Jak mohou podnikové vnitřní chaty zvýšit vaši produktivitu?

Slack, Teams, Google Hangouts… Toto jsou jen některé z názvů, které už dnes tvoří každodenní součást života mnoha pracovníků. Interní komunikační chaty nám v práci nabízejí mnohem efektivnější systém, který se více podobá způsobu, jakým komunikujeme v našem „offline“ životě, a proto už dnes nahrazují dlouhé e-mailové řetězce nejedné společnosti. Co jsou zač a jak nám mohou pomoci pracovat efektivněji? A jaké mají dopady na naši produktivitu?

V posledních letech jsme byli svědky velkého přílivu množství nástrojů pro zlepšení produktivity a interní chatovací aplikace jsou jedním z jeho velkých úspěchů. Mezi nimi je snad nejvýraznější Slack s více než 10 miliony pravidelných uživatelů po celém světě. Tento úspěch vedl technologické giganty k vývoji vlastních vnitropodnikových chatovacích aplikací. Microsoft už nějakou dobu poskytuje uživatelům stále populárnější aplikaci Teams a Google zase vyvinul službu Hangouts Chat.

Jedná se o obzvláště vhodné řešení pro týmy pracující na dálku nebo kolegy, kteří příležitostně pracují z domova a chtějí, aby vše fungovalo v obvyklém tempu, i když se pracuje na dálku, jak se to děje právě teď s uzavřením z důvodu koronaviru

Interní chaty: lépe a rychleji odvedená práce

Jak je možné, že jsou tyto aplikace stále populárnější? Jejich největší výhodou je asi to, že je díky nim komunikace se spolupracovníky intuitivnější, protože se více podobá způsobu, jakým komunikujeme s přáteli a rodinou. Odeslat zprávu přes Slack není o moc jiné než ji poslat přes WhatsApp. Můžete dokonce používat stejné emotikony. Ale kromě toho nabízejí tyto aplikace řadu výhod oproti e-mailu, který ve společnostech stále zůstává komunikačním kanálem par excellence.

Organizace podle témat

Jednou z hlavních inovací platforem umožňujících komunikaci uvnitř společnosti jsou tematické kanály. Zní to jednoduše, ale jedná se vlastně o úplně nový způsob, jak organizovat komunikační toky ve společnosti, protože umožňuje rozdělit si konverzace podle témat.

A jak to vypadá v praxi? Společnost si může vytvořit seznam kanálů podle činností, jako jsou: rozvoj podnikání, logistika, design, komunikace… Nemusíte se držet jen rozdělení oblastí ve společnosti, můžete si vytvořit i konkrétní kanály pro podrobnější témata, jako jsou akce nebo příprava návrhu projektu. Ve skutečnosti si můžeme vytvořit jakékoli kanály: The sky is the limit!

Kromě toho můžeme do různých kanálů zahrnout různé lidi, takže ti, kteří nepracují přímo na daném tématu, nemusejí dostávat informace, které se jich netýkají. A tak můžete dát sbohem e-mailovým řetězcům s desítkami lidí v kopii.

Operační centrum

Navzdory svému názvu nejsou interní komunikační aplikace jen pro komunikaci. Kromě odesílání textových zpráv umožňují tyto platformy také videohovory, můžete prostřednictvím těchto chatů odesílat také odkazy, aby více lidí mohlo upravovat dokumenty současně nebo třeba koordinovat programy.

Ve skutečnosti jsou to opravdové komunikační rozvaděče pro společnosti 21. století, do kterých se mohou zakomponovat i mnohé jiné digitální nástroje, které v kanceláři používáte. Prostřednictvím Slack nebo Microsoft Teams můžete pořádat ankety mezi členy týmu, přiřazovat úkoly z programu Trello, posílat odkazy pro synchronizaci programů z Doodle atd. Mnoho z nástrojů, které společnosti denně používají, se naházely na pomyslnou hromadu, z nich se vyvinuly miniaplikace, a ty se dnes integrují do rozhraní různých aplikací pro vnitropodnikovou komunikaci.

Další výhodou těchto systémů je, že chrání naše e-mailové účty před zahlcením zprávami, které si vyměňujeme s kolegy. Takže šetříme místo pro externí komunikaci.

Konverzační prostor

Ve Slacku, Teams nebo Hangouts se nemusíte bavit jen o vážných věcech. Tyto nástroje lze také použít k vytvoření uzavřených skupin lidí nebo kanálů, kde se domlouváte na společné jídlo nebo můžete probrat každodenní problémy. Tímto způsobem mohou vnitropodnikové chaty přispět ke zlepšení vztahů a prostředí v práci.

Vytvořit kanály, ve kterých se pustíte do méně závažné nebo dokonce osobní konverzace v těchto vnitřních chatech, má další výhodu oproti e-mailu: je mnohem jednodušší oddělit důležité zprávy od těch méně důležitých. Něco takového je nemožné s klasickým e-mailem, tam zprávy přicházejí prostřednictvím stejného kanálu a často s oznámením na obrazovce. Takže sbohem, zbytečná rozptýlení.

Radši si ale dvakrát rozmyslete, než začnete své příliš osobní záležitosti probírat prostřednictvím kanálů, které vám zprostředkovává společnost. Nezapomeňte, že za určitých okolností si váš šéf může přečíst zprávy, které odešlete, pokud má podezření, že nepoužíváte komunikační kanály nebo materiál společnosti správně.

Okamžitý přehled

Určitě vám to zní povědomě: vrátíte se do kanceláře po dvou týdnech dovolené a celý den trávíte kontrolou e-mailů na principu: „kdo dřív přijde, ten dřív mele“, i když jsou všechny na úplně jiné téma. Pokud ale váš tým používá Slack nebo Teams, bude tato podovolenková otrava téměř minulostí. Protože jsou konverzace uspořádány podle témat, budete v obraze mnohem rychleji tím, že si pročtete, co bylo na každém kanálu řečeno.

Je to ideální také pro nové pracovníky nebo ty, kteří se k projektu připojí v průběhu. Mrknutím oka budete mít přístup ke všem relevantním výměnám informací a souvisejícím dokumentům.

Okamžitý přístup k informacím, ať už jste kdekoli

Drtivá většina těchto interních chatových služeb má vlastní mobilní aplikaci. Navíc mají také dobré systémy oznámení a upozornění, díky nimž budete vždy vědět, na jakých tématech pracujete. Komunikovat přes Slack nebo Teams je stejně snadné z počítače, jako z chytrého telefonu nebo tabletu. A je to opravdu intuitivní a dokonce i zábavné. Jako když si píšete na WhatsAppu nebo jiné aplikaci pro zasílání zpráv.

Ale pozor… mohou být také zdrojem rozptýlení

Tyto aplikace vám sice mohou usnadnit a zefektivnit pracovní život, ale pokud je nepoužíváte správně, mohou být nakonec kontraproduktivní. Vzhledem k tomu, že komunikovat pomocí těchto aplikací je tak snadné, máme tendenci si psát více, než bychom si psali prostřednictvím e-mailu. Důsledek: oznámení, oznámení a další oznámení (náš největší nepřítel, když se musíme soustředit na nějaký úkol). Tváří v tvář tomu vám proto doporučujeme:

• Snažte se omezit odesílání zbytečných zpráv na vážných kanálech. Stejně jako v e-mailech je lepší zasílat informace strukturovaným způsobem, aby ostatní kolegové nedostávali zbytečná oznámení.
• Ztlumte si kanály a méně naléhavé konverzace, aby vám chodilo méně oznámení.
• Nastavte si hodinu pro odpojení. Tyto aplikace umožňují i nastavit si režim „nerušit“. Nejlepší ze všeho je, že vám neunikne žádná zpráva. Pokud vám partner chce říct něco opravdu naléhavého, může kdykoli požádat o zaslání oznámení.
• Se svým týmem si ujasněte pravidla používání zařízení. Pro týmy lidí, kteří technologiím moc neholdují, může být použití Slacku nebo Teams pouhým zdrojem duplikace kanálů, pokud je někteří členové používají a jiní ne. Starší lidé jsou často více zvyklí posílat e-maily nebo sdílet soubory prostřednictvím interního serveru společnosti. Než svou činnost přesunete do světa těchto chatovacích aplikací, je důležité, aby do toho šel celý tým a souhlasil s tím, jak a k čemu se budou používat.

Nyní, kdy se slovo „produktivita“ skloňuje víc než jakékoliv jiné, spouští stále více společností interní komunikační aplikace, jako jsou Slack, Teams nebo Hangout Chats, aby tak zvýšily svou efektivitu. Ale každý tým je vlastní svět, a zatímco tyto aplikace mohou být velkou pomocí, nejsou univerzálním řešením. Jsou užitečné hlavně pro malé týmy nebo jako doplňkový nástroj, který usnadňuje práci z domova. Výzvou je ale najít ty, které nejvíce vyhovují vašim potřebám, a proto vám doporučujeme si je vyzkoušet (pokud je teda ještě nepoužíváte). Získáte tak efektivitu a flexibilitu!

Přeložila Hana Tlolková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.