Je zmätkár z vašej kancelárie stratený prípad?

Predstavte si, že ste príjemne usalašení v tichej konferenčnej miestnosti v práci, dokončujete svoje týždenné reporty a vyhýbate sa čomukoľvek, čo by mohlo vyrušiť vašu pozornosť, napríklad kontrole emailu, správam a svojmu smartfónu. Po hodine a pol neskôr počas zaslúženej pauzy však naplno udrie realita: máte zmeškaný hovor, tri správy (z ktorých jedna je od šéfa), notifikácie od kolegov a ešte k tomu email s predmetom „hlásenie zo základne“. Vtedy si spomeniete, že tímový míting posunuli a vy meškáte!

Patríte medzi ľudí, ktorí posielajú emaily bez príloh, zabúdajú na schôdzky, vynechávajú dôležité povinnosti alebo občas vojdú do nesprávnej konferenčnej miestnosti na míting, prípadne sa dostavia v nesprávny čas do kancelárie klienta? Nezúfajte, nie ste v tom sami. Patríte do skupiny ľudí, ktorým je určený tento článok – nesústredení, ľahko rozptýliteľní a zahĺbení do vlastných predstáv. V žiadnom prípade to nie je tá najhoršia charakterová vlastnosť, ale môže viesť k nešťastným následkom. Preto je tu tento článok, ktorý vám umožní pozrieť sa na veci z trochu iného uhlu.

Prečo ľudia robia chyby z neopatrnosti?

Ak máte pocit, že tým zmätkárom z vašej kancelárie ste práve vy, asi ste sa zamýšľali aj nad tým, kedy sa z tejto vlastnosti môže stať bremeno. Nuž, to záleží od toho, ako sa na to dívate. Ak uvažujete nad tým, či je to normálne, vedzte, že ide pravdepodobne o bežnejšiu vlastnosť, než si myslíte. K zvyšovaniu pravdepodobnosti, že sa vám v práci podarí urobiť nejakú chybu z nepozornosti, prispieva niekoľko faktorov.

• Nadmerná pracovná záťaž:syndróm vyhorenia je rastúcou príčinou krízy verejného zdravia, pretože firmy nevedia, ako s ním svojim zamestnancom pomôcť. Je úzko spätý s pracovným stresom. Podľa nedávnej štúdie vedenej prieskumnou agentúrou GfK až 6 z 10 Slovákov trpí v práci stresom, ktorý často spôsobujú protichodné inštrukcie od nadriadených, konflikty s kolegami, prípadne chronické prepracovanie.
• Nedostatok sústredenia medzi kolegami. Hlavnou príčinou nedostatočného sústredenia sa na prácu je naša závislosť od elektronických prístrojov: trávime priemerne 2 a pol hodiny na telefónoch a táto doba len čiastočne presahuje do nášho voľného času. Navyše je táto závislosť naviazaná na nezdravý spánkový režim, nadmernú pracovnú záťaž, závratné množstvo nových digitálnych nástrojov, ktoré sú nám k dispozícii, ako aj na rôznorodé rozptýlenia spôsobené sociálnymi sieťami, upozorneniami a vyrušením od kolegov alebo klientov počas celého dňa. Vedci z kalifornskej univerzity zverejnili výskum, ktorý dokázal, že nám trvá priemerne 23 minút a 15 sekúnd, kým dosiahneme znova potrebnú úroveň sústredenia po jeho prerušení. Navyše, ak ste pod tlakom vlastnej prokrastinácie, je pravdepodobnejšie, že budete robiť chyby.
• Rastúci počet firemných digitálnych nástrojov, čo vedie k čoraz roztrieštenejšiemu šíreniu informácií, ktoré by v minulosti bolo možné zdieľať prostredníctvom jediného zdroja. Napríklad, ak vám niekto tvrdí, že „to bolo na tom a tom fóre na platforme Slack“, hoci Slack nepoužívate.

Navyše, každý sme iný, máme rôznorodé organizačné schopnosti a vieme sa inak sústrediť.

Krátky náčrt nástrah na pracovisku

Možno sa ocitnete v dôsledku vlastnej nezodpovednosti v neblahej situácii. Napríklad:

• Necháte počítač doma a o 9.00 sa tak ocitnete v bezradnej situácii.
• Dostanete email s otázkou „Kde je príloha?“ a cítite sa ako idioti.
• Zistíte, že ste zabudli na nejakú povinnosť alebo stretnutie a to rozhnevá vášho nadriadeného.
• Nezvládnete si pripraviť dokumentáciu a svoj tím dostanete do šlamastiky.
• Do emailu pripojíte ako adresáta nesprávnu osobu, prípadne osoby. Ak rozumiete francúzsky, vypočujte si epizódu podcastu Make My Dignity Great Again. Spomína sa v ňom zamestnanec, ktorý vytvoril koláž a hlavu svojej nadriadenej dokreslil na telo Putina, ktorý jazdí na medveďovi. Koláž omylom poslal všetkým v práci, vrátane spomínanej nadriadenej. To je v skratke prekliatie možnosti „Odpovedať všetkým“.

Zmiernenie škôd z nepozornosti

Každá chyba z nepozornosti a jej následky by mali byť riešené. Postupujte nasledovne:

• Priznajte sa.
• Vysvetlite, čo sa stalo.
• Ospravedlňte sa tým, koho sa to týka.
• Ak je to možné, napravte, čo sa stalo!
  Je jasné, že miera vášho pykania za chybu by mala odrážať závažnosť chyby samotnej. Za malé chybičky si môžete dovoliť krátky vtip na vlastný účet a ospravedlnenie. Toto najlepšie funguje na drobné prehrešky v kancelárii, ako napríklad zaslanie emailu bez prílohy, prípadne rozoslanie zbytočného emailu. Najlepšie je však vždy splniť zabudnutú povinnosť alebo chybu opraviť okamžite.

