Od chaosu k sebereflexi. 7 návyků, které vám zlepší pracovní život

„Celý den se nezastavím, ale na konci dne mám pocit, že jsem nic neudělala“, „Pořád přeskakuju z úkolu na úkol a mám problém cokoli dokončit“, „Jak se mám sakra soustředit, když po mně pořád někdo něco chce?“

Tyhle a podobné otázky dostávám jako trenér a konzultant několikrát týdně na školeních Time managementu a produktivity, na konzultacích i o pauzách u kávovaru. Lidé chtějí v práci fungovat lépe a často nevědí, jak na to. Kvůli špatnému plánování, zbytečným úkolům, nebo neefektivní komunikaci promrháme v práci průměrně až 40 % času. Více přesčasů vám k produktivitě nepomůže, zato dobré pracovní návyky ano.

Ve své roli lektora, konzultanta a kouče řeším time management, produktivitu i well-being s lidmi přes deset let v podstatě každý den. Mám pro vás několik tipů na návyky, které vám pomůžou k větší produktivitě i pohodě. Nechte se inspirovat nejen ode mě, ale třeba i od takových formátů, jako je Cal Newport, Ryder Carroll, Carol S. Dwecková a další.

1) Stanovte si úkol dne

Jak vypadá ideální ráno v práci? Pohoda, kafíčko, pokec s kolegy a mrknout, co je nového ve světě? Až moc pohodové a uvolněné ráno se v průběhu dne může změnit na pořádný stres. Nejsem sekernice, která tvrdí, že v práci musíme nonstop dřít, pauzy jsou extra důležité, jak si řekneme za chvilku. Pokec s kolegy a kafíčko tedy určitě zachovejte, je to dobrá příležitost k odpočinku a uvolnění, ale určitě ráno nevynechávejte naplánování dne a stanovení hlavního úkolu.

Když se na kurzech time managementu ptám, jak si účastníci vybírají své úkoly, často mi odpoví, že nejdřív hasí ty, co hoří, a pak si vybírají podle aktuálního rozpoložení další. A často si vyberou ty lehčí, méně důležité úkoly. Kvůli tomu pak hoří ty důležité a další den začínají zase hašením. A já se ptám: není lepší úkoly řešit dřív, než začnou hořet? Jednoznačně to lepší je a nemyslím si to jen já.

Ať už se zeptáte autora knihy Eat the Frog Briana Tracyho, nebo pánů Johna Zeratskyho a Jakea Knappa, autorů knihy Make time, nebo samotného Stephena Coveyho, všichni vám odpoví stejně: Stanovit si úkol dne je extrémně důležité. Proč? Díky určení úkolu dne víte, že budete pracovat na prioritním tasku hned ráno. Takže když se v průběhu dne cokoli podělá, to důležité už máte hotové. Zároveň jste ráno nejvíc svěží, nejméně náchylní k prokrastinaci a taky vás produktivní ráno víc motivuje po zbytek dne.

A jaký by měl být úkol dne? Ideálně něco, co patří k prioritám, měl by to být důležitý úkol, který bude mít velký dopad na vaše výsledky.

2) Nechte telefon v jiné místnosti, než pracujete

Potřebujete se soustředit a opravdu se ponořit do hluboké práce, tak jak o tom mluví Cal Newport ve své knize Hluboká práce? Ideálně se někam na delší dobu izolujte, abyste dosáhli maximálního soustředění, kreativity, efektivity, produktivity a stavu flow, jak ho ve své práci a výzkumech popsal psycholog Mihaly Csikszentmihalyi.

Eliminujte také veškerá vyrušení. S tím souvisí i to, kde je váš mobil, když se chcete soustředit. Vypnete zvuk a otočíte telefon displejem dolů? Experimenty ukazují, že to zdaleka nestačí. Už jen přítomnost mobilu snižuje naši kognitivní kapacitu. Chcete-li se plně soustředit a podat nejlepší výkon, naučte se telefon nechávat v jiné místnosti.

3) Nastavte si budík na pauzy a oběd si dejte do kalendáře

„A jak trávíte pauzy v práci?“ Moje oblíbená otázka. Pravidelně se mi místo odpovědi dostává jen uhýbajících a provinilých pohledů. „Dobře, dobře, tak o krok zpět, dáváte si v práci vůbec nějaké pauzy?“ beru většinou zpátečku. Smutná realita je, že na tento dotaz se jako první ozvou kuřáci: „Jasně, chodíme ven společně na cigáro.“ A když se ptám, co tam řeší? Práci. Tohle není pauza, alespoň ne kvalitně strávená.

Abyste mohli být produktivní, potřebujete odpočívat. V průběhu pracovního dne si vyhraďte čas na menší pauzy, kdy obnovíte energii. Pokud vám dělá problém si na malé pauzy a oběd vyhradit čas, dejte si je do kalendáře. Pauzu berte jako investici do své produktivity.

Vědec a psycholog Adam Waytz ve své práci tvrdí, že když mysli dovolíme, aby odlétla od práce, vracíme se k ní později schopni pracovat inovativněji a kreativněji. Nechte tedy svou mysl o pauzách odpočívat a pracujte lépe.

Nevynechávejte oběd. To, že do sebe naházíte jídlo za pochodu u počítače, neplatí. Marjaana Sianoja a kol., autoři studie z roku 2016, tvrdí, že ti pracovníci, kteří jedli mimo své pracoviště, prokázali větší schopnost vyrovnávat se se stresem a měli více energie po zbytek dne. „Přestávky na oběd,“ píšou autoři, „nabízejí důležité prostředí pro obnovu sil podporující pracovní zdraví a pohodu, zejména pro zaměstnance v kognitivně nebo emočně náročných povoláních.”

