Nejsou nástroje time managementu ztráta času?

Čas je to nejcennější, co máme. Jakmile jej jednou prožijeme, už ho nemůžeme vrátit zpátky. I když někteří z nás se přesně o to snaží, jako tech magnát Bryan Johnson, který investoval dva miliony dolarů do zvrácení vlastního stárnutí. Většina z nás ale takové možnosti nemá. Co ale můžeme vyzkoušet, je dostupnější a jednodušší metoda na efektivní využití času a tou je time management. Vychvalovaná praktika, která má zvýšit naši produktivitu, eliminovat návyky, kvůli kterým plýtváme časem, a pomoct nám dosáhnout té mýtické rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. A to vše za velmi příznivou cenu. Funguje ale vůbec? Jedna z našich skeptičtějších redaktorek otestovala, kolik času jednotlivé techniky skutečně ušetří.

Time management totiž není jen nástroj. Vznikl kolem něj obrovský byznys. Jsou nám podsouvány nejrůznější nástroje: organizované plánovače, barevné úkolovníky a propracované aplikace, které mají radikálně zjednodušit naši denní rutinu. Jsou nám ale k něčemu? Pomohly nám tyhle nástroje k dosažení dokonalejšího a klidnějšího života, nebo jsme kvůli nim více zaneprázdnění, vystresovaní a vlastně méně úspěšní než předtím?

„Time management totiž nebyl navržen k tomu, aby nás osvobodil,“ říká Richie Norton, multipodnikatel a oceněný autor knihy Anti-time Management. Tvrdí, že ve skutečnosti „byl time management vytvořen za jiným účelem, a to aby vás v práci mohl kontrolovat váš nadřízený“.

Rozhodla jsem se teorii otestovat tak, že si vezmu na paškál tři běžně používaná řešení time managementu a položím si u každého veledůležitou otázku: Neztrácíme čas tím, že se ho snažíme organizovat? A pokud ano, jak jinak k němu máme přistupovat?

Časovače

Zaručeně jste v poslední době slyšeli o teorii, že aby se něco zlepšilo, je to potřeba nejdřív změřit. Běžně se s tím setkáváme u organizace času a financí nebo třeba péče o zdraví. Není to žádná průlomová metodika, ale je nám vlastně k něčemu?

Time tracking nástroje nám umožňují měřit si množství času, které vynakládáme na určité aktivity. Tato data se shromažďují v rámci tzv. časového auditu. Dá se udělat jednoduše v papírové formě nebo ve spreadsheetu na Googlu. Samozřejmě ale také vznikl nespočet aplikací, které nám mají monitorování času usnadnit. Doporučuje se časový audit po pár dnech nebo týdnech, abyste pak získali celkovou představu o tom, kolik času jednotlivým úkolům věnujete.

Metoda time trackingu začala už v roce 1888 s vynálezem tzv. píchaček americkým klenotníkem, který přišel s myšlenkou, že bychom měli podle stráveného času určovat výši platu. V té době se zavedl systém, kdy si zaměstnanci „píchli“ svůj štítek při příchodu a odchodu z práce. V dnešní době společnost Straits Research předpokládá, že průmysl okolo monitorování času bude rok od roku růst o 20 % a v roce 2030 dosáhne hodnoty neskutečných 47,1 miliardy dolarů. Vyplatí se to?

Hodnocení 3/10

Hlavní výhoda, kterou monitorování času přináší, je přístupnost a jednoduchost pro ty, kteří s time managementem teprve začínají. Nevyžaduje po nich žádnou drastickou změnu nebo těžké rozhodnutí. Aplikace Timely tvrdí, že monitorování času vám pomůže zaznamenat vaše denní aktivity, kolik času jim věnujete, kde časem mrháte a kde se necháváte rozptylovat. Všechna tato data se sbírají proto, abyste se mohli lépe a informovaně rozhodovat.

Problémem je ale to, že doba strávená monitorováním času se zrovna nepočítá do času, který by vám přinášel hodnotu nebo finanční ohodnocení. Tohle platí pro všechny techniky time managementu. Je ale pravda, že některé skutečně stojí za to. Z mé vlastní zkušenosti koučky, která už pracovala se stovkou klientů po celém světě, monitorování času vede akorát k většímu stresu. Zneklidňuje nás pocit, že dost nepracujeme, že si o nás ostatní myslí, že jsme líní, že zaostáváme za kolegy nebo že nevykazujeme dost účtovaných hodin (pokud jsme placeni od hodiny). Někoho demotivuje už jen pouhý pohled na to, čemu věnoval/a svůj drahocenný čas. Pak se dostaví zoufalost a nenaplněnost.

Norton k tomu dodává: „Monitorování času je problém sám o sobě. Většina lidí se zaměřuje na nesprávné věci. Praktikujeme totiž něco, čím nikdy nedosáhneme svých cílů. Chcete být v životě spokojení? Tak si svého vyměřeného času važte, nesnažte se ho mermomocí kvantifikovat.“

Když jsem pracovala v investičním sektoru, neustále jsem slýchávala: „Naše výkonnost v minulosti není indikátorem budoucích výsledků.“ A to samé platí i pro náš čas. Žijeme přece jen ve světě, ve kterém se všechno zrychluje a závratně mění. Do hry přicházejí nové elementy jako ChatGPT nebo práce na dálku, které zásadně ovlivňují náš přístup k práci. Čas, který jsme strávili nad určitým úkolem před třemi lety, se dnes může smrsknout na polovinu. Monitorování času navíc nebere v potaz určité charakteristiky, které patří k lidskému životu, jako spánek, hydratace, strava, hladina alkoholu, stresové faktory nebo fáze menstruačního cyklu. Osobně si proto nemyslím, že data, která monitorujeme, jsou směrodatná.

