Las claves para dejar de ser 'el despistado de la oficina'

Imagina estar trabajando tranquilamente en tu informe semanal en una sala de reuniones, alejado del ruido y sin distracciones de correos electrónicos, de Slack o del teléfono. Una hora y media más tarde, durante un merecido descanso, la realidad te golpea en la cara: tienes una llamada perdida, tres mensajes (uno de ellos de tu jefe) y la guinda del pastel, un correo con el asunto “Tierra llamando a Don Despistado”. En ese momento te acuerdas de que la reunión de equipo se había adelantado, ¡y vas tarde!

Si eres de los que envía correos sin el archivo adjunto, se olvida de las citas, se les pasan las tareas urgentes, se equivoca de sala de reuniones o, peor aún, visita a un cliente a la hora equivocada, que sepas que no estás solo, formas parte de la feliz comunidad de soñadores, despistados y atolondrados de este mundo. Este artículo, con consejos para tratar de corregir este pequeño defecto con consecuencias a menudo desafortunadas, está dedicado a vosotros.

¿Por qué cometemos errores tontos?

Si crees que podrías ser tú el despistado de la oficina, probablemente te habrás preguntado hasta qué punto es grave. Todo depende de cómo lo mires. Ante la duda de si tu situación es normal, puedes estar tranquilo, es más común de lo que crees. Varios factores contribuyen a que los trabajadores cometan errores tontos con mayor frecuencia en el trabajo.

• El exceso de trabajo: estrechamente relacionado con el estrés laboral, el burnout supone un serio problema internacional que la mayoría de las empresas no sabe gestionar. Según un informe anual llevado a cabo por Cigna Corporation, el 71% de los españoles reconoce sufrir estrés relacionado con el trabajo, a menudo causado por órdenes o instrucciones contradictorias, conflictos laborales con compañeros, superiores o clientes, o un exceso de trabajo crónico.

• La pérdida de concentración entre empleados. Una de las principales causas de la falta de concentración es la dependencia digital: los españoles pasamos de media entre dos y tres horas al día delante del teléfono. Además, la falta de sueño, el multitasking, y las distracciones causadas por las redes sociales, las notificaciones y las interrupciones por parte de compañeros o clientes también afectan en gran medida a nuestra concentración. Un estudio de la Universidad de Irvine en California ha demostrado que tardamos alrededor de 23 minutos y 15 segundos en concentrarnos después de una interrupción. Y claro, cuando sentimos la presión después de haber estado procrastinando, es fácil cometer errores.

• La multiplicación de las herramientas digitales utilizadas en las empresas dan lugar a una difusión más fragmentada de la información que antes se compartía a través de un único canal. Un ejemplo clásico es cuando alguien te dice que “eso estaba en el canal XY de Slack”, cuando tú ni siquiera estás en ese canal.

Además, todos somos diferentes, y cada uno poseemos distintas capacidades de concentración y organización.

Meteduras de pata en el trabajo: los clásicos

Es comprensible que estos descuidos te incomoden, por decirlo suavemente. Algunos ejemplos podrían ser, en orden de gravedad:

• Dejarte el ordenador en casa, obligándote a volver a la casilla de salida cuando ya son las nueve de la mañana.
• El clásico correo “aquí lo reenvío con el archivo adjunto” que te hace quedar como un idiota si en el mensaje no has añadido el fichero.
• Descubrir que se te ha pasado una tarea o una reunión, con el consiguiente enfado de tu jefe.
• No preparar bien un archivo y meter a todo tu equipo en un lío.
• Poner en copia a la persona equivocada en un correo electrónico.

Cómo reducir los daños al mínimo

Sea cual sea el motivo de estos descuidos y sus consecuencias, el proceso a seguir es el mismo. Estos son los pasos:

• Asúmelo.
• Explica lo ocurrido.
• Pide disculpas a los afectados.
• Si es posible, pon remedio.

Obviamente, la gravedad de la metedura de pata determinará la cantidad de disculpas que debas dar. Para los errores sin importancia, una broma del tipo “algún día se me olvidará la cabeza” y una pequeña disculpa deberían servir. Esto es apropiado para situaciones como, por ejemplo, olvidarse del archivo adjunto en un correo electrónico. Aun así, la mejor solución siempre es completar la tarea olvidada o corregir el error rápidamente.

Si alguna vez has avergonzado o faltado el respeto sin querer a un compañero, lo mejor es que te disculpes con sinceridad. También puedes explicarle a esa persona por qué cometiste el error. Ser sincero suele facilitar que se te perdone más fácilmente.

Por último, cuando tu descuido deriva en graves consecuencias para tu equipo o incluso para la empresa, deberás sentarte con tu jefe y hablar sobre el asunto. En este caso, lo mejor es identificar:

• La razón por la que te equivocaste. Tal vez haya ocurrido a raíz de problemas personales o por un exceso de trabajo, en cuyo caso deberías pedir ayuda.
• El plan de acción para arreglar las cosas y evitar que vuelva a suceder.

Estos pequeños consejos podrán reconducirte por el buen camino en la mayoría de los casos. Sin embargo, ciertos problemas psicológicos temporales o permanentes también podrían ser la causa de estos olvidos y errores. Dos de ellos son el burnout y el trastorno por déficit de atención.

¿Cómo abordar estos casos particulares? Si sufres depresión a causa de un burnout, es necesario que consultes a un médico o a un profesional de salud mental. Además, en función de los consejos y estrategias que establezcas con tu médico, puedes optar por notificarlo a tu jefe o a la dirección. En el caso de un trastorno por déficit de atención, sería interesante que te plantees decírselo a tu empresa. Por tu propio bien, es importante que evalúes con calma tu situación personal para poder encontrar la mejor solución.

Consejos para reducir los descuidos en la oficina

A menos que sufras alguna de las condiciones anteriores, o incluso si es el caso, piensa que cometer errores tontos no es algo inevitable. Aquí te proponemos algunas ideas para meter en cintura esa cabecita despistada.

Anota todos tus plazos de entrega

• Establece una rutina mediante una lista de tareas en papel o en formato digital cada mañana para no olvidar nada. Un cuaderno y un bolígrafo son más que suficientes, pero los programas de organización de tareas como Trello o Asana son igual de efectivos. Ante todo, lleva un registro de las tareas durante el día y ve añadiendo otras nuevas a medida que avances.

• Consulta tu agenda o calendario cada mañana y ponte alertas el día anterior y una hora antes de cualquier cita importante. Con Google Calendar las alertas se envían por correo electrónico, lo cual es muy práctico. Una técnica ingeniosa es fijar una fecha límite dos días antes de la fecha real para tener tiempo de perfeccionar tu trabajo.

• Utiliza las alertas de tu teléfono o de Slack para las citas más importantes. Hay muchas opciones entre las que elegir: correo electrónico, SMS, notificaciones o el calendario de tu teléfono.

No vale la pena que intentes memorizar toda la agenda del mes. Según tu nivel de responsabilidad y el horario en cuestión, basta con hacer un balance cada lunes por la mañana o cada mañana de la semana para no olvidar las citas importantes.

Sácatelo de la cabeza

¡Escríbelo! El cerebro humano no puede retenerlo todo, así que anota tus pensamientos en un papel. Por ejemplo, puedes crear listas de control específicas por tarea: si estás trabajando en una tarea repetitiva en un largo documento de Excel, haz una lista de todas las acciones que debes completar. Utiliza el método de Eisenhower para priorizar las tareas. Escribir una corta lista de tareas es una manera fantástica de reducir el estrés.

Mejora tu concentración

Utiliza la técnica Pomodoro, que parte de la premisa de que nos concentramos mejor cuando trabajamos en periodos de 25 minutos seguidos de descansos y dedicamos todo el periodo de trabajo a una sola tarea. Vale la pena intentarlo para quienes desean mejorar su concentración y entrenar su cerebro para “mantenerse conectado”. Si sientes que tienes una sobrecarga mental o sufres un trastorno de déficit de atención, la terapia también puede ayudar.

En resumen

En un mundo cada vez más conectado y frenético, no es de extrañar que la concentración esté disminuyendo, que el exceso de trabajo aumente y que se cometan errores en la oficina.

Para coger el toro por los cuernos, lo mejor es analizar estos errores. ¿Se deben a la fatiga o al agotamiento? ¿A una carga de trabajo excesiva? ¿O son sencillamente descuidos? Dependiendo de la causa, existen muchos remedios que van desde un simple recordatorio en el móvil hasta la terapia. El mejor enfoque consiste en determinar cuál es el caso concreto de cada uno, para así dar con la solución adecuada.

Traducido por Rocío Pérez

Foto de WTTJ

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