Método Kaizen: el principio de mejora continua

“Pueden más la paciencia y el tiempo que la ira y la fuerza”

En la moraleja de su fábula “El león y el ratón”, La Fontaine ilustra bien, sin pretenderlo, la mentalidad Kaizen, un método japonés de productividad que permite conseguir grandes cosas con pequeños cambios en el día a día. Si bien este método se originó en las empresas japonesas, se trata de una mentalidad que no solamente hace referencia al mundo empresarial, sino que puede aplicarse de igual manera a la esfera personal para alcanzar los objetivos que uno se fije.

Analizamos este concepto surgido en Japón en los años 50 en las fábricas de Toyota y que, desde entonces, se ha expandido por todo el mundo.

Un poco de historia

El Kaizen nació en Japón en los años 50 con el objetivo de reconstruir la industria nipona tras la guerra. Fue concretamente en la compañía Toyota donde Taiichi Ohno inició este método en el marco del lean management, un principio más genérico enfocado a aumentar la calidad de la producción de una empresa a través de un proceso de mejora continua.

Masaaki Imai fue quien popularizó el sistema Kaizen en occidente. Nacido en 1932, trabajó durante los años 50 para el Japan Productivity Center, un centro creado para mejorar la productividad tras la guerra. Fue en el transcurso de esta actividad, en los años sesenta, cuando conoció a Taiichi Ohno. Más tarde, en 1985, fundó el Kaizen Institute con el objetivo de ayudar a las empresas a adoptar el método Kaizen, así como todas las herramientas que hoy se conocen con el nombre de lean management.

Pero ¿qué es eso del Kaizen?

La palabra Kaizen surge de la contracción de dos términos japoneses:

• Kai: cambio
• Zen: mejor

Se trata de un proceso de evolución continua que se basa en la repetición de pequeñas mejoras en el día a día. Para que esto funcione, cada miembro del equipo debe implicarse y proponer ideas que fomenten dicha evolución. Consiste en centrarse a diario en la eliminación de problemas y la optimización de los procesos de trabajo. Es por tanto un método sutil y progresivo, por lo que se diferencia de las nociones de “interrupción” o “revolución”, que implican cambios más violentos.

“Un viaje de mil millas comienza con un primer paso” - Lao Tsé

El Kaizen es más que un simple método de gestión, pues ante todo es una mentalidad. Cualquier proyecto puede considerarse como “un viaje de mil millas”, una distancia enorme que puede desanimarnos si lo que queremos es avanzar rápido, pero que basta con dividir en pequeños pasos para recorrerla sin mayor dificultad y alcanzar el objetivo final. Con este sistema se avanza lento, pero seguro.

¿Por qué dar prioridad a la lentitud?

Se ha demostrado que la reiteración de cambios pequeños es más eficaz que un único cambio radical. Nuestro cerebro desconfía de los cambios radicales, ya que los interpreta como un peligro potencial y los rechaza. Por lo tanto, para evolucionar es preferible desglosar un objetivo ambicioso en pequeñas tareas fáciles de realizar, ya que de esa forma la probabilidad de desencadenar la típica resistencia al cambio será menor y además es más probable que esas tareas fomenten en nosotros el orgullo, el placer y la motivación.

Tomemos como ejemplo a alguien que quiera empezar a correr después de varios años sin haber practicado ningún deporte. Imagina lo que pasaría si empezase por correr una maratón el primer día: se expondría a mucho sufrimiento, obtendría un pésimo resultado y se desmotivaría. En cambio, si cada día se fija un objetivo más ambicioso que el día anterior, le resultará más fácil correr la maratón al cabo de unos meses.

Los principios fundamentales del método Kaizen

En sus libros, Masaaki Imai expone los principios fundamentales que deben adoptarse para poner en práctica el sistema Kaizen:

• Cuestionarse a uno mismo constantemente: aunque algo funcione, siempre hay que intentar mejorarlo, pues es la única manera de seguir siendo competitivo.
• No buscar la perfección, sino la mejora continua: la perfección se alcanza mediante la repetición de pequeñas mejoras día a día.
• Identificar la raíz de los problemas para resolverlos de manera duradera. Si tratas los síntomas de un problema sin investigar su causa, te arriesgarás a enfrentarte al mismo problema en el futuro.
• Solucionar los problemas cuanto antes: es muy importante tratar los problemas en cuanto aparezcan, antes de que empeoren y solucionarlos suponga un mayor esfuerzo y una mayor inversión de tiempo y energía.
• Jerarquizar los cambios que deban ponerse en marcha: es recomendable dar preferencia a los cambios fáciles, rápidos, y poco costosos de llevar a cabo.
• Implicar a todos los miembros de un equipo en la búsqueda de soluciones: sea cual sea su posición en la empresa, todos los empleados deben poder expresarse, proponer ideas, participar y apoyar los cambios propuestos.

Cinco técnicas Kaizen fáciles de aplicar

Para alcanzar el objetivo de la mejora continua, el sistema Kaizen se basa en varios métodos y técnicas que suelen dar prioridad a la repetición, la gestión visual y la colaboración.

1. El método de las 5S

El objetivo de este método es mejorar nuestro espacio de trabajo y nuestro bienestar (o el de nuestro equipo) para ganar en eficiencia y perder menos tiempo y energía, lo que reduce el riesgo de accidentes y mejora la calidad final de la producción.

Las 5S designan cinco palabras japonesas:

• Seiri: clasificar, despejar el espacio de trabajo
• Seiton: organizar, optimizar el espacio de trabajo
• Seiso: limpiar el espacio de trabajo
• Seiketsu: ordenar, evitar la aparición de suciedad y desorden
• Shitsuke: ser riguroso, mantener la autodisciplina

2. El ciclo PDCA o círculo de Deming

Se trata de un plan de cuatro etapas que permite probar de forma rápida nuevos productos o procesos y ajustarlos hasta obtener el resultado deseado, todo ello en un tiempo limitado. Para ello, debemos encadenar estas cuatro acciones:

• Plan: planificar
• Do: hacer
• Check: verificar
• Adjust: ajustar

Estas forman un círculo virtuoso que nos permite iniciar múltiples cambios, verificar que tengan un resultado positivo y adaptarnos a ellos. Podemos encontrar este método de funcionamiento en cualquier metodología ágil o agile, por si nombre en inglés.

3. El método de “los 5 por qué”

Este método responde a uno de los principios fundamentales del método Kaizen, según Masaaki Imai: llegar al origen de los problemas para resolverlos de manera duradera. Para ello, hace falta preguntarse cinco veces “¿por qué?”.

Ejemplo: las obras van con retraso.
¿Por qué? Porque uno de los proveedores no respetó el calendario de trabajo.
¿Por qué? Porque le faltaban materias primas.
¿Por qué? Porque no se las entregaron a tiempo.
¿Por qué? Porque el pedido se hizo demasiado tarde.
¿Por qué? Porque la persona encargada de la compra estaba ausente y no fue reemplazada.
El proveedor que no respetó el calendario de trabajo no es responsable del retraso: la causa original es la falta de personal.

4. Las retrospectivas

Ejercicios como las reuniones stand-up, procedentes de la metodología ágil, se utilizan a menudo en los sistemas Kaizen. Se trata de un ejercicio durante el cual el equipo se sitúa de pie en círculo para hacer un repaso de las producciones en curso, ayudándose de post-its para visualizar las tareas de cada uno. Los miembros del equipo hablan por turnos y explican en qué están trabajando, sus logros y también los problemas con que se han topado, para que el equipo al completo pueda resolverlos.

5. El método Kanban

Este sencillo método visual de gestión del trabajo permite reducir los retrasos en la producción y mejorar la capacidad de respuesta de un equipo. Está basado en el método del “justo a tiempo”: proporcionar la información en el momento justo a los miembros del equipo para no sobrecargarlos con información inútil.

¿Qué principios se deben respetar dentro de los equipos?

El método Kaizen no debe convertirse en un medio para presionar a los equipos si no queremos que pierda su razón de ser. Para ponerlo en práctica de manera eficaz y respetando siempre el bienestar de los trabajadores, deben tenerse en cuenta varios principios fundamentales:

Implicar a todos

Todos los trabajadores de la empresa, sea cual sea su posición, deben sugerir posibles cambios, ya que incluir a todos en el proceso de transformación es uno de los principios esenciales del método Kaizen. Cada persona debe proponer ideas, aceptar los cambios propuestos y participar en ellos, lo cual requiere el respeto, la confianza y una mentalidad abierta por parte de los responsables del equipo.

Poner en marcha un programa de motivación

Los éxitos de una empresa son los de sus trabajadores, y es importante demostrarlo dándoles el reconocimiento que se merecen y recompensando a cada miembro del equipo mediante un programa de motivación. Este programa puede tomar formas diferentes, pero lo esencial es que sea justo y equitativo.

Respetar estos principios fundamentales permitirá la puesta en práctica de un sistema de mejora continua que optimice la productividad y la calidad de los productos o servicios, todo ello en unas condiciones de trabajo agradables que favorezcan la implicación real y sincera de los trabajadores.

Foto de WTTJ

Traducido por Rocío Pérez

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