Zvýšte produktivitu svojho tímu pomocou interných četov

Slack, Microsoft Teams či Google Hangouts sú kľúčoví hráči v pracovnom živote mnohých zamestnancov. Tieto služby poskytujú efektívny spôsob komunikácie, ktorá má asi najbližšie k prirodzenej konverzácii, akú vedieme, keď sme offline. Práve preto postupne nahrádzajú siahodlhé vlákna firemných e-mailov. Aké sú to služby, ako nám môžu pomôcť pracovať efektívnejšie a ako ovplyvňujú našu produktivitu?

Z množstva nástrojov na zvýšenie produktivity, ktoré sa za posledné roky na trhu objavili, patria aplikácie na firemný čet medzi tie najúspešnejšie. Za zmienku stojí napríklad Slack s viac než 10 miliónmi pravidelných užívateľov po celom svete. Práve úspech tejto služby inšpiroval ďalších technologických gigantov k vývoju ich vlastných aplikácií s podobným zameraním. Microsoft vyvinul Teams, ktorého popularita neustále rastie, a Google má zas Hangouts.

Tieto služby sú obzvlášť vhodné pre tímy, ktoré pracujú na diaľku, a sú obrovskou výhodou aj v momente, keď sú niektorí (alebo všetci) zamestnanci koronakrízou uväznení doma na nútenom home office, no spoločnosť musí pokračovať v práci ako obvykle.

Interné čety. Pracujte lepšie a rýchlejšie

Prečo sa tieto aplikácie tešia takej veľkej obľube? Je to zrejme preto, že vďaka nim je komunikácia medzi spolupracovníkmi intuitívnejšia a pripomína nám rozhovory, ktoré vedieme s priateľmi či s rodinou. Posielanie správ cez Slack sa príliš nelíši od četovania cez WhatsApp. Môžete dokonca používať aj rovnaké emotikony :). Tieto aplikácie majú oproti mailom, ktoré sú v mnohých firmách stále preferované, mnoho výhod:

Zaradenie podľa predmetu

Jednou z mnohých inovácií interných četov sú tematické kanály. Tento nový a jednoduchý spôsob organizácie toku správ umožňuje užívateľom roztriediť konverzácie podľa tém, ktoré sa v nich rozoberajú.

Ako to funguje v praxi? Firma si môže vytvoriť zoznam kanálov zoradených podľa typu aktivity, ako napríklad: rozvoj firmy, logistika, dizajn, komunikácia… Samozrejme, nemusia byť rovnaké ako oddelenia spoločnosti. Kanály sa môžu vytvárať na špecifickú tému, napríklad pre firemnú udalosť či pre prípravu obchodného návrhu. Môžete si vytvoriť kanál, na čo len chcete – možnosti sú limitované len vašou predstavivosťou.

Navyše, do každého z kanálov môžete prizvať rôznych ľudí. Tí, ktorí nepracujú priamo na určitej téme, nemusia byť zahltení informáciami, ktoré sa ich netýkajú. Konečne sa môžete rozlúčiť s kilometrovými vláknami e-mailov s desiatkami kolegov v kópii.

Jedno operačné centrum

Napriek svojmu názvu nie sú tieto aplikácie určené len na četovanie. Môžete ich používať na videohovory, posielať prostredníctvom nich odkazy na dokumenty, ktoré môže naraz upravovať viac kolegov, či koordinovať spoločnú agendu.

V skutočnosti sú akýmsi komunikačným rozvádzačom, ktorý v sebe spája mnohé digitálne nástroje kancelárií 21. storočia. Pomocou Slacku či Microsoft Teams môžete vytvárať dotazníky pre členov tímu, rozdeliť úlohy cez Trello alebo rozoslať linky a synchronizovať váš program cez Doodle… Mnoho nástrojov, ktoré spoločnosti používajú na dennej báze, je kompatibilných s ďalšími miniappkami, ktoré sú integrované v rozhraní interných četovacích aplikácií.

Ďalšou výhodou týchto nástrojov je, že nám pomáhajú zabrániť preplneniu našej e-mailovej schránky správami, ktoré posielame alebo prijímame od našich kolegov. Vytvárajú tak nový priestor pre externú komunikáciu.

Jeden priestor pre konverzáciu

Slack, Teams či Hangouts však nemusia byť len dejiskom vážnych firemných záležitostí. Môžete dať dokopy skupinu ľudí, ktorým dôverujete, vytvoriť kanály, v rámci ktorých si komentujete každodenné dianie, alebo si dohodnúť pracovnú večeru. Takáto interakcia výrazne pomáha vzťahom na pracovisku a zlepšuje aj celkovú atmosféru v spoločnosti.

