Gestión del tiempo: "He probado la técnica Pomodoro"

¿Es la técnica Pomodoro, el famoso método de gestión del tiempo ideado por Francesco Cirillo, el ingrediente perfecto para organizar tu agenda? ¿O, por el contrario, deberíamos tirarle tomates? (Un chiste malo, sí). Para resolver las dudas sobre esta técnica, decidimos que lo más sencillo era ponerla en práctica, y estas han sido nuestras impresiones.

Aunque no seas ningún experto en organización, seguro que en más de una ocasión has oído hablar de la técnica Pomodoro. Yo me topé por primera vez con ella, y con otras herramientas de gestión del tiempo con nombres a cada cual más extraño, allá por el 2017, cuando monté mi empresa y me adentré en el maravilloso mundo de las startups. “Pomodoro”. Para quienes entiendan un poco de italiano, la palabra podría sacarles una sonrisa, ya que “pomodoro” significa literalmente “tomate”. Pero aquí no encontraréis recetas sacadas de MasterChef: hablamos de un método muy serio de gestión del tiempo, desarrollado por el consultor Francesco Cirillo a finales de los años 80.

El principio es muy sencillo: consiste en utilizar un temporizador (con forma de tomate, para los puristas) para programar periodos de trabajo de 25 minutos, cada uno dedicado a una tarea, seguidos de un breve descanso. Supuestamente, los periodos de descanso regulares favorecen la concentración, mejoran la agilidad intelectual y refuerzan la memoria. Y digo “supuestamente” porque a estas alturas yo todavía soy un poco escéptica. Este tipo de soluciones, presentadas como un remedio milagroso por el coach o influencer de turno, me suelen hacer bastante gracia, a veces incluso miedo. Sin embargo, su autor asegura que la técnica Pomodoro ha cambiado la vida de dos millones de personas. Por eso decidimos dejar de lado nuestros prejuicios y sacar el temporizador.

Pomodoro: el arte de “cortar el trabajo en rodajas”

“¿Por qué quiero gestionar mejor mi tiempo?”. Esta es la pregunta que debes hacerte antes de empezar, y que te ayudará a determinar qué quieres conseguir con la técnica Pomodoro, tal y como se explica en su web Francesco Cirillo. En nuestro caso, más allá de redactar este artículo, nos gustaría analizar nuestros reflejos organizativos. ¿Son tan buenos como pensamos? ¿Nos cansamos innecesariamente? ¿Cómo podemos desconectar cuando trabajamos desde casa, y cortar con la tendencia de quedarnos pegados a la pantalla? ¿Es posible optimizar nuestro horario de trabajo y seguir siendo creativos?

Una vez superada esta fase de introspección, cogemos el material necesario, cosas que todos tenemos en casa: un papel, un lápiz y un temporizador. Para este último, puedes utilizar el de la cocina, descargarte una aplicación o utilizar el que viene por defecto en tu móvil. A continuación, hay que seguir seis pasos:

1. Elige una tarea que te gustaría completar, ya sea trivial o urgente.

2. Pon el temporizador y haz un pacto contigo mismo: “Voy a dedicar 25 minutos a esta tarea y no voy a interrumpirla”.

3. Trabaja en la tarea hasta que suene el temporizador. Si de repente se te ocurre otra tarea que tienes que terminar, anótala en la hoja de papel como recordatorio. Tomar notas es una buena manera de aligerar la carga mental y aliviar el estrés.

4. Cuando oigas el “riiiiing”, detente. ¿Has terminado la tarea? Felicidades, puedes tacharla de la lista**. Si no la has terminado, no te preocupes, puedes hacerla en la siguiente ronda de Pomodoro.

5. Ahora es el momento de tomarte un descanso de 5 a 10 minutos. Puedes meditar, hacer estiramientos, tomar un café… Tómate un descanso de verdad, que te aleje de tus preocupaciones profesionales.

6. Cada cuatro Pomodoros, haz una pausa más larga, de 20 a 30 minutos. Esto es ideal para que tu cerebro tenga tiempo de asimilar la nueva información y descansar antes de la siguiente ronda.

La prueba: usar la técnica Pomodoro durante cinco días, mañana, tarde y noche

Ha llegado la hora de hacer el experimento. Empiezo la prueba un lunes por la mañana en mi pequeño apartamento, ya que me toca trabajar desde casa. El entorno tranquilo se presta a ello. Cojo una hoja de papel y un lápiz, y anoto las tareas del día por orden de prioridad.

Pomodoro número 1

Programo el temporizador del móvil a 25 minutos. Preparados, listos, ya. Mi tarea: finalizar la maquetación de un artículo antes de su publicación. Parece factible en el tiempo asignado. Y efectivamente, lo termino. Sin embargo, durante todo ese tiempo, mi atención se desvía constantemente, atraída por las notificaciones de Slack y las más de 20 pestañas abiertas en mi navegador web. Peor aún, soy plenamente consciente de mi tendencia a la multitarea. No es que antes no fuera consciente de ello, pero siempre lo había negado. En una situación así, es imposible no detectar mis malas costumbres. Poner un temporizador me ha hecho darme cuenta de mis hábitos y de mi entorno digital, el cual solo puede considerarse disruptivo. Ahora entiendo el cansancio visual y mental, la ansiedad, la sensación de no poder desprenderme de la carga mental debido al trabajo, que luego se traslada a mi vida personal, a menudo en épocas de estrés. Demasiado a menudo, de hecho.

Suena el temporizador. Tacho la primera tarea de la lista y me tomo un pequeño descanso. Pongo a hervir la tetera y me preparo un té de jazmín, con música disco de fondo. Y vuelvo al lío. Siento que mi motivación ha aumentado.

Pomodoro número 2

Empiezo a corregir el artículo de un colaborador. El texto es corto, fácil, y está bien escrito. Esta vez consigo concentrarme del todo. Sin embargo, la lectura del texto y las primeras correcciones me hacen superar en cinco minutos el límite de tiempo. ¿Qué habría pasado con un artículo mucho más complejo, plagado de errores y con el doble de palabras? Intento ser tolerante conmigo misma. Al fin y al cabo, solo me he pasado unos minutos. Puedo ser un poco flexible, siempre que mi concentración siga siendo buena.

En mi siguiente pausa, me estiro, voy al baño y bebo un gran vaso de agua. Y así sucesivamente. Llego al final de los cuatro Pomodoros y aprovecho entonces mi descanso de 30 minutos para hacer la compra en el supermercado.

Y allá vamos otra vez. Sigo la técnica todos los días durante una semana, tanto en casa como en la oficina. Aplico el método lo mejor que puedo, aunque hay bastantes contratiempos. Contra todo pronóstico, he recuperado mi “disciplina” con bastante rapidez. Tras solo 48 horas, mi ritmo parece diferente, más controlado. No me atrevería a decir que ha habido un cambio radical en cinco días (dejaré las observaciones científicas para los investigadores), pero sí que he sacado conclusiones interesantes de mi experiencia.

“No es fácil conciliar la técnica de Pomodoro con las interminables videollamadas”

Antes de hacer este pequeño experimento, solía organizar mi día de forma instintiva. Tengo la suerte de poder visualizar bien mi tiempo, ya que soy capaz de tener todos los plazos en mente (es una de las pocas veces en que mi memoria es realmente buena). También estoy obsesionada con Google Calendar, y lo uso por sus funciones de planificación, además de sus recordatorios y sus listas de tareas. Y luego me voy adaptando según mi entorno de trabajo y mi nivel de energía. A la hora de emprender tareas que requieren mucha concentración, como escribir un artículo, prefiero hacerlo en la tranquilidad de mi casa después de una buena noche de descanso, en lugar de hacerlo en el open space de la oficina después de comer.

En mi opinión, una de las limitaciones de la técnica Pomodoro es la falta de flexibilidad. Creo que este método no es adecuado para todos los trabajos ni contextos. Por ejemplo, en mi caso, cuando consigo meterme en una burbuja y encontrar la inspiración para escribir un artículo, no me apetece romper esa dinámica. Tener que recrear tantas veces al día esas condiciones requiere demasiada energía. Además, hay tareas que son difíciles de dividir en franjas de 25 minutos; me pregunto cómo podría emplear este método un directivo. Por no hablar de que imponer un límite de tiempo podría frenar la productividad de algunas personas, el mismo tipo de personas que se bloqueaban en los exámenes del instituto. Tampoco es fácil conciliar la técnica Pomodoro con las interminables videollamadas. No obstante, la cultura de las reuniones por Zoom podría mejorar si las empresas adoptaran este formato breve y eficaz: una reunión = un proyecto = 25 minutos.

También descubrí otros puntos positivos. En primer lugar, me permitió distanciarme para analizar mi gestión del tiempo y sus defectos. Este es uno de los objetivos de la técnica Pomodoro: visualizar tus propios patrones de trabajo y mejorarlos. Además, los días parecían pasar más rápido. Hacer pausas regulares me permitió liberar espacio, tanto para sentirme satisfecha con la tarea realizada como para disfrutar de un preciado descanso que la sociedad moderna tiende a infravalorar. También me permitió moverme más a menudo, todos conocemos los riesgos de un estilo de vida sedentario para nuestra salud, y reintroducir en mi vocabulario la palabra “desconexión”. El resultado es una mayor productividad. Hacer una pausa para respirar no es una pérdida de tiempo. Todo lo contrario: es una forma de mejorar la calidad de tu trabajo sin quemarte. Por último, la técnica Pomodoro es una buena forma de cuantificar las tareas. Puede ayudarte a anticipar tu flujo de trabajo y a trabajar mejor con tus compañeros ya que te permite establecer plazos realistas y comunicarlos con confianza. ¡Un verdadero círculo virtuoso para los proyectos en equipo! Al final, como con cualquier método de coaching profesional, no se trata de seguir todo al pie de la letra, sino de conocernos a nosotros mismos, elegir los consejos que nos funcionan y elaborar nuestra propia receta… con o sin tomate.

Traducción de Rocío Pérez / Foto de WTTJ

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