Dosiahnite svoje ciele vďaka japonskej metóde Kaizen

„Trpezlivosť a čas urobia viac ako hnev a sila.“

V ponaučení bájky Lev a myš sa La Fontainovi podarilo nevedome vyobraziť kaizenovské nastavenie mysle. Kaizen označuje japonský prístup k produktivite, vďaka ktorému sa vám podarí dosiahnuť veľké veci prostredníctvom malých počinov v každodennom živote. Hoci sa táto technika zrodila na pôde japonských spoločností, ide v skutočnosti o nastavenie mysle, ktoré možno aplikovať nielen v pracovnej sfére, ale môže byť užitočné pri napĺňaní cieľov každého z nás.

Metóda Kaizen vznikla v 50. rokoch v závodoch Toyoty v Japonsku a odvtedy sa rozšírila do celého sveta.

Kaizen, čo je to?

Slovo Kaizen vzniklo spojením dvoch japonských slov:
Kai – zmena
Zen – k lepšiemu

Kaizen je metóda postupného zlepšovania, ktorá sa zakladá na malých zmenách k lepšiemu každý deň. Aby to zaručene fungovalo, v tíme musí každý jednotlivec vymyslieť nápady na zlepšenie. Hlavná myšlienka? Sústrediť sa každý deň na odstraňovanie problémov a optimalizáciu pracovných procesov. Ide teda o miernu a progresívnu metódu, ktorá je opakom radikálnych zmien súvisiacich s pojmami ako „prevrat“ alebo „revolúcia“.

„Cesta dlhá tisíce míľ sa začína jediným krokom.“ — Lao-c’

Kaizen je viac než len jednoduchá manažérska technika. Je to predovšetkým stav mysle. Každý projekt možno považovať za „cestu dlhú tisíc míľ“. Ak sa budeme snažiť zložitú cestu prejsť rýchlo, môžeme byť nakoniec sklamaní, no práve preto stačí celý proces rozdeliť na niekoľko malých krokov. Cieľ si takto splníte bez závažnejších problémov. Metódou Kaizen napredujete pomaly, ale isto.

Prečo sa nenáhliť?

Pretože malé, opakované zmeny sú efektívnejšie než jedna radikálna zmena. Náš mozog nedôveruje radikálnym zmenám, ktoré vyhodnocuje ako potenciálnu hrozbu, a nakoniec ich odmietne. Aby sme mohli napredovať, je lepšie rozštiepiť ambