10 pravidel pro zlepšení time managementu při práci z domova

Je to již rok, co nenávratně zmizel starý zavedený pracovní režim. Tedy časy, kdy měl každý člen domácnosti svůj vlastní program, na svém pracovišti (nebo pískovišti). Mnoho z nás do práce jezdilo nebo chodilo a člověk měl alespoň pár minut na přepnutí mezi domovem a prací. Pracovní den tenkrát začínal srdečným přivítáním s rodinou, nebo s kolegy, společnou ranní kávou a čerstvou snídaní z pekárny. Následoval čas vyhrazený pracovním úkolům, jednáním, vyřizování telefonátů a e-mailů. Po dobrém obědě v restauraci a probrání zážitků i plánů s kolegy se před námi rozprostřel další blok, který jsme mohli nerušeně věnovat práci. Poté jsme nejen obrazně, ale doopravdy zavřeli dveře kanceláře a vyrazili se věnovat rodině, koníčkům, zábavě nebo odpočinku… Hmmm, tak jsme si zavzpomínali a vraťme se do reality.

Home office celé domácnosti se stal novým standardem. Místo zasedaček si rezervujeme jediné klidné místo v bytě, nebo přebíháme s notebookem před ječícími dětmi a štěkajícími psy z místnosti do místnosti. Místo každodenní cesty do práce a z práce vyrážíme jednou týdně na nákup. Oběd s kolegy jsme nahradili vybílením ledničky, nebo vyvářením pro celou rodinu. Možná nás také místo pravidelného sportu a relaxace začínají celkem pravidelně bolet záda, protože se krčíme u počítače na nevhodné židli. A kdy že vlastně začíná a končí pracovní doba? Prvním telefonátem a když v noci usínáme u obrazovky počítače? Asi to není tak hrozné, ale i přesto již možná nadešel čas nastavit si několik pravidel pro time management při práci z domova.

Pravidlo č. 1: Zahajte pracovní dobu ranním meetingem

Stává se vám, že vstáváte později a později? Ranní běh s kolegy, plavání, jóga, nebo lekce ve fitness a první pracovní schůzka v 8:30 nám se vstáváním zřejmě ještě nějakou dobu nepomohou. Zkuste si místo toho na ráno naplánovat online meeting s kolegy, obchodními partnery nebo dodavateli. Závazky a zodpovědnost vůči ostatním motivují, neztratíte blízké kontakty se svým týmem a navíc nebudete celé dopoledne pracovat v pyžamu.

Pravidlo č. 2: Rozložte svůj čas mezi priority

Dožadují se děti, partneři, domácí mazlíčci nebo další rodinní příslušníci vaší neustálé a plné pozornosti? Uvědomte si, že přestože jsou urputní, může se v některých chvílích a situacích z jejich strany jednat spíše o nátlak než o skutečnou potřebu. Leží na vás tíha zodpovědnosti za pracovní povinnosti, péči o děti i kompletní starost o domácnost? A máte občas pocit, že ji nemůžete celou unést? Zkuste k tomu přistoupit tak, že je svůj čas i pozornost potřeba rozložit mezi více priorit. Nejen na vaší, ale také na ostatních stranách je třeba najít nějaký kompromis, který bude akceptovatelný pro všechny zúčastněné. A to, že někdo potřebuje vaši neustálou intenzivní pozornost a péči, může být spíše váš pocit, do kterého vás nezvyklá situace uvrhla, než opravdová potřeba.

Pravidlo č. 3: Neupřednostňujte pouze naléhavé úkoly

Cítíte se neustále přetížení? Možná nedokážete odlišit, co je skutečně zásadní a co jenom spěchá. Ne každý úkol má ale stejnou prioritu. Dejte si pozor, aby vám některé naléhavě se tvářící záležitosti nekradly čas, který byste mohli věnovat těm důležitým. K ujasnění priorit z pohledu důležitosti a naléhavosti výborně funguje Eisenhowerův princip. Pomocí jednoduchého rozdělení úkolů do čtyř kvadrantů okamžitě získáte celkový přehled. Také více než sto lety prověřené Paretovo pravidlo říká, že klíčových 80 % projektu se dá zvládnout za 20 % času. Buďte efektivní a začněte zítřejší pracovní den pro změnu tím, co je nejdůležitější.

Pravidlo č. 4: Soustřeďte se

Pokud často děláte více věcí najednou, možná se občas hůř soustředíte a děláte chyby. Odborníci stavu nepřetržité částečné pozornosti někdy říkají informační obezita. Schopnost plně se soustředit na jednu záležitost se dá ale postupně trénovat a podpořit dobrými informačními návyky. Pokud si troufáte na hardcore trénink, vyzkoušejte tzv. Pomodoro techniku s pevným střídáním intenzivního pracovního soustředění a krátkých pauz (25 min. práce + 5 min. pauza, cyklus se doporučuje opakovat max. 4x před delší 30minutovou pauzou).

Pravidlo č. 5: Omezte rušivé prvky

Trávíte denně hodně času na sociálních sítích? Necháváte se vyrušovat upozorněními? Rozptylujete svou pozornost okamžitým přečtením každého nového e-mailu? Kontrolujete neustále, zda se někde neobjevily nové zprávy, nebo nějaké jiné novinky? Musíte být u všeho, co se řeší v domácnosti? Pak není divu, že se vám hůře soustředí. Nejprve si sestavte list VIP osob, aby vám ty opravdu důležité e-maily a hovory neutekly. Hned vzápětí si ale vypněte všechny rušivé zvuky a upozornění, pomoci mohou i různé aplikace. Nemějte obavy, zásadní zprávy vám neutečou, ani když je zkontrolujete pouze jednou nebo dvakrát za den. Zkuste se také domluvit s dětmi, aby vás nechaly chvilku pracovat nerušeně, a slibte jim, že se jim pak naopak budete plně věnovat.

Pravidlo č. 6: Nezapomínejte na přestávky

Zvednete se od práce, až když si potřebujete odskočit nebo až vás začne bolet hlava od špatného sezení a nedostatku tekutin? Zjistíte občas, že ani nevíte, jestli jste pili čaj, nebo kávu? Nebo máte opačný problém? Protahujete si pauzu, protože je doma více zábavy a dají se dělat i jiné užitečné činnosti než pouze ty pracovní? Po intenzivní duševní práci se tělo potřebuje protáhnout a mysl odpočinout. Spojte příjemné s užitečným a prokládejte pracovní bloky krátkými přestávkami, které využijte na jednoduché činnosti v domácnosti. Pověste prádlo, vykliďte myčku, zalejte trávník, vyneste odpadky nebo vyvenčete psa. Při delší pauze poraďte dětem se školními úkoly nebo si dejte kávu s partnerem a proberte společně plány na víkend nebo vyberte večerní film. Přestávky ale neprotahujte, stanovte si na ně časový limit (ideálně 5–10 min.), nebo udělejte vždy jen jednu věc v domácnosti a hned se zase vraťte k práci.

Pravidlo č. 7: Zefektivněte svou práci

Nový režim přinesl spoustu změn a další obrovský posun ve využívání moderních technologií. Jak se říká, kdo chvíli stál, už stojí opodál, nečekejte tedy ani vy, až se svět vrátí do starých kolejí. Naučte se s těmito novými nástroji pracovat. Zefektivněte svou práci a udělejte první krok hned teď. Vyzkoušejte nějakou novou aplikaci, zkuste zkrátit online meeting na nutné minimum, nastavte si funkční reporting nebo si třeba upravte pravidla v poštovní schránce. A za odměnu se můžete poohlédnout po možnostech online vzdělávání, kultury nebo umění.

Pravidlo č. 8: Zlepšete stravovací návyky

O pozitivním vlivu zdravého a odlehčeného stravování na pracovní produktivitu v dnešní době již nikdo nepochybuje, zejména pokud si to vyzkoušel na vlastní kůži. Udržet stejné stravovací návyky po úplné změně dřívějšího režimu je ale velice obtížné. Zmizela pevná struktura dne, která rozptýlila naše chutě, kvalitní jídlo z restaurace i pracovní šuplíky plné kancelářských pomůcek. Možná jste mimoděk také výrazně omezili běžný denní pohyb. Je na čase tuto změnu přijmout a nastavit si nový stravovací režim a vybudovat nové návyky. Spoléhat se na svou pevnou vůli, že odolá zmrzlině v mrazáku, když zpracováváme reporty a děti za námi mezitím vedou bouřlivou polštářovou bitvu, je hodně ambiciózní.

Pravidlo č. 9: Ukončete pracovní den

Dokončování je možná důležitější, než se na první pohled zdá. Psycholožka Bljuma Zeigarniková na základě svých výzkumů dospěla zjednodušeně k závěru, že nedokončené záležitosti uchovává mozek v paměti, zatímco ty dokončené z paměti velmi rychle mizí a dále nás nezatěžují. Již na ně nemáme důvod myslet a můžeme se věnovat něčemu jinému. Mozku tedy můžeme na konci pracovního dne pomoci tím, že proškrtáme hotové úkoly a ty nedokončené přesuneme na nový termín, nebo je úplně zrušíme. Odškrtávání hotových úkolů navíc přináší podobné potěšení jako třeba kousek čokolády. A některé úkoly je možné dokončit i tak, že se je rozhodnete ze svých priorit zcela vyřadit a ze seznamu škrtnout.

Pravidlo č. 10: Vyčistěte si hlavu

Nemůžete se zbavit myšlenek na práci, i když už děláte něco jiného? Sledujete neustále telefon, jestli nepřišla ještě nějaká zpráva? Hrajete si s dětmi, voláte si s přáteli nebo trávíte čas s rodinou a neustále přemýšlíte, jak vyřešíte ten náročný pracovní úkol? Zpočátku to může být těžké, ale naučte se udržovat přirozený rytmus, kdy se aktivita střídá s pasivitou a práce s odpočinkem. K udržení rovnováhy je zapotřebí občas úplně vypnout a veškeré pracovní starosti alespoň na chvíli odložit. Třeba při procházce se psem nebo ve vaně plné pěny. Pokud to však nestačí, je třeba hledat nové pomocníky, různé relaxační aktivity, které vás zcela pohltí a nechají plout na vlně flow. Možná kreativní tvorba, četba, zahrádkaření nebo ruční práce? Při kondičních sportech (běh, rychlá chůze, plavání) zase zkuste zařadit vyšší intenzitu, pořádné zrychlení bleskově vyžene z hlavy všechny myšlenky. Obdobně funguje i populární otužování, při kterém se pozornost zaměřuje na zachování základních životních funkcí, a informace, kterých byla ještě před chvilkou plná hlava, ustoupí alespoň na chvíli do pozadí.

Více tipů naleznete v knize Informační detox: jak si zjednodušit život v informační době (Michaela Dombrovská, Zuzana Šidlichovská).

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.