4) Říkejte „ne“ a vytvářejte si prostor pro soustředění

Představte si, že doděláváte důležitou práci a přichází za vámi kolega s prosbou o pomoc. Jak zareagujete? Kývnete a hned běžíte? A co vaše práce? Doděláte ji později? Znamená to, že jste řekli ano práci někoho jiného, a ne té svojí. Nejen že jste si odběhnutím úplně zničili soustředění a flow, ale zároveň jste ztratili nějaký čas, který vám pravděpodobně bude chybět. Naučte se proto říkat “ne”.

Samozřejmě vás nenabádám k tomu, abyste nepomáhali svým kolegům. Vztahy na pracovišti jsou důležité. Zamyslete se ale nad tím, kde říkáte ano, i přes to, že někde uvnitř hlavy vám zní: „Ty brďo, teď se mi to fakt nehodí, ale co už no.“ Jak píše Devora Zacková ve své publikaci Singletasking: „Ne, teď právě nemůžu“ není ekvivalent pro „Ne, nikdy to neudělám“. Tímto aktuálním odmítnutím vytváříte prostor pro svou produktivitu.

5) Ptejte se: „Co ty na to?“ a říkejte si o zpětnou vazbu

Možná si říkáte, že víte sami přece nejlépe, jestli odvádíte dobrou práci. Pozor na to, my lidé trpíme spoustou kognitivních zkreslení a svět kolem nás, sami sebe i své výkony vnímáme často pokrouceně. Jednoduše si často lžeme do kapsy, chyby si racionalizuje a kvůli konfirmačnímu zkreslení dáváme větší důležitost faktům, která potvrzují naše domněnky, jak potvrzují ve své práci psychologové a nositelé Nobelovy ceny Daniel Kahneman a Amos Tversky.

Ptát se na zpětnou vazbu je nezbytné i pro rozvoj růstového myšlení, jak tvrdí autorka knihy Nastavení mysli Carol S. Dwecková. Růstové myšlení pomáhá lépe se vyrovnat s neúspěchem, podporuje neustálé učení a růst, v neposlední řadě také zvyšuje motivaci, angažovanost a spolupráci v týmu. No neberte to.

Vezměte si k srdci slova Sönkeho Ahrense, výzkumníka a autora knihy Jak si dělat chytré poznámky: „Pokud se chcete neustále zlepšovat, potřebujete pravidelnou a poctivou zpětnou vazbu. Pokud se zpětné vazbě vyhýbáte, možná vám to krátkodobě pomůže zachovat váš vlastní (a možná pokřivený) sebeobraz, ale dlouhodobě vám to škodí.“ Berte konstruktivní kritiku jako dar, protože ten, kdo vám ji říká, musel vyvinout určité úsilí, překonat svoje vlastní rozpaky, a navíc mu na vás evidentně záleží, jinak by se se zpětnou vazbou neobtěžoval.

6) Scházejte se jednou za čas sami se sebou

Často zapomínáme na to nejdůležitější, sami na sebe. Vezměte se na rande, nebo alespoň na pěkný meeting. Schůzka sám se sebou je prostor, který si pravidelně vyhradíte jednou za čas, abyste mohli zhodnotit uplynulé období, naplánovat si to budoucí a přemýšlet například o svých cílech, vizi, motivaci a podobně.

Je nutné pravidelně kontrolovat, jestli jdete správným směrem, jestli vaše priority stále platí a také jestli používáte ty nejvhodnější prostředky a nástroje. Když se pravidelně nezastavujete, jedete v režimu autopilota a v pracovním shonu nemáte prostor se zamýšlet. Reflexe podporuje emoční regulaci, zvládání stresu a negativních pocitů, a díky tomu si podle Daniela Golemana kultivujete svou emoční inteligenci. Místo toho, abyste se vztekali na své kolegy, dostaňte to ze sebe pěkně v soukromí. Dejte si do kalendáře pravidelné schůzky sami se sebou a vytvořte si z toho zvyk.

7) Uzavřete den reflexí

Na konci pracovního dne se na chvilku zastavte a zrevidujte svůj to-do list, stačí 15 minut. Stihli jste vše, co jste chtěli? Pokud ano, tak pokračujte směle dál v zajetých vzorcích. Pokud ne, jak to? Co se v průběhu dne stalo, že jste svůj plán nedodrželi? Možná byl váš plán moc ambiciózní, možná jste v průběhu dne špatně hospodařili se svou energií, nebo jste prostě neřekli ne na úkoly, které neměly prioritu. Ať už stojí za neúspěšnou realizací denního plánu cokoli, přeplánujte to, co jste nestihli, na další dny a upravte svou práci tak, abyste v budoucnu byli na konci dne spokojenější.

Jak říká Ryder Carroll, autor metody Bullet Journal, uzavřením dne reflexí a přesunutím nedokončených úkolů ulevujete své mysli a zbavujete se stresu, který nahrazujete pocitem uspokojení z odvedené práce.

Který pracovní návyk bude mít největší dopad na vaši spokojenost a výkon? Dejte si čas pro nový návyk do kalendáře, přizpůsobte ho svému pracovnímu prostředí a čerpejte benefity, které nabízí. Drobné změny často přinesou velké výsledky, co víc chtít, než hodně muziky za málo peněz?

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.