíme pojmenovat, proč nám na tom záleží –⁠ jaká je naše potřeba. Učit se pojmenovávat a být v kontaktu se svým prožíváním můžu nejlépe tak, že se k němu opravdu pravidelně vracím. Když jsem více v kontaktu se sebou, je pak pravděpodobnější, že dovedu být lépe také s druhými. Mimochodem, mezi nejvýraznější vztahové potřeby lidí často patří být slyšen/a a být brán/a vážně. Uznat, že je v pořádku se cítit zrovna takto, a nabídnout kroky, jak s tím můžeme pracovat dál, je podle mě schopnost leaderů, která stojí za to rozvíjet.“

Kritická reflexe situace

Co se týká zlepšování našich komunikačních skillů, hodně se toho můžeme naučit, pokud se umíme kriticky ohlédnout za situacemi, které se už staly v minulosti. Můžeme pozorovat, co asi spustilo naše nepříjemné emoce, z jaké naší nenaplněné potřeby to pramení a co příště můžeme udělat jinak my, nebo o co můžeme požádat své okolí. Druhá možnost je pak sledovat, co moje chování spouští u ostatních lidí.

Jak na to?

„Některým spouštěčům se lze předem vyhnout. Například zobecňování a hodnocení je pro spoustu lidí instantním spouštěčem vzteku či frustrace. Třeba místo ‚ty vždycky‘ nebo odosobněného ‚často se stává‘ pojďme zkusit být konkrétní, mluvit za sebe, jak situaci vnímáme, co přesně se stalo a proč na tom záleží. Popisujme situace tak, jak by je viděla kamera v místnosti. Vyhýbejme se nálepkám, jako je ‚ten, co vždycky zabírá na poradě hodně času svými poznámkami‘. Pokud to chceme změnit, hledejme významy a důvody, proč se to děje a jak bychom situaci mohli podpořit, aby v ní všem bylo lépe,“ vybízí Švábíková.

Zpětná vazba

„Podobně jako naše vnitřní sebereflexe a týmové návyky nám může k učení posloužit zpětná vazba, o kterou si navíc můžeme říct. O kultuře zpětné vazby se už naštěstí začíná mluvit na mnoha místech, nicméně pojďme si připomenout, že je pro ni potřeba dobrý čas, dobré místo, dobrý záměr a dobrý obsah. Přepadnout někoho v open spacu není dobré místo. Ulovit kolegu hned po náročné poradě nemusí být zrovna to nejvhodnější načasování,“ popisuje Švábíková.

Jak na to?

Neříct, proč mi něco vadí a proč mi to přijde důležité, může mít dobrý záměr, ale pravděpodobně to nepomůže nikomu. O tom, jak si zpětnou vazbu v týmu nebo ve firmě chceme dávat, si ale můžeme popovídat kromě toho, že existují užitečné návody). Uzavřít společně domluvu, kdy a jak se to děje, může pomoci vytvořit prostředí, ve kterém se i těžké zprávy snadněji přijímají. A pokud je většina vaší celkové komunikace v práci online, o to víc ji postavte na zpětné vazbě.

Oceňování

Existuje jedna věc, která mění atmosféru a je dlouhodobým nakopávačem týmovosti i osobní spokojenosti, a to oceňování. Vyjadřování toho, co oceňujeme, co se povedlo, oslavování toho, za co jsme rádi, je důležitou součástí procesu. Vrací nás to k tomu, že pro lidi je důležité, aby se cítili viděni a slyšeni, a to nejen když se jim děje něco nepříjemného, ale i když se jim naopak daří.

Jak na to?

„Pokud máte obavy nebo nemáte kapacity na to, přinést toto téma třeba do týmu, můžete tomu přispět sami už jen tím, že někomu poděkujete. Třeba každý den. Sledujte, co to udělá. I tady buďte konkrétní v tom, za co jste vděční. Zní to jinak, když řekneme ‚díky za tu poradu‘ oproti ‚když jsi zvládl odmoderovat tu diskuzi tak, že jsme se mohli všichni vyjádřit, a ještě jsme skončili včas, ulevilo se mi, že se to téma konečně posunulo, díky.‘ I komunikace vyžaduje kapacity, a právě vděčnost pro nás může být velkým zdrojem,“ doporučuje Švábíková.

Věnovat pozornost neverbální komunikaci druhých

Mimika, oční kontakt, náš postoj a gesta, to všechno dotváří, jak nás druzí v konverzaci vnímají, dokreslují například pochopení emocí. Můžeme tím také sdílet to, co je ve slovech těžké předat. Zároveň složitou součástí je fakt, že neverbální komunikaci si každý z těch, kteří ji čtou, vykládají po svém. Na základě své výchovy, svých zkušeností a předpokladů. Proto může být občas misinterpretována a je fajn to vědět jak ze strany mluvčího, tak pokud jsme v roli toho, kdo naslouchá.

Jak na to?

„Nějaké gesto může podpořit důvěryhodnost nebo zlepšit pochopení, jindy to ale může působit přesně naopak. Zároveň je tato část komunikace důležitou součástí naší autenticity. Tedy mé doporučení není se hlídat, jen si být vědomi toho, že to není jen o slovech. Vždy se můžu doptat, jak mi člověk na druhé straně rozuměl, nebo se naopak ujistit, že to čtu správně ze své strany,“ doplňuje Švábíková.

Otevřenost (nejen) v online komunikaci

Komunikace v e-mailech bývá výrazně stručnější. Což umožňuje efektivitu, ale nepodporuje to zrovna moc dobře lidské napojení. Natož přijímat online například nepříjemné zprávy nebo zpětnou vazbu. Je namístě si zjistit, jaká komunikace na dálku kolegům vyhovuje. Zda stručné e-maily naopak preferují, dovedou v nich nečíst na základě domněnek a víte, že větší kontakt si vynahradíte jindy. Někomu naopak nevadí delší texty se vším kontextem nebo má radši ad hoc videohovory.

Jak na to?

„Buďte otevření. Nebojte se napsat kolegyni, že vám přijde, že na vás ve zprávách zbytečně útočí, ale že jste si vědomi toho, že si to možná jen domýšlíte, protože je to na dálku náročné. Řekněte svému týmu, že ranní hovory vám vadí, protože potřebujete vypravit rodinu z domu. Řekněte šéfovi, že ty čtyřstránkové texty každý týden stejně nikdo nečte. V souvislosti s tím možná může být užitečné si taky vyříkat nejen to, jak chceme komunikovat, ale také kdy. Do kdy očekáváme odpovědi a podobně,“ komentuje Švábíková.

Upřímnost, empatie a autentické vyjadřování má v dnešní době na pracovišti hodnotu zlata. Právě proto, že odborné dovednosti se doučíme rychleji a máme z čeho vycházet. Se schopností komunikovat se staráme sami o sebe a chráníme se před stresem. Komunikace nám dává možnost si říkat o to, po čem v životě toužíme. Při vstupu do kanceláře pak nemusíme nasazovat masku, ale můžeme být sami sebou se vším, co se nám zrovna děje –⁠ pokud máme prostor pro sdílení, dokážeme pak komunikovat i nepříjemné záležitosti a jsme zvyklí mluvit i o tom, co se naopak daří.

Foto: Thomas Decamps z Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.