Ak občas nechcene zahanbíte alebo ponížite kolegov, ideálne je, ak sa im ospravedlníte. Môžete tiež osobe, ktorej ste ublížili, vysvetliť, ako sa to stalo. Ak budete otvorení a úprimní o svojich chybách, uľahčí to odpúšťanie.

Ak vaša nepozornosť spôsobila závažné následky vášmu tímu, alebo dokonca celej firme, musíte si dohodnúť stretnutie s manažérom a vec prediskutovať. V tomto prípade je najlepšie najprv určiť:

• Prečo ste chybu urobili. Môže to byť pre osobné problémy alebo nadmernú pracovnú záťaž. V tomto prípade by ste mali požiadať o pomoc.
• Plán, ako sa postaviť k riešeniu následkov a predísť opakovaniu chyby.

Tieto drobné rady vám umožnia vydať sa správnym smerom. Niekedy však za všetkým stoja neurologické a mentálne problémy:

• depresia alebo vyhorenie,
• porucha pozornosti, či už s diagnostikovanou hyperaktivitou, alebo bez nej.

Ako postupovať v tomto prípade? Ak trpíte depresiou alebo vyhorením, je dôležité navštíviť lekára alebo terapeuta. Potom, v závislosti od stratégií, na ktoré prídete s odborníkom, sa môžete rozhodnúť, čo poviete svojmu nadriadenému a/alebo aj vedeniu. Ak robíte chyby pre poruchu pozornosti, stojí za zváženie nahlásiť to vášmu zamestnávateľovi ako hendikep. Pre pokoj vašej duše bude stáť za to identifikovať svoju situáciu a nájsť adekvátne riešenie.

Ako byť v práci menej roztržití?

Ak netrpíte vyššie spomenutými poruchami – a aj keď nimi trpíte – chybám sa dá vyhnúť. Máme pre vás niekoľko nápadov, ako zo svojej roztržitej mysle spraviť bezpečnú schránku na informácie.

Zapamätajte si všetky termíny

Vytvorte si návyk spisovania zoznamu povinností na papier alebo elektronickou formou každé ráno. Takto nič nezabudnete. Zošit a pero vám vždy pomôžu, ale plánovací softvér ako Trello alebo Asana sú rovnako efektívne. Ba čo viac, počas dňa sledujú vaše povinnosti a umožňujú vám pridávať nové aj počas plnenia už hotového zoznamu.

• Skontrolujte si diár či kalendár každé ráno a nastavte si upozornenia deň vopred vždy hodinu pred akýmkoľvek dôležitým stretnutím. Google Calendar je v tomto veľmi šikovný, pretože vám upozornenia zasiela cez email. Šikovným ťahákom je vytvorenie si osobného deadlinu dva dni pred skutočným – budete tak mať dostatok času na doladenie svojej práce.
• Využívajte upozornenia na vašom smartfóne alebo na platforme Slack na najdôležitejšie schôdzky. Máte na výber z kopy možností: emailom, správou, notifikáciou či cez kalendár v telefóne.

Nemá zmysel skúšať si zapamätať rozvrh na celý mesiac. V závislosti od miery zodpovednosti a rozvrhu si skúste o ňom urobiť prehľad každý pondelok, prípadne každý pracovný deň ráno. Vďaka tomu na nič nezabudnete.

Nedržte to v hlave

Napíšte si to! Ľudský mozog nemá nekonečnú kapacitu, tak svojim drahým bunkám šedej mozgovej kôry pomôžte a píšte si poznámky na papier. Môžete si napríklad vytvoriť na každú povinnosť samostatné zoznamy: ak pracujete na nejakej monotónnej tabuľke v Exceli, urobte si zoznam toho, čo do nej musíte zadať. Použite Eisenhowerovu metódu na prioritizáciu jednotlivých úkonov. Spísanie krátkeho zoznamu povinností je skvelý spôsob, ako redukovať stres.

Zlepšenie koncentrácie

Skúste techniku Pomodoro. Podľa nej sa lepšie sústredíme, ak pracujeme v krátkych 25 minútových intervaloch s pauzami a každý interval sa venujeme jednej konkrétnej činnosti. Stojí za vyskúšanie, najmä pre tých, ktorí si chcú vylepšiť svoju schopnosť sústrediť sa a trénovať svoj mozog. Ak zažívate mentálne preťaženie alebo máte poruchu pozornosti, pomôže vám aj terapia.

V skratke

V tomto čoraz prepojenejšom a hektickejšom svete nie je prekvapujúce, že sa zhoršuje naša schopnosť koncentrácie. S prepracovaním a robením chýb na pracovisku sa stretávame čoraz častejšie.

Analýza príčin a následkov nám pomôže čeliť problematike omylov s náskokom. Dejú sa v dôsledku únavy, vyhorenia, nadmernej pracovnej záťaže alebo z čírej nepozornosti? V závislosti od príčiny existuje mnoho riešení, od jednoduchého systému pripomienok na telefóne, až po terapiu. Ak chceme pracovisko bez roztržitých ľudí, musíme k nim pristupovať individuálne a brať každý prípad ako jedinečný.

Preklad: Dorota Bachratá

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.