Vytváranie kanálov pre menej závažné či súkromné konverzácie má i ďalšiu výhodu oproti e-mailom: Jednoduchšie oddelíte dôležité správy od tých menej významných. V prípade e-mailu je toto takmer nemožné, keďže všetky správy prichádzajú len cez jeden a ten istý kanál, často sprevádzaný rušivými notifikáciami. Takže zbohom, zbytočné rozptýlenia!

Samozrejme, dobre si rozmyslite, či budete cez firemné kanály rozoberať aj tie najosobnejšie veci. Pri závažných dôvodoch môže váš zamestnávateľ kontrolovať elektronickú poštu. Nezabúdajte však, že podľa Zákonníka práce vás musí na kontrolu vopred upozorniť.

Chronologický prehľad

Dva týždne prázdnin ubehli ako voda a vy znova sedíte vo vašej kancelárii snažiac sa prelúskať stovkami (či tisíckami) mailov (každý, samozrejme, s inou tematikou), ktoré sa vám počas vašej absencie nahromadili v schránke. Je vám to povedomé? Ak váš tím používa Slack či Teams, toto by malo byť (takmer) minulosťou. Konverzácie sú tu prehľadne usporiadané podľa tém, a tak sa môžete ľahko a rýchlo oboznámiť s vývojom v konkrétnych vláknach.

To je veľkou výhodou aj pre nových zamestnancov alebo nováčikov v projektoch. Pridaním do konkrétneho kanála získavajú okamžitý prístup k všetkým relevantným informáciám a dokumentom.

Okamžitý prístup k informáciám odkiaľkoľvek

Väčšina interných četovacích služieb disponuje aj vlastnou mobilnou aplikáciou. Zväčša majú aj šikovný systém notifikácií, ktoré vám uľahčia sledovanie vašich tém. Cez Slack či Teams môžete rovnako jednoducho komunikovať z počítača, tabletu či smartfónu. Je to také intuitívne, dokonca aj zábavné, ako keď četujete cez WhatsApp alebo obdobnú komunikačnú aplikáciu.

Dobrý sluha, ale zlý pán

Tieto aplikácie nám vedia uľahčiť profesijný život a zlepšiť náš pracovný výkon. Ak ich však nebudeme využívať správne, môžeme docieliť úplne opačný efekt. Tento spôsob komunikácie je jednoduchý, a tak máme tendenciu rozpísať sa viac než v e-mailovej komunikácii. Dôsledok: notifikácie, notifikácie, notifikácie a ešte viac notifikácií! To je najväčší kameň úrazu, keď sa potrebujeme sústrediť na konkrétnu úlohu. Ak sa mu chcete vyhnúť, navrhujeme nasledovné:

• Neposielajte priveľa správ na dôležitých kanáloch. Rovnako ako pri e-mailovej komunikácii, aj tu je lepšie posielať informácie štruktúrovaným spôsobom a ak je to možné, koncipovať ich do jednej správy. Zabránite tým lavíne notifikácií, ktoré by sa inak zosypali na hlavu vašich kolegov.
• Stíšte si menej dôležité kanály a konverzácie a obmedzte notifikácie v nastaveniach.
• Určte si čas, keď sa odpojíte. Tieto aplikácie vám umožňujú nastaviť si mód „nerušiť“. Najdôležitejšie správy vám však neujdú. Ak s vami chce kolega prebrať niečo skutočne neodkladné, môže nastaviť prioritu príslušnej notifikácie tak, aby vás zastihla kedykoľvek.
• Nastavte si jasné pravidlá používania týchto aplikácií. V tímoch, v ktorých sa niektorí s technológiami tak trochu trápia, môže používanie aplikácií Slack či Teams vyústiť do duplikovaných konverzácií. Deje sa tak obzvlášť v prípadoch, keď ich niektorí členovia využívajú a iní zase nie. Staršia generácia je stále zvyknutá skôr na e-mailovú komunikáciu alebo na zdieľanie súborov cez firemné servery. Skôr, než vôbec začnete používať nejakú aplikáciu, je dôležité, aby sa celý tím zhodol na tom, ktorá to bude a za akým účelom ju budete využívať.

Dnes, keď na nás slovo produktivita vyskakuje na každom rohu, začínajú spoločnosti raketovou rýchlosťou implementovať služby ako Slack, Teams či Hangouts na zvýšenie efektivity svojich zamestnancov. Každý pracovný tím je však jedinečný, má rozličných členov s odlišnými preferenciami.

Aj keď tieto aplikácie môžu byť obrovskou pomocou, nie sú univerzálnym riešením. Sú obzvlášť užitočné pre malé tímy alebo ako doplnkový nástroj na uľahčenie práce z domu. Výzvou zostáva nájsť tú, ktorá bude najlepšie napĺňať vaše potreby. Ak ich ešte nepoužívate, odporúčame vám ich vyskúšať. Nemáte čo stratiť, no môžete byť efektívnejší a flexibilnejší.

Preložila Veronika Michalková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.