Seznamy úkolů

Kdybychom dostali dvacet korun za každý seznam úkolů, který jsme založili a pak ho někde nechali, svět by se hemžil milionáři. Je to velmi jednoduchý a oblíbený koncept plánování úkolů do budoucna. Jeho hlavní přednost údajně tkví v tom, že má snížit duševní zátěž věnovanou plánování, stanovování priorit a udržení tohohle všeho v našem povědomí. Díky úkolovníku si můžeme vizualizovat naše budoucí úkoly a dokonce si je i s gustem odškrtávat. Zní to strašně jednoduše. Není to ale past?

Hodnocení 1/10

Napsat si na kousek papíru seznam úkolů, který nás zrovna napadne, je jednoduché a zároveň levné. Jenže stejně snadné je pak jednotlivé položky ignorovat. Naše mozky jsou vyvinuté tak, aby nás bránily před nebezpečím. A co když jsou na seznamu úkoly s vysokou mírou stresových faktorů jako feedback od kolegů, potenciální selhání nebo odmítnutí? Studie od platformy Zippia z roku 2022 dokonce ukazuje, že průměrný zaměstnanec stráví 51 % svého času nad úkoly s nízkou nebo žádnou hodnotou.

Můžeme si na seznam napsat, kolik úkolů chceme, ale tím z něj ty těžké nezmizí. S odškrtnutím každého úkolu se nám mozek zalije dopaminem. No, a jelikož jsou naše mozky hlavičky, budou si přednostně vybírat ty jednoduché úkoly, u kterých dosáhnou rychlého uspokojení. Výzkum vědeckého blogu I Done This ukazuje, že 41 % úkolů na našich seznamech nikdy nesplníme. Jenže takový nekonečný seznam úkolů je notně znervózňující, jelikož každý z nás se těší na moment, kdy bude moct říct: „Tak, hotovo!“

Organizování času do bloků

Miliardář, zakladatel a generální ředitel společností Tesla a SpaceX Elon Musk tvrdí, že všechno zvládá díky záměrnému rozplánování času do pětiminutových bloků. Je to nejomílanější příklad „blokování času“, kdy si vymezíte určité množství času na konkrétní úkol. Mohli byste si například vyhradit ráno mezi devátou a desátou na odpovídání na e-maily nebo si navečer naplánovat dvacetiminutovou meditaci.

Blokování času ale vyžaduje, abyste se předem rozhodli, co chcete dělat a jak dlouho vám to potrvá. Je to lety ověřená metoda, kterou používaly už i kapacity jako Benjamin Franklin. A v dnešní době se na TikToku hashtag #TimeBlocking objevuje u více než 20 milionů postů.

Hodnocení 4/10

Blokování času je často považováno za vylepšenou verzi úkolovníku. Nutí nás soustředit se na to, kdy úkoly doděláme, místo toho, abychom sledovali jejich nekončící seznam. Díky této metodě budete vždycky vědět, co byste v daném okamžiku měli dělat. Tím eliminujete čas na rozhodování, co dělat dál. Zvláště užitečná je tahle metoda pro lidi, co se nechají jednoduše rozptýlit, nebo ty, co rádi multitasking.

Na druhou stranu se může stát, že se vám to vymstí. Jako lidi totiž máme tendenci podceňovat čas, který na daný úkol potřebujeme. Kolikrát jste řekli „budu tam za deset minut“ a dodrželi to na minutu přesně? Navíc metoda nebere v úvahu faktory mimo naši kontrolu, jako jsou nemocné děti, rozbité spotřebiče nebo provoz na cestě do práce. Pokud blokování času praktikujete správně, spotřebujete na něj spoustu času a úsilí, zvláště pokud používáte Muskovu intenzivní pětiminutovou metodu.

Už chápu, proč Robin Sharma jednou řekl: „Přestaňte organizovat čas. Začněte organizovat svou pozornost.“ Nikdo vám negarantuje, že tyhle metody budou fungovat. Nemůžou vás totiž přimět k tomu nejdůležitějšímu úkolu, co na seznamu máte, a zároveň dávají velký prostor chybovosti. Pravdou skutečně je, že v dnešním rychle se měnícím technologickém světě už čas není problémem. Dnes totiž můžeme provést složité výpočty nebo oslovit miliony během několika sekund. Máme ale přístup k nekonečnému množství věcí, které nás rozptylují. Takže je to jak podpůrné, tak zároveň problematické. Nechte tipy a triky o organizaci času plavat. Čas byste měli trávit tím, že pochopíte, co vám pomáhá soustředit se, co za úkoly upřednostňujete a co u vás hraje roli při rozhodování.

Překlad: Eva Mazalová
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.