Être étourdi au travail : un cas désespéré ?

Tranquillement affairé à réaliser votre reporting hebdo’ dans une salle de réu’ loin du vacarme, vous n’avez pas ouvert vos mails, ni Slack, ni votre téléphone. Une heure de demie plus tard, lors d’une pause bien méritée, vous découvrez le pot-aux-roses : 1 appel en absence, 3 SMS dont un de votre boss, des MP de vos collègues et, le pompon : un e-mail intitulé « Allô ici la Terre. » Ah oui, la réunion d’équipe a été avancée et vous êtes bien en retard !

S’il vous arrive d’envoyer des mails sans pièce jointe, d’oublier un rendez-vous, de zapper une tâche urgente, de vous pointer dans la mauvaise salle de réunion ou pire, chez un client à la mauvaise heure… Alors vous faites partie de la joyeuse communauté des étourdis, distraits, têtes de linotte, rêveurs du bureau, pour qui cet article tombe à pic, car il donne quelques tuyaux pour gérer ce petit défaut aux conséquences souvent fâcheuses.

Pourquoi fait-on des erreurs d’étourderie ?

Si vous êtes un peu ou carrément étourdi au travail, vous vous demandez sûrement à quel point c’est grave. Tout dépend sous quel angle on prend le problème. Si la question est : « est-ce normal ? », la réponse est probablement « oui ». Mais plusieurs phénomènes concourent à ce que les professionnels se trompent plus souvent au travail.

• Le surmenage : de plus en plus structurel, le burn-out serait la maladie du siècle avec la montée d’un management peu clair. 35% de la population active française déclare d’ailleurs recevoir des ordres ou des indications contradictoires, ce qui est reconnu comme un facteur stressant avec les conflits au travail (30% des employés se plaignent de situations tendues avec leur hiérarchie, leurs collègues ou clients), ou encore la surcharge chronique de travail.

• La perte de concentration des employés. Plusieurs facteurs rendraient les Français les plus distraits au travail d’Europe, regardant leur téléphone 9 fois par jour et prenant environ 30 pauses par semaine. Le manque de sommeil, le multitasking, la multiplication des outils digitaux, des réseaux sociaux, des notifications et interruptions par des collègues ou clients nuisent également fortement à notre concentration. Une étude de l’université d’Irvine en Californie a d’ailleurs montré qu’on met environ 23 minutes et 15 secondes à se concentrer après une interruption. Alors évidemment, quand en plus on doit rusher après avoir glandé, ça pousse à l’erreur !

• La multiplication des outils utilisés en entreprise, qui induisent une diffusion sournoise de l’information qui n’est plus partagée sur un seul et même canal. C’est le classique : « Si si, l’info était sur le channel XY sur Slack… », alors que vous n’êtes pas sur ce channel sur Slack.

À ces éléments s’ajoutent le fait qu’on est tous différents, avec des capacités de concentration et d’organisation variables.

Modeste panorama des bourdes au travail :

Si, par contre, vous voulez savoir si ça peut avoir des conséquences enquiquinantes, alors oui, cela peut être “grave docteur”. Parmi les exemples qui nous sont venus à l’esprit, retrouvons crescendo :

• L’ordinateur oublié chez soi, retour à la case départ à 9h du mat’

• Le classique « Avec la PJ, c’est mieux ! » par mail qui fait passer pour un idiot

• Zapper une tâche ou une réunion, ce qui amène une réflexion plus ou moins sèche de son boss

• Ne pas préparer un dossier et mettre son équipe dans la mouise

• Le summum étant de mettre la mauvaise personne en copie d’un mail qui l’incrimine : voir ce magistral épisode de Make My Dignity Great Again qui raconte comment une employée envoie une photo de la tête de sa boss calée sur le grizzli de Poutine à… sa boss avec toute la boîte en copie en prime. Le fameux “répondre à tous”.

Quel comportement post-étourderie adopter ?

Quelle que soit la nature de l’étourderie et ses conséquences, le processus est le même. Il faut, dans l’ordre :

• 1. L’assumer
• 1. L’expliquer
• 1. Prier les parties prenantes de s’excuser
• 1. Si possible la réparer

Évidemment, en fonction de la bourde, un zèle différent est à mettre dans les excuses. Pour les étourderies sans conséquences, une blague de type « un jour, j’oublierai ma tête » et des excuses sur le ton de la plaisanterie sont de mise, par exemple quand on a simplement zappé la pièce jointe ou de poster une lettre non urgente. Ce qui fonctionne le mieux est encore de réaliser l’action oubliée ou de corriger son erreur rapidement.
Quand on a mis un collègue dans l’embarras ou qu’on lui a accidentellement manqué de respect, on appuie plus sur les excuses. Il est également possible de s’expliquer avec la personne sur le pourquoi de l’erreur, ce qui la met dans de meilleures dispositions pour la pardonner.

Quand enfin les conséquences sont graves pour son équipe et l’entreprise, une discussion avec son manager s’impose. Dans ce cas, mieux vaut avoir réfléchi :

• À la raison pour laquelle on a fait une erreur. Peut-être que des ennuis personnels le justifient ou qu’on est surmené, et que donc, on doit demander de l’aide.
• Au plan d’action pour la réparer et éviter qu’elle se reproduise.

Ces petits conseils peuvent servir de boussole dans la plupart des cas. Cela étant dit, certaines configurations psychologiques passagères ou permanentes peuvent aussi justifier des oublis et des erreurs :

• Une dépression, un burn-out
• Des troubles de l’attention avec ou sans hyperactivité

Comment gérer ces cas particuliers ? Dans le cas de la dépression ou du burn-out, consulter le corps médical est nécessaire pour s’en sortir. De plus, en fonction de la stratégie mise en place avec son médecin, on peut ou non prévenir son chef et/ou sa direction. Pour ce qui est des troubles de l’attention héréditaires, il peut être intéressant de se demander si son handicap ne mérite pas d’être annoncé à son employeur. À chacun d’évaluer sa situation et d’agir pour être serein.

Conseils pour être moins étourdi au travail

À moins que l’on souffre d’un des maux cités plus haut, faire des bourdes n’est pas une fatalité. Voici quelques idées pour discipliner son cerveau-passoire :

Pour mémoriser les échéances de la journée ou semaine

Établir une routine sous forme de liste sur papier ou ordinateur chaque matin pour ne rien oublier. Un carnet et un stylo suffisent, mais des logiciels d’organisation de tâches comme Trello ou Asana sont aussi efficaces, et surtout, ne les lâchez pas au cours de la journée et ajoutez les nouvelles tâches à accomplir au fur et à mesure.

• Consulter chaque matin son agenda et se fixer des alertes la veille et une heure avant les rendez-vous importants. Sur Google Agenda, des alertes existent par mail, elles sont très pratiques. Une technique de sioux peut être de se noter une échéance deux jours à l’avance afin de garder du temps pour peaufiner son rendu.

• Utiliser les alertes sur son téléphone ou Slack pour les rendez-vous les plus importants. À ce sujet, on peut varier les plaisirs : e-mails, calendrier sur son téléphone, SMS…

Pas la peine d’essayer de dompter son emploi du temps du mois. En fonction du niveau de responsabilité et de l’emploi du temps concerné, faire un point chaque lundi matin ou chaque matin suffit pour se rappeler des rendez-vous importants.

Pour désengorger sa charge mentale

Écrire ! Le cerveau ne peut pas tout retenir, il faut donc déverser ses pensées sur papier. Par exemple, des checklists spécifiques par tâche : si vous travaillez sur une tâche répétitive sur un long document Excel, listez toutes les actions à mener. Avoir recours à la matrice d’Eisenhauer qui permet de prioriser ses tâches. En effet, une to do list courte donne également moins à penser.

Pour muscler sa concentration

Utiliser la méthode Pomodoro qui postule qu’on est plus concentré sur des plages de 25 minutes entrecoupées de pauses et où l’on ne se dédie qu’à une seule tâche. À tester pour mieux se concentrer et entraîner son cerveau à “connecter”. Dans le cas de surcharge mentale ou de troubles de l’attention, une thérapie peut aussi atténuer les troubles. À tester !

En un mot

Dans un monde toujours plus connecté et frénétique, rien de surprenant à ce la concentration baisse, le surmenage pointe le bout de son son nez et que des erreurs squattent nos bureaux.

Pour les attaquer de front, il est bon de les analyser. Sont-elles dues à un état de fatigue ? À du surmenage ? Ou sont-elles de réelles erreurs d’inattention ? En fonction de cela, de nombreux remèdes existent, allant du simple rappel sur son smartphone à une thérapie. À chacun de placer le curseur à l’endroit adéquat pour être moins étourdi au boulot.

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Photo d’illustration by WTTJ