Bulletins de paie : faut-il vraiment les conserver ad vitam eternam ?

Ranger, classer, réorganiser avec les années… Gérer l’administratif représente un vrai travail, mais un travail nécessaire. Bien que l’on n’emporte pas nos bulletins de paie dans la tombe, il faut tout de même les conserver jusqu’à l’âge de la retraite, et plus précisément lors de la liquidation de celle-ci. Vos bulletins de paie seront utiles lors du calcul de votre retraite afin de vérifier qu’aucun trimestre n’a été oublié et que le montant de vos cotisations et de vos droits sont corrects. Cette sécurité est d’ailleurs loin d’être superflue puisque les erreurs de calcul sont monnaie courante : en 2020, la Cour des comptes comptabilisait une anomalie dans un dossier de retraite sur six. Avec des erreurs aussi fréquentes, stocker quelques documents peut être une stratégie payante.

Bulletins de paie numériques et compte retraite

Les bulletins de salaire dématérialisés et les bulletins papier ayant la même valeur juridique, il est évidemment possible de s’en tenir à un stockage virtuel. Attention toutefois aux mauvaises surprises : mieux vaut garder des copies desdits documents sur un disque dur, au risque qu’ils ne disparaissent brutalement dans un crash d’ordinateur. Tenu de respecter les mêmes règles qui concernent l’archivage papier, l’employeur doit de son côté garantir une disponibilité des bulletins de paie sur un coffre-fort électronique. Ceux-ci doivent être accessibles pendant 50 ans, jusqu’à la liquidation de la retraite ou à défaut, jusqu’au 75ème anniversaire du salarié.

S’il fournit des avantages et facilite certaines démarches, le compte retraite du site Info retraite ne dispense pas de conserver ses bulletins de paie. Ce compte vous donne accès à :

• Votre relevé de carrière : c’est un récapitulatif des droits que vous avez acquis pour votre future retraite. Il est possible d’en demander une correction à partir de 55 ans ;
• Des simulateurs de calcul, pour évaluer le montant de sa future retraite ;
• Une démarche simplifiée : vous pouvez y faire une demande unique pour votre retraite pour toutes vos activités.

Une fois retraité, ce compte sert principalement à suivre le paiement de votre retraite et centralise les historiques et attestations de paiement ainsi que les attestations fiscales.

Quels documents doit-on conserver pour sa retraite ?

Si vous avez égaré certaines fiches de paie, pas de panique. Vous pouvez vous tourner vers vos anciens employeurs afin d’obtenir un double ou une attestation faisant état de vos rémunérations. Il est aussi possible d’avoir recours à votre caisse de retraite (notamment si vos employeurs n’existent plus), qui pourra vérifier certaines informations.

Toujours dans l’optique du calcul de la pension de retraite, il est recommandé de conserver d’autres pièces justificatives :

• Les contrats de travail, certificats de travail et relevés d’indemnités journalières de maladie et de maternité doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite au minimum ;

• Les soldes de tout compte, justificatifs de versements d’allocations chômage et les notes de frais doivent être conservés trois ans minimum ;

• Les déclarations de revenus et les avis d’imposition correspondants doivent être conservés trois ans également.

L’ensemble de ces documents servira à composer votre dossier de retraite, à transmettre au minimum 4 mois avant le départ à la retraite. Celui-ci doit notamment inclure les bulletins de paie de la dernière année travaillée (ou une attestation de l’employeur), une attestation des périodes de chômage de Pôle emploi, une attestation de la CPAM concernant les indemnités journalières des deux dernières années et une photocopie des deux derniers avis d’imposition. La demande est à faire en ligne, sur le site Info retraite. Le reste des bulletins de paie et autres documents conservés durant toute votre vie active vous servira à vérifier l’exactitude des informations renseignées sur le site.

Bulletins de paie en stage : ça compte ?

Un stage obligatoire lors des études peut également ouvrir droit à la validation d’un trimestre pour le calcul de la retraite, mais sous certaines conditions uniquement :

• Le stage doit avoir duré au moins deux mois ;
• Il doit avoir été gratifié d’une rémunération et avoir donné lieu à une convention de stage tripartite avec un établissement d’enseignement ;
• Le stagiaire doit verser une cotisation volontaire s’élevant à 440€ pour chaque trimestre d’assurance retraite. La somme peut être versée en une fois ou échelonnée mensuellement sur une période allant jusqu’à deux ans.

Dans cette optique, conserver ses conventions de stage peut s’avérer utile. Les stages en entreprises ayant été réalisés dans le cadre d’un contrat de travail comme en alternance permettent de cotiser directement pour la retraite.

Que deviennent les bulletins de paie après la retraite ?

Une fois retraité, vous pouvez enfin vous lancer dans un grand ménage et vous délester de ces papiers. Il faut toutefois les conserver dans certaines situations :

• Si vous contestez le montant de votre retraite en saisissant la commission de recours amiable (CRA) et que votre dossier est toujours en cours ;
• En cas de maladie liée à votre profession et survenant à la retraite, les bulletins de paie serviront de base pour calculer la rente qui vous sera allouée ;
• Les bulletins de paiement de la pension de retraite doivent quant à eux être conservés à vie, puisqu’ils servent au calcul de la pension de réversion. Celle-ci équivaut à 54% de la retraite que touchait ou aurait pu toucher un assuré décédé, et est versée au conjoint survivant.

Que vous receviez vos bulletins de paie par voie postale ou électronique, écoutez les Marie Kondo de l’administratif qui vous assènent de classer et ranger vos papiers. Vous en aurez bien besoin jusqu’à la fin de votre vie active. Les avoir à portée de main vous évitera de rappeler chacun de vos employeurs au moment de liquider votre retraite. Si vous êtes plutôt team papier, veillez à conserver tous vos documents rangés dans des classeurs au même endroit. Ce qui ne vous empêche pas de scannez vos bulletins de paie, pour assurer également une sécurité numérique en cas d’incident domestique comme un incendie ou en cas de perte de ces précieux documents. Enfin, pour les adeptes de la fiche de paie dématérialisée, le doublon sur l’ordinateur et le disque dur peut être assuré par un coffre-électronique qui garantira le stockage comme la confidentialité de vos documents.

Article édité par Aurélie Cerffond, photo Thomas Decamps pour WTTJ