Stačí 15 minut: Jak zvýšit produktivitu za čtvrthodinu denně?

Ivy Lee byl úspěšným podnikatelem, teoretikem efektivity práce a uznávaným konzultantem, kterého si v roce 1918 najal Charles M. Schwab, prezident ocelářského koncernu Bethlehem Steel Corporation a jeden z nejbohatších lidí té doby. Legenda praví, že Schwab pozval Leeho do své kanceláře a prosil ho, aby mu pomohl s produktivitou ve firmě. A Lee mu odpověděl: „Dejte mi 15 minut s každým z vašich vedoucích pracovníků. Nebude vás to nic stát a po třech měsících mi můžete poslat tak vysokou odměnu, jak uznáte za vhodné.“ A tak se také stalo. Lee v krátkosti představil jednotlivým vedoucím svoji metodu. A po třech měsících byl Schwab s výsledky tak spokojen, že Leemu poslal šek na na 25 tisíc amerických dolarů, což by po přepočtu na dnešní hodnotu odpovídalo téměř devíti milionům korun. Co jim poradil?

V jednoduchosti je síla

Jaké tajemství, jehož vysvětlení zabere jenom pár minut, tedy Ivy Lee manažerům prozradil? Jeho metoda je extrémně jednoduchá, ale v tomto případě skutečně platí, že v jednoduchosti je síla. Leeho metoda totiž spočívá v tom, že si každý večer sepíšete šest úkolů, na kterých budete pracovat další den. Díky tomu si utřídíte priority a následujícího dne se můžete bez rozmýšlení hned ráno naplno pustit do práce.

A proč má být úkolů zrovna šest? Ivy Lee zjistil, že počet šesti úkolů je jakýmsi zlatým středem – není to ani málo, ani moc. Kdybyste se snažili psát delší seznam, nejenže tím zbytečně strávíte více času a metoda by vás mohla po nějakém čase začít kvůli přípravě obtěžovat, ale navíc bude vaše denní agenda příliš dlouhá a vy si budete muset během pracovního dne stejně vybírat, čemu se věnovat a čemu ne. A tím by celý princip prioritizace ztratil svůj základní smysl.

Jak tedy vypadá metoda Ivyho Lee v každodenní praxi?

Krok první: Na konci každého pracovního dne si sepište šest nejdůležitějších úkolů, které musíte další den splnit

O nutnosti psát si úkoly na další pracovní den jsme psali už vícekrát. K čemu je to tedy dobré? Především k tomu, že nemáte úkoly pouze ve své hlavě, ale máte je sepsané černé na bílém. Z psychologického hlediska tak budete daný plán podvědomě více pociťovat jako závazný, a snížíte tak riziko, že ho nedodržíte.

Doktorka Gail Matthewsová, působící na katedře psychologie v Dominican University v Kalifornii, vedla v roce 2015 studii, které se účastnilo na 267 lidí. Porovnávala úspěšnost dosažení cílů u lidí, kteří si své plány zapisují, v porovnání s lidmi, kteří si je nezapisují. Tyto plány se týkaly celé řady oblastí, od úspěšného dokončení projektu přes dosažení zvýšení platu až po cíle v osobním životě a plány týkající se například lepšího vyvážení pracovního a soukromého života.

Studie zjistila, že lidé, kteří si své úkoly zapisovali a jejich plnění průběžně kontrolovali, vykazovali průměrnou úspěšnost jejich dosažení 70 %, zatímco ti, kteří si nechávali své cíle čistě jen v hlavě a neměli je černé na bílém, měli úspěšnost přesně poloviční, tedy 35 %. Sepisování úkolů, ač se zdá banální, tedy není radno podceňovat!

Krok druhý: Seřaďte úkoly podle priority – od nejdůležitějších po nejméně důležité

Stejně důležité jako sepisování úkolů je i jejich prioritizace. Pomocí vám vyhovujícího klíče si seřaďte úkoly od nejdůležitějších k méně důležitým a následující ráno začnete svůj plán v tomto pořadí bod po bodu plnit. Díky tomu budete produktivní už od samého začátku pracovního dne. Tím, že si předem seřadíte úkoly podle důležitosti, totiž nebudete muset druhý den ráno ztrácet čas vymýšlením, co dělat dřív a co později. A čím méně rozhodování musíte na začátku dne udělat, tím lépe.

Podle výzkumu Roye Baumeistera, profesora z Princetonské univerzity a autora termínu „únava z rozhodování“ (decision fatigue), je moderní člověk nucen dělat každý den tolik rozhodnutí, že po nějakém čase zkrátka ztrácí kapacitu a začne dělat chyby. Tím, že si předem určíte své hlavní úkoly a určíte si i jejich prioritu, si svou rozhodovací kapacitu nevyčerpáte hned zkraje pracovního dne a budete moci svoji energii investovat právě do efektivního plnění své agendy.

Krok třetí: Následující den se soustřeďte nejdříve pouze a jenom na první úkol a teprve pak přestupte k dalším

Důležitým principem v Leeho metodě je postupné plnění jednoho úkolu po druhém. Začněte prvním, nejdůležitějším bodem na agendě, a teprve až když je hotový, přejděte k dalšímu.

V praxi to znamená, že se musíte vyhnout tzv. „multitaskingu”, tedy práci na více úkolech najednou, čímž zvýšíte svoji výkonnost a efektivitu práce. Jak totiž uvádí dva roky stará studie ze Stanfordské univerzity, multitasking je pouhým mýtem, protože při simultánní práci na více úkolech najednou náš mozek ve skutečnosti pouze hekticky skáče z jedné úlohy na druhou a zpátky. Výsledkem je snížená produktivita a vyšší chybovost.

Moderní technologie, televize, home office, telefony, sociální sítě, rychlost komunikace – to vše samozřejmě v současné době ještě více rozptyluje naši pozornost, a mnoho lidí má tak tendenci snažit se soustředit na více věcí najednou i při práci. A právě proto mnozí autoři a koučové nyní mluví o tom, že lidé by se měli začít učit praktikovat tzv. „unitasking”, tedy plně se soustředit v daný okamžik pouze na jeden úkol (tento přístup ve své slavné knize nazývá Cal Newport „hlubokou prací“). Nesnažte se tedy stihnout vše najednou, postupujte seznamem systematicky a vždy se věnujte jenom jednomu bodu agendy.

Krok čtvrtý: Pokud máte na konci dne některé úkoly stále nevyřešené, přesuňte je do seznamu na další den

Pokud si úkolů sepíšete šest či méně, ale stejně se vám nakonec nepovede dokončit je všechny, jednoduše si nedodělané úkoly převeďte do dalšího dne.

Zároveň vyhodnoťte, proč jste úkol nesplnili. Zabraly vám ostatní body agendy více času, než kolik jste plánovali? Přibyly vám nečekaně během dne jiné úkoly, kterým jste se věnovali? A měly tyto nové úkoly skutečně vyšší prioritu než ty zapsané na seznamu? Podobné vhledy vám pomohou si do příště psát efektivnější a reálnější seznam, kterého se budete moci držet.

Krok pátý: Opakujte poctivě každý den

Jednoduchost metody Ivyho Lee je zároveň její silnou stránkou. Metoda nevyžaduje žádné speciální vybavení ani investice a nehrozí, že by vás svojí složitostí a časovou náročností odrazovala – sednout si na patnáct minut a sepsat si úkoly na další den byste měli být schopni skutečně každý večer.

Metoda ale bude fungovat pouze tehdy, když se jí budete poctivě řídit skutečně každý den. Pokud se jí budete dlouhodobě držet, budete začínat každý nový pracovní den s o něco větší motivací a nebudete se tolik nechávat rozptylovat při práci na skutečně prioritních úkolech.

Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.