« J’ai testé la technique pomodoro », l’art de découper son travail en rondelles

Que vous soyez un as de l’organisation ou non, vous avez sans doute déjà entendu parler de la « technique pomodoro ». De mon côté, c’est en mettant un pied dans le monde merveilleux de la start-up nation, quand j’ai créé mon entreprise en 2017, que je me suis familiarisée avec ce type d’outils et de concepts aux noms tous plus ésotériques les uns que les autres. « Pomodoro. » Pour ceux et celles qui ont choisi Italien LV2 au collège, le mot peut faire sourire. « Pomodoro » signifie littéralement « tomate ». Mais ici, pas de recette façon Top Chef : on parle d’une méthode très sérieuse de gestion du temps, mise au point par le consultant Francesco Cirillo à la fin des années 80.

Le principe ? Utiliser un minuteur – en forme de tomate, pour les puristes – et programmer des périodes de travail de 25 minutes, chacune dédiée à une tâche et suivie d’une courte pause. En plus de la concentration, la régularité de ces temps de repos favoriserait l’agilité intellectuelle,renforcerait la mémoire et permettrait d’accroître l’efficacité et les capacités de concentration. J’emploie le conditionnel car à ce stade, je reste un peu sceptique. A l’image de la matrice Eisenhower, ce genre de solution présentée comme miraculeuse par un énième coach influenceur me fait toujours un peu rire. Ou peur. Mais à en croire Francesco, la technique pomodoro aurait convaincu et changé la vie de 2 millions de personnes. J’ai donc décidé de ranger mes idées préconçues et de sortir mon minuteur.

Technique pomodoro : l’art de découper son travail en rondelles

« Pourquoi je veux mieux gérer mon temps ? » : c’est la question à se poser avant de se lancer, celle qui détermine l’objectif que l’on souhaite atteindre grâce à la technique pomodoro, m’explique-t-on sur le site de Francesco Cirillo. Dans mon cas, au-delà de la rédaction de cet article, j’ai envie de sonder mes réflexes organisationnels… Sont-ils si bons que ça ? Est-ce que je me fatigue inutilement ? Est-ce que je peux être plus efficace ? Comment réussir à me déconnecter en distanciel, quand tout me pousse à rester les yeux rivés sur l’écran ? Ou encore, puis-je optimiser mon emploi du temps tout en restant créative ? Après tout, savoir comment mieux gérer son temps, c’est tout un art.

Passé cette phase introspective, je me munis du matériel prescrit, qui est à la portée de tous : une feuille, un crayon et un minuteur. Pour ce dernier, il est possible d’utiliser celui de la cuisine ou de télécharger une application mobile. Ensuite, il y a 6 étapes à respecter :

Anecdotique ou cruciale, choisissez une tâche que vous aimeriez accomplir.

Réglez le minuteur et nouez un pacte avec vous-même : « Je vais passer 25 minutes sur cette tâche et je ne m’interromprai pas ».

Travaillez sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne. Si soudain vous vous souvenez d’un autre travail à finir, notez-le sur votre feuille en guise de pense-bête. Prendre des notes est salutaire pour alléger l’esprit et évacuer le stress.

Quand le dringgg retentit, arrêtez-vous. Vous avez terminé la tâche en cours ? Bravo, vous pouvez la rayer. Si vous n’avez pas fini, pas de panique, vous poursuivrez lors du prochain pomodoro.

C’est le moment de faire une pause de 5 à 10 minutes. Méditation, étirements, café… Optez pour une vraie récré, loin des préoccupations pros.

Et tous les 4 pomodoros, faites un break plus long, de 20 à 30 minutes. C’est l’idéal pour laisser à votre cerveau le temps d’assimiler de nouvelles informations et se reposer avant la prochaine série.

Le test : 5 jours de technique pomodoro, matin, midi et soir

Je débute le test dans mon petit appartement, en télétravail, un lundi matin. Le calme ambiant réduit les distractions. J’attrape une feuille, un crayon ; j’inscris les tâches du jour selon l’ordre de priorité.

Pomodoro n°1. J’enclenche mon ventilo et le minuteur de mon smartphone. Je mets une alarme dans 25 minutes, serment, top départ. Ma tâche : réaliser une dernière vérification de la mise en page d’un article avant publication. Ça semble jouable dans le temps imparti. Et c’est le cas, je vais respecter le timing. Néanmoins, de A à Z, mon attention ne cesse de vaciller, j’ai du mal à rester concentrée, attirée par mes notifications Slack et la vingtaine d’onglets ouverts dans mon navigateur web. Pire, je devine mon penchant pour le multitasking. Ce n’est pas que je l’ignorais, mais j’étais dans le déni. Là, impossible de fermer les yeux sur mes mauvaises manies. Bon, au moins, je ne suis pas une énième victime de la procrastination, c’est déjà ça. Le fait de chronométrer mon temps de travail me pousse à prendre conscience de mes habitudes et de mon environnement digital – perturbant. Je comprends la fatigue visuelle et mentale, la fébrilité, l’impression d’avoir signé un CDI avec mes charges mentales, qui s’invitent parfois chez moi, souvent en période de rush. Trop souvent.

La minuterie s’arrête, sonnerie, check sur la feuille. Pause. J’allume la bouilloire. Un thé au jasmin dégusté sur fond de playlist disco, et ça repart. J’ai l’impression d’avoir boosté ma motivation.

Pomodoro n°2. Je m’attaque à la première relecture de l’article d’une pigiste. Le papier est court et facile, bien écrit. Et cette fois, je réussis à canaliser mon attention. Pourtant, la découverte du texte et les premières corrections me font dépasser le chrono de cinq minutes. Qu’est-ce que ça aurait été dans le cas d’un article plus complexe, parsemé de fautes et d’incohérences, et avec le double de caractères ? Je me montre tolérante avec moi-même. Après tout, je ne suis pas à quelques minutes près, je peux introduire un brin de souplesse tant que le cadre et la concentration demeurent.

Pour ma nouvelle pause, je m’étire, je fais un tour aux toilettes, et bois un grand verre d’eau. Et ainsi de suite. Je vais au bout d’une session de 4 cycles pomodoros, j’utilise mes 30 minutes de break pour faire des courses au supermarché du coin. Et rebelote. Une fois, deux fois, trois jours, une semaine ; en remote et en présentiel. J’applique la technique pomodoro du mieux que possible, avec pas mal de ratés. Contre toute attente, la « discipline » rentre assez vite. Au bout de 48 heures déjà, mon rythme paraît différent, mieux maîtrisé. Je n’irais pas jusqu’à parler de changement radical en cinq jours – je laisse les observations scientifiques aux chercheurs –, mais j’ai tiré des leçons intéressantes de l’exercice, au moins pour ma vie professionnelle

« Le test : 5 jours de technique pomodoro, matin, midi et soir »

Avant de réaliser cette petite expérience, j’avais l’habitude de m’organiser à l’instinct. J’ai la chance d’avoir une bonne vision dans le temps : je garde toutes les deadlines en tête (c’est bien l’un des rares endroits où ma mémoire est performante). Je suis également une obsédée de Google Agenda, que j’utilise pour ses fonctions de planning, mais aussi de rappel et de to-do list. Et puis je m’adapte selon mon cadre de travail et mon niveau d’énergie. Je favorise les tâches qui nécessitent de la concentration – comme écrire un article – quand je suis au calme chez moi, après une bonne nuit de sommeil, et pas dans l’open-space de la boîte après la pause déjeuner.

C’est justement l’une des limites de la technique pomodoro. Son manque de flexibilité. D’après moi, cette méthode de travail - certes efficace - n’est pas adaptée à tous les jobs et tous les contextes. Par exemple, quand j’ai réussi à me constituer ma bulle et trouvé l’inspiration pour un papier, je n’ai pas envie de rompre la dynamique. Ça demanderait trop d’énergie de recréer les bonnes conditions 10 fois par jour. Il y a en outre des tâches difficiles à découper en créneaux de 25 minutes – je me demande comment un manager peut adopter ce fonctionnement… Sans compter que s’imposer une limite temporelle peut en bloquer certains, les mêmes qui, à l’école, étaient réfractaires aux examens. Pas évident non plus de faire cohabiter technique pomodoro et visios à gogo. La culture de la réunion (Zoom) mériterait néanmoins de s’inspirer d’un tel format, court et efficace : une réunion = un dossier = 25 minutes.

Je retiens d’autres points positifs. D’abord, j’ai pris du recul sur ma gestion du temps et ses failles. C’est d’ailleurs l’un des objectifs de la technique pomodoro, visualiser pour faire son autocritique et s’améliorer. Aussi, les journées ont semblé passer plus vite. Les pauses régulières ont libéré de l’espace, pour la satisfaction de la tâche achevée et ce repos si précieux, que nos sociétés modernes tendent à maltraiter. Elles m’ont permis de bouger plus – on connaît les risques de la sédentarité sur la santé – et de réintroduire la notion de déconnexion dans mon vocabulaire. La conséquence sous-jacente, c’est le gain en productivité. Instituer des respirations, ce n’est pas perdre du temps, bien au contraire. C’est gagner en qualité sans s’épuiser, et accroître son efficacité. Enfin, ce pomodoro est une bonne façon de quantifier les tâches, donc d’anticiper et de mieux bosser avec ses collègues : on est capable de fixer des deadlines crédibles et de les communiquer avec assurance. Un vrai cercle vertueux pour les projets collaboratifs ! Au final, comme pour n’importe quelle méthode de coaching pro, il ne s’agit pas de tout suivre à la lettre, mais d’apprendre à se connaître, de piocher les tips qui nous réussissent et d’inventer sa propre recette… À base de tomates, ou pas.