Jak dávat negativní zpětnou vazbu kolegovi, s nímž se přátelíte

Jednou z nejmilejších povinností týmového vedoucího je své kolegy a podřízené chválit. Asi každý manažer by si přál být neustále jenom poslem dobrých zpráv a vychvalovat ostatní za dobře odvedenou práci. Co když ale některý z členů týmu nepodává takový výkon, jaký se od něj očekává? A co když je dotyčný člověk zároveň i vaším kamarádem? Jak nejlépe podat negativní zpětnou vazbu kolegovi, se kterým se současně i přátelíte?

Kamarád nadřízený

Kul Mahay, 54letý policista působící na severu Anglie, byl nadšený, když byl po deseti letech služby u policejního sboru v Derbyshire povýšen na seržanta. Když se ale dozvěděl, že bude zároveň se svým povýšením převelen zpět na policejní stanici, kde na samém začátku své kariéry působil jako kadet, začal pociťovat jisté obavy. S kolegy, kteří z velké části na této stanici stále působí, si totiž ve svých mladších letech vybudoval přátelské vztahy. „Tato stanice je trochu jiná v tom, že leží osamoceně v odlehlé části kraje. A policisté, kteří tam slouží, tak mají tendenci z ní neodcházet a zůstávat dlouho,“ vysvětluje Kul. „Někteří z nich dokonce strávili celou svoji třicetiletou službu právě na téhle stanici.“

Někteří kolegové Kula v jeho kadetských letech považovali za pouhé „ucho“, zatímco s jinými se Kul spřátelil. Teď se ale měl stát jejich nadřízeným. Práce příslušníka policie obecně patří k těm vůbec nejtěžším. Policejní sbor v Derbyshire dokonce potenciální zájemce o službu varuje, že se jedná o práci, která je „psychicky, fyzicky i emočně náročná.“ Prostředí policejního oddělení zkrátka na zaměstnance klade vysoké nároky a policisté musí být skutečně silné osobnosti.

Na stanici, kde se Kul měl stát seržantem, dlouhodobě vládl autoritativní styl řízení. Kul ale věděl, že tento přístup mu nebude vyhovovat. „Už na samotném začátku jsem si řekl, že můj styl vedení bude muset být vzhledem k mé povaze úplně odlišný. Já bych spíš chtěl ostatní inspirovat a motivovat,“ říká. V prvé řadě si musel Kul coby vedoucí získat důvěru svých podřízených, a proto se rozhodl jednat se svými kolegy zcela otevřeně a na rovinu. *„Řekl jsem jim: ‚Tahle situace je těžká jak pro mě, tak pro vás. Ale jsme v tom spolu a spolu to taky zvládneme.‘“

Mít v týmu přátele má své výhody…

Vést příslušníky policie není žádný med. Už jen kvůli tomu, že práce v policejních sborech je vysoce stresující – na vině jsou mimo jiné rizika, která musí policisté každodenně podstupovat, případně i traumatické zážitky, vysoká zodpovědnost a směnný provoz. Kul Mahay říká, že i proto rozhodně není na škodu mít ve svém týmu přátele. Naopak, pomáhá to budovat vzájemnou důvěru i týmového ducha. „Na pracovišti jsou extrémně důležité osobní vztahy a vzájemné porozumění,“ říká Kul. „Chci vědět, co mé podřízené trápí, a zajímám se o ně nejenom jako o pracovníky, ale hlavně jako o lidské bytosti.“ A tohle všechno se dělá podstatně snáz, pokud si je člověk s dotyčnými kolegy blízký.

Přátelství a blízké vztahy se hodí i ve chvíli, kdy musíte kolegům dávat negativní zpětnou vazbu. U kamarádů totiž dovedete lépe odhadnout, co za jejich nedostatečným výkonem stojí a jaké je skutečné jádro problému. „Může se jednat o určité osobní problémy, které si dotyčný spíše nechává pro sebe, třeba finanční problémy nebo smrt v rodině,“ říká Kul.

… jak ale svému kamarádovi říci, že musí pracovat jinak a lépe?

Kul se během těch několika let, kdy byl seržantem policejního oddělení, mnohokrát dostal do situace, kdy byl nucen svým podřízeným dát negativní zpětnou vazbu. A v tomto úkolu mu pomohl právě jeho empatický přístup. „Častokrát se mi stalo, že jsme se s nějakým dobrým kamarádem neshodli ohledně určité pracovní záležitosti. A museli jsme najít cestu, jak si to vyříkat, aniž bychom ohrozili naše přátelství.“

Kul Mahay strávil skoro dvě třetiny své kariéry ve vedoucích pozicích. A předtím než šel do výslužby v roce 2015, byl určitý čas dokonce policejním náčelníkem. Nyní působí jako kouč ve své vlastní agentuře s názvem The Immersion Coach. A právě s přihlédnutím k jeho dlouholetým zkušenostem jsme ho poprosili, jestli by nám neprozradil tipy, jak ostatním podávat negativní zpětnou vazbu. Zde jsou:

1. Držte se faktů. Musíte být za každou cenu objektivní a féroví, nehledě na to, jak blízcí si s dotyčným kolegou jste. „Mějte připravená konkrétní data a argumenty, které vaše tvrzení jasně dokazují,“ říká Kul. I díky tomu snížíte riziko, že si vaši kritiku bude daný kolega brát osobně.
2. Řešte celou záležitost v klidu. Předem si připravte, co budete říkat. Mluvte otevřeně a přátelsky a snažte se neznít útočně. „Nepřistupujte k setkání jako ke konfrontaci nebo zápasu,“ radí Kul. „Mějte emoce pod kontrolou, nenechte se jimi strhnout a uvažujte racionálně.“
3. Řekněte jasně, co je za problém. O jádru věci mluvte zcela otevřeně a jednoznačně a neodbočujte k jiným tématům. „Zároveň ale nesmíte působit příliš povýšeně, protože jinak by mezi vámi a dotyčným kolegou mohla vzniknout bariéra.“ Podle Kula zároveň platí, že každý příběh má více verzí podle toho, kdo jej vypráví, a vy tak musíte brát v potaz i pohled svého kolegy.
4. Postupujte podle pravidel koučinku. Vaše zpětná vazba musí být vyvážená a musí zdůrazňovat i silné stránky dotyčného pracovníka. Zároveň mluvte upřímně. Pokládejte dotazy a poté mlčte a danému kolegovi skutečně naslouchejte. Jen pomocí otázek totiž dovedete dotyčného kolegu dostatečně zapojit do dialogu a společně tak budete schopni najít řešení problému. „Je nutné navést druhého člověka k tomu, aby se nad věcí sám do hloubky zamyslel. A pomocí správných dotazů se dostanete až k samotnému jádru problému a k tomu, co za jeho neuspokojivým pracovním výkonem skutečně stojí,“ říká Kul. „Drtivá většina lidí chce podávat dobrý výkon a chce se v práci cítit dobře. Málokdo chodí do práce, aby se tam ulejval.“
5. Řekněte si, co dál. Úkolem vašeho setkání je společně přijít s akčním plánem, co dál. Součástí tohoto plánu by měly být konkrétní, definované kroky, které je třeba učinit. „Výstupem každého takového setkání musí být seznam akčních kroků, a to včetně informace, kdo je za realizaci jednotlivých kroků zodpovědný. Jedině tak se věci pohnou kupředu.“

Když hrozí konec přátelství

Výše uvedenou metodu Kul Mahay úspěšně používal celé roky, i když ne vždy přátelství s dotyčnými lidmi vydrželo. Na samém konci své dvaatřicet let trvající kariéry se Kul dostal do velmi obtížné situace. Jeden z jeho velmi dobrých přátel totiž začal mít v práci problém s dosahováním požadovaných cílů. Na základě toho dostal Mahay shora příkaz tento neuspokojivý výkon s daným pracovníkem probrat. Dotyčný kolega byl ale velmi tvrdošíjný, nenechal si nic líbit a nebyl ochoten naslouchat někomu, kdo kdysi býval na stejné úrovni jako on.

„Tenhle člověk to prostě neskousl. Naštval se a začal se poměrně agresivně bránit,“ vzpomíná Kul. „Setkali jsme se několikrát. Na každou z těch schůzek jsem se pečlivě připravoval a snažil jsem se za každou cenu držet tématu, protože on to celé bral velmi osobně a pokaždé hrozilo, že sklouzneme ke konverzaci o něčem úplně jiném. Bylo vidět, že ho naštvalo, že jsem si dovolil kritizovat jeho práci.“

Nakonec spolu vypracovali půlroční akční plán, jehož součástí byly i pravidelné bilanční schůzky. Krok po kroku pak daný kolega měnil svoje postupy k lepšímu a po čase začal opět podávat požadovaný výkon. Přátelství mezi oběma muži ale nevydrželo. „Při vedení lidí člověk občas musí upřednostnit pracovní povinnosti před osobními vztahy. Nemůžete se vždy zavděčit všem, vždycky se ale musíte za každou cenu držet hodnot, ve které věříte. Stejně tak byste měli být za všech okolností féroví a transparentní vůči ostatním,“ říká Kul.

Být vedoucím je občas řehole

Snažte se při jednání s ostatními lidmi maximálně využívat svoji emoční inteligenci, i když podle Kula Mahaye občas ani to nepomůže. „Zatímco svoje emoce můžete ovlivnit poměrně dobře, ovlivnit emoce ostatních lidí je mnohem těžší,“ říká. „A ani vysoká emoční inteligence nezaručí, že se zavděčíte všem. I to je jedna z věcí, které jsem se během své praxe naučil.“

Podle Kula je ale pro kteréhokoliv vedoucího důležité se neustále rozvíjet a vzdělávat. „Všichni se pořád máme co učit,“ dodává Kul na závěr.

Přeložil Matěj Moravec
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.