Šest tipů, jak optimalizovat práci v týmu

Hvězdný hráč basketbalu Michael Jordan jednou pronesl: „Zápas možná můžete vyhrát díky talentu, ale turnaje se vyhrávají jenom pomocí týmové práce a inteligence.“ Schopnost pracovat v týmu nebo vést skupinu lidí už dnes patří mezi nejzákladnější dovednosti, které se vyžadují po pracovnících na téměř jakékoliv myslitelné pozici. A ruku na srdce – kolikrát už jste i vy sami sebe v CV nebo motivačním dopise popsali jako „týmového hráče“?

I když se schopností pracovat ve skupině ohání víceméně každý, ve skutečnosti to není tak samozřejmá dovednost, jak by se mohlo na první pohled zdát.

Proč mají týmy lepší výsledky než jednotlivci?

Pokud je pracovní skupina dobře zorganizována a jejím jednotlivým členům dáván prostor využít své silné stránky, celý tým může dosáhnout daleko lepších výsledků než v případě, kdy by jeho členové pracovali samostatně. Týmová práce navíc pomáhá členům skupiny rozvíjet jejich komunikační dovednosti a schopnost adaptace na různé situace. Americká ekonomka a socioložka Grace Coylová zkoumala organizované skupiny a jejich fungování už ve 30. letech minulého století a zjistila, že skupiny „poskytují jednotlivým účastníkům možnost vzájemně rozvinout své sociální dovednosti, naučit se schopnosti přizpůsobit se ostatním, najít si nové zájmy, rozšířit si obzory a osvojit si nové dovednosti“. Týmová práce zkrátka rozvíjí všestrannost, učí lidi spolu efektivně komunikovat a napomáhá tak vytvářet pracovní prostředí, kde spolu všichni spolupracují a které není tolik svázané definovanou hierarchií.

Každý podnikatel, který chce být úspěšný ve světě obchodu, musí především umět sestavit efektivní tým a musí ho umět i správně motivovat. Steve Jobs, spoluzakladatel společnosti Apple, velmi často zdůrazňoval, že úspěch Applu je dán právě tím, jak jsou spolu zaměstnanci firmy schopni efektivně spolupracovat a komunikovat. „Při týmové práci se musíte být schopni spolehnout na ostatní, že splní svoje povinnosti, aniž byste je museli neustále kontrolovat,“ řekl Jobs v jednom rozhovoru.

Když se z týmové práce stane fiasko

Ne vždy je ale práce týmu ideální. Týmová práce totiž někdy může vyústit v neshody mezi účastníky, může jim působit stres nebo vyvolat napětí. Doktor Ogbonnaya, lektor na Univerzitě v Sussexu a odborník na kolektivní psychologii a skupinové chování, v rozhovoru pro Harvard Business Review říká: „Vznikají konflikty, někteří členové skupiny příliš spoléhají na práci ostatních a jiní naopak za svoje úsilí nesklízejí vděk, který by si zasloužili.“ Ogbonnaya dále uvádí, že velká část stresu při týmové práci pochází z tlaku, který manažeři skupiny vyvíjejí na její členy.

„Ve chvíli, kdy je pracovníkům zadán společný úkol, na kterém se mají podílet všichni dohromady jako kolektiv a za který mají všichni odpovědnost, mají tito pracovníci často větší tendenci kvůli práci na tomto projektu zůstávat přesčas a pociťovat stres nebo dokonce úzkost,“ uvádí Ogbonnaya. A to je jeden z důvodů, proč mnoho lidí vnímá svoji zkušenost s týmovým úkolem jako negativní.

Ne vždy jsou na vině špatní manažeři

V roce 2017 ukázal výzkum společnosti Dropbox mezi britskými firmami, že ve většině případů neprobíhá týmová práce tak, jak se od ní očekávalo. Výsledkem je, že práci ve skupinách nemá ráda více než polovina Britů. A co tedy podle účastníků výzkumu nejčastěji narušuje týmovou práci?

• Členové týmu, kteří se akorát „vezou“ a neplní své povinnosti
• Kolegové, kteří myslí na svůj prospěch a nikoliv na prospěch celé skupiny
• Členové skupiny, kteří nejsou schopni dát svoje ego stranou
• Příliš mnoho času ztraceného dohadováním či hádkami
• „Ostatní mě brzdí“

Studie dále zjistila, že velkým problémem je i fakt, že lidé se obecně pokud možno snaží vyhýbat konfliktům. Dvě třetiny pracovníků se tak cítí nekomfortně, když mají s někým řešit neshody, které jsou přitom zpravidla klíčovou součástí jakékoliv skupinové práce.

Rozdíly mezi členy skupiny

Napětí v rámci pracovních skupin vzniká nejčastěji buď v důsledku rozdílných názorů na pracovní postupy a organizaci práce, nebo v důsledku neefektivní komunikace mezi členy týmu. Pokud patříte mezi lidi, co mají ve všem rádi pořádek a umí si organizovat čas, můžete lehce ztrácet trpělivost s kolegy, kterým se neustále musí připomínat deadliny a jejich povinnosti. Nebo jste možná non-stop online a jste zvyklí efektivně používat moderní komunikační nástroje, zatímco ostatním členům skupiny trvá celou věčnost odpovědět na jeden e-mail. Anebo naopak patříte mezi kreativnější jedince, kteří mají rádi na věci klid, a neustálé upomínky a změny zadání vás nejen obtěžují, ale i ruší od práce.

Jak můžete jako tým lépe pracovat?

Dobře fungující týmy a kvalitně nastavená pravidla týmové práce ve firmě vedou k větší spokojenosti zaměstnanců. A aby se skupinová práce ve vaší firmě zlepšila, stačí se naštěstí pouze držet několika základních, jednoduchých pravidel. Zde je šest tipů, které vám práci v týmu ulehčí.

1. Jako první krok definujte role jednotlivých členů týmů

S tímto vám může pomoci věda. Podle doktorky Meredith Belbinové, výzkumnice a konzultantky v oblasti managementu, by měl každý efektivní tým sestávat z devíti klíčových rolí. To nutně neznamená, že každý tým musí být složen z minimálně devíti lidí. Spíše se tím myslí, že členové týmu by měli být schopni dohromady dát kompetence těchto devíti rolí:

• Inovátor
• Realizátor
• Dotahovač/kompletovač
• Vyhodnocovač
• Vyhledávač
• Usměrňovač
• Týmový pracovník
• Koordinátor
• Specialista

Jestliže jste prakticky založený člověk se smyslem pro detail, mohla by se pro vás hodit role realizátora nebo dotahovače. Jestliže jste kreativec, co rád prozkoumává nové možnosti, je pro vás role inovátora jako stvořená.

Není nutné se za každou cenu držet tohoto konkrétního rozdělení. Je však nutné hned od začátku definovat, co se od jednotlivých členů skupiny očekává. Rozhodně není dobrý nápad aplikovat princip všichni dělají všechno.

2. Definujte časový rámec projektu a určete, kdo bude koordinátor

Každý zacházíme s pracovním časem jinak. Někdo chce mít vše hotové co nejdříve. Jiní se začnou projektu skutečně naplno věnovat až chvíli před deadlinem. Je dobré si tyto rozdíly u jednotlivých členů týmu uvědomovat už od začátku a nastavit jednotlivým rolím jasný harmonogram.

Investigativní žurnalistka Brigitte Alterová ve své příručce pro zahraniční zpravodaje uvádí, že úspěšné zvládnutí projektu, do kterého je zapojen celý tým novinářů z různých zemí rozdílných časových pásem, vyžaduje jmenování týmového koordinátora.
Koordinátor podává jednotlivým členům informace o postupu v jednotlivých dílčích úkolech, řídí pracovní tok a hlídá termíny a deadliny. Navíc může být jakýmsi prostředníkem mezi členy týmu, může jim pomáhat spolu komunikovat a dává pozor, aby všichni měli všechny potřebné informace.

3. Naplánujte pravidelné porady

Pravidelná setkání vašeho týmu vám umožní probrat konkrétní body projektu nebo společně vyřešit dílčí problémy. Tím, že jednotliví členové skupiny zastupují různé role nebo dokonce pocházejí z různých oddělení, jsou porady nezbytné k tomu, aby byly aktivity pracovníků sjednocené a aby se posílil týmový duch skupiny.

4. Buďte transparentní

Otevřená komunikace veškerých případných změn nebo nových faktorů je pro úspěch týmu zcela klíčová. Pokud narazí některý člen skupiny na problémy, které mohou jeho práci ovlivnit, měl by o tom co nejdříve dát vědět ostatním, aby byli všichni v obraze a počítali s případnými dopady těchto změn.

To se týká i problémů, které mohou u člena týmu nastat v osobním životě. Dotyčný člen skupiny nemusí samozřejmě s ostatními sdílet detaily o svém soukromí, ale měl by v takovém případě alespoň dát ostatním vědět, jak bude ovlivněna jeho práce a jestli se v plnění některých svých úkolů nezpozdí. Čím dříve bude zbytek týmu vědět, že daný pracovník nebude schopen dokončit své úkoly včas, tím dříve si budou moci členové přerozdělit práci mezi sebe a na potenciální problém se předem připravit.

5. Buďte asertivní, nikoliv agresivní

Na australské univerzitě Edith Cowanové v Perthu byl realizován výzkum o parametrech úspěšné týmové práce, který ukázal, že klíčovými charakteristikami dobře fungujících týmů jsou transparentní komunikace a podávání pozitivní zpětné vazby. Výzkumníci zjistili, že úspěšné pracovní skupiny zpravidla neměly problém diskutovat o problémech nebo nepříjemných tématech a že si při těchto diskuzích jejich účastníci běžně poskytovali zpětnou vazbu a navzájem si říkali i konstruktivní kritiku.

Skupinové diskuze musí účastníkům nabídnout možnost vyjádřit své nápady i obavy. A účastníci by své myšlenky zároveň měli vyjadřovat dostatečně asertivním způsobem.

Na základě svého výzkumu o asertivní komunikaci zdůrazňují experti z americké neziskové organizace Mayo Clinic, že není důležitý jenom obsah sdělení, která mezi sebou členové týmu sdílejí, ale i tón, kterým jsou tato sdělení podávána: „Pokud s ostatními komunikujete způsobem, který je buď moc pasivní nebo naopak agresivní, může se stát, že se tak zcela vytratí hlavní myšlenka, kterou jste chtěli předat, protože ostatní se soustředí nikoliv na obsah, ale na způsob, jakým svoje myšlenky podáváte.“

6. Naučte se komunikovat ve skupině a přizpůsobte se jejím členům

Lépe komunikovat ve skupině se naučíte, pouze pokud si uvědomíte a přiznáte své vlastní nedostatky ve svých komunikačních dovednostech. V tomto ohledu vám týmová práce může pomoci rozšířit si obzory, protože vás donutí více vnímat svůj vlastní styl práce a komunikace.

Možná vám připadá, že většinu práce musíte odvést vy. Co když se ale ve skutečnosti chováte jako malý diktátorský mikromanažer, co se snaží ostatní kontrolovat do nejmenšího detailu? Nebo si připadáte jako kreativní inovátor, bez kterého by se celý tým nebyl schopen pohnout z místa, ale ostatní vás akorát zasypávají nesmyslnými deadliny a upomínkami? Ve skutečnosti však jenom nedáváte nikomu prostor komentovat vaši práci a nejste tak plnohodnotným týmovým hráčem.

Ať tak či tak, měli byste se naučit vnímat zpětnou vazbu ostatních členů týmu a poučit se z jejich kritiky. Týmová práce tak nabízí jedinečnou příležitost pro osobní rozvoj, protože vám může pomoci nejen zlepšit komunikační dovednosti, ale i se více dozvědět o sobě a svém stylu práce.

Přeložil Matěj Moravec

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.