Tipy na dobrou prezentaci nejen před kolegy

Ať již pracujeme na jakékoliv pozici, snadno se dostaneme do situace, kdy jsme požádáni, abychom si připravili prezentaci a vystoupili s ní před publikem. To může být složeno z našich blízkých kolegů, dalších zaměstnanců firmy nebo i naprosto cizích lidí. Možností, čeho se má prezentace týkat, je celá řada – pracovního problému, jejž právě řešíme, nového firemního produktu, služby… Někdo má podobné výzvy rád a těší se, jak své schopnosti a znalosti předvede před publikem. Jiný se začne obávat, jestli je v jeho silách takovou situaci vůbec zvládnout. Pokud se však dostatečně připravíme a nepodceníme několik základních věcí, měla by naše prezentace být úspěšná.

Příprava

Struktura prezentace

Každá prezentace by měla být stručná, ucelená a výstižná. Toho lze docílit maximálním soustředěním se na její strukturu a precizním rozvržením. První, co bychom si měli ujasnit, je náš hlavní cíl, kterého chceme dosáhnout. Jde nám o informování, poučení, představení, prodej? Tomu bychom měli celé vystoupení uzpůsobit.

V úvodu posluchačům představíme téma prezentace a vysvětlíme důvody, proč byli pozváni a s čím vším se seznámí. Tím u nich vzbudíme jistá očekávání. Během vystoupení pak klademe důraz na připomínání toho, co se už dozvěděli, čímž jim pomáháme v tom, aby se snáze orientovali ve struktuře prezentace. Na závěr shrneme klíčové body a myšlenky našeho vystoupení, tedy co by si z něj měli odnést.

Publikum

Důležitým faktorem, jejž je při přípravě nutno zohlednit, je publikum. Počet posluchačů, jejich rozmístění v místnosti, věkové a genderové složení, převládající vzdělání a pracovní zkušenosti, to vše pro nás mohou být cenné informace, se kterými lze pracovat a jichž můžeme využít ve svůj prospěch. Znalost publika by se měla v maximální míře odrazit v celkovém zacílení naší prezentace.

Prostředí

Podceňovat bychom neměli ani prostorové podmínky, v nichž bude prezentace probíhat. Nedostatek místa, nepohodlné usazení posluchačů, horko nebo zima, vydýchaný vzduch, nevhodné světelné podmínky, nedostatečné technické vybavení, špatná akustika – to všechno může znepříjemnit dojem z našeho vystoupení a je dobré s tím případně alespoň počítat, pokud není v našich silách to změnit.

Vizuální podpora

V dnešní době je zcela běžné podpořit prezentaci vizuálně, publikum to prakticky předem očekává. Pro nás to představuje jednu nespornou výhodu. Pokud si připravíme kvalitní elektronické podklady, můžeme prezentaci učinit poutavější, originálnější, snadněji zapamatovatelnou a navíc se alespoň částečně zbavíme nepříjemného stresu z upřených pohledů – budou se totiž soustředit na plátno.

Jedním z nejčastěji používaných nástrojů pro tyto účely je PowerPoint. Přestože práce v něm je snadná a výsledky mohou být ohromující, měli bychom si pohlídat několik základních věcí.

• Pravidlo 1:1 – Jeden snímek/slide by měl obsahovat pouze jednu myšlenku, aby se publikum neztrácelo.
• Stručně a heslovitě – Jednotlivé snímky bychom neměli přetěžovat souvislým textem, vyplatí se používat spíše hesla či body.
• Méně je více – Příliš velké množství slidů se nám může vymstít při obsluze projektoru. Všeho s mírou.
• Na velikosti záleží – Pozornost musíme věnovat i velikosti písma, ta by měla být dostatečná i pro nejvzdálenější posluchače a font písma jednotný a snadno čitelný.
• Vhodné pozadí – Volíme pozadí, které bude vzhledem k písmu dosti kontrastní, ale nebude příliš křiklavé.
• Obrázky – Umisťujeme vhodně k rozložení textu na slidu. Mnohem lepší než nepřehledné tabulky jsou grafy.
• Střídmost – S textovými efekty se vyplatí šetřit, aby zbytečně nerozptylovaly posluchače.
• Kontrola chyb – Naprosto neodpustitelné jsou pak překlepy a gramatické chyby, které přitahují pozornost a podkopávají hodnotu samotného sdělení. Obsah a forma sdělení musí být svou kvalitou v souladu.

Ať už zvolíme jakoukoliv vizuální podporu své prezentace, měli bychom pamatovat na to, že je dobré si vše předem vyzkoušet v konkrétních podmínkách, kde se bude prezentace odehrávat. Předejdeme tak řadě nepříjemných překvapení. Cokoliv do svého vystoupení zařadíme, musí to mít své opodstatnění a konkrétní důvod. nemělo by to být jen „na efekt“. Podstatné také je, aby taková součást prezentace byla nápaditá a vkusná.

Průběh

Zevnějšek

Oblečení přizpůsobíme situaci a bereme ohled i na cíle prezentace. Pokud vystupujeme před známými kolegy z kanceláře či firmy, je možné zvolit méně formální outfit, v němž se budeme cítit pohodlně. Když ale předstupujeme před neznámé publikum, je vhodný formálnější oděv. Volíme nekřiklavé barvy, abychom oblečením neodváděli pozornost od vlastní prezentace.

Vystupování

Zkušený řečník si uvědomuje, že to, jakým způsobem vystupuje, je klíčem k dobrému dojmu z prezentace. Naše tělo mluví za nás a sděluje mnoho informací ještě před tím, než otevřeme ústa. Velice důležité je stát vzpřímeně, sebevědomě (ne ovšem arogantně), čelem k publiku a udržovat oční kontakt s posluchači, který napomáhá zajišťovat koncentraci.

Přehnaná gestikulace nebo neustálé přecházení po pódiu či vymezeném prostoru působí rušivě a upoutávají na sebe zbytečně pozornost. Podobně nevhodné mohou být nejrůznější projevy neverbální komunikace (kupříkladu ruce v kapsách, překřížené ruce na prsou…), které si často ani pořádně neuvědomujeme. Měli bychom dbát na to, aby naše vystupování za všech okolností působilo přirozeně, vstřícně a přátelsky. Nic nepokazíme ani příjemným úsměvem.

Projev

Kvalitní projev dobrého řečníka je plynulý, srozumitelný, dostatečně hlasitý, nepřerušovaný nahodilými pauzami či hledáním slov. Využívat by měl primárně spisovnou podobu jazyka a hovořit by měl takzvaně spatra. Není vhodné příliš často listovat v poznámkách nebo číst informace z monitoru, absolutně nepřípustné je pak používat pro tento účel displej mobilního telefonu. Profesionál zná téma, o němž hovoří, a je dostatečně připraven, proto dokáže vlastními slovy reagovat i v případě, kdy technika selže.

Projev by měl být energický, aby publikum udržoval koncentrované. K tomu slouží vhodné tempo, intonace a artikulace. Obecně se doporučuje mluvit spíše pomaleji a s rozvahou, což napomáhá publiku orientovat se v obsahu prezentace a při zpracovávání předkládaných informací. Velký pozor bychom si měli dát na takzvaná „parazitická“ slova a vyvarovat se jich. Rozhodně nezapomeňme, že slušný projev začíná pozdravem, přivítáním posluchačů a představením se. V závěru prezentace je pak nutné publiku poděkovat za pozornost!

Stres

Mnoho lidí se při vystupování na veřejnosti necítí příliš komfortně a jejich výkon může poznamenat stres. Ten je v mírnější formě žádoucí, protože díky němu jsme schopni zvýšit svůj výkon. Pokud ale začne viditelně ovlivňovat projev, stojíme před problémem, jak se s ním vyrovnat.

Je dobré si uvědomit, že stres bývá nejsilnější v prvních chvílích vystoupení a postupně opadává. Proto je dobré na samotný začátek prezentace zařadit něco, co od naší nervozity odvede pozornost a navíc prolomí prvotní bariéru mezi námi a obecenstvem. Může se jednat o nějakou vhodnou „ledolamku“ nebo třeba i kratší video či vtipnou animaci, kterou do prezentace vložíme. Pravdou však také je, že nejlepší obranou proti stresu je perfektní příprava, během které nic nepodceníme.

Závěr

Zapojení publika

Samotný závěr prezentace by měl patřit dotazům z řad publika. Pokud jsme se na prezentaci dostatečně připravovali, nemělo by pro nás být nikterak náročné otázky zodpovědět. Doporučuje se reagovat na dotazy vstřícně a udržovat příjemnou náladu.

Pokud nás nějaká záludná otázka přeci jen překvapí, nenecháme se vyvést z míry. Není v silách každého člověka vědět všechno, a tak můžeme přislíbit, že informace dohledáme a posléze pošleme kupříkladu e-mailem. Je také vhodné mít v záloze slide se zdroji, z nichž jsme čerpali, a doporučenou literaturu, na kterou můžeme zájemce odkázat. Stejně tak můžeme tazatele poprosit o zopakování otázky, abychom si udělali čas na zformulování odpovědi.

Přijde-li nám dotaz nepatřičný nebo nepříjemný, můžeme navrhnout, že se tazateli budeme věnovat individuálně po prezentaci. Obecně však platí, že pokud dopředu známe publikum, můžeme i přibližně odhadnout, jaké dotazy by mohly padnout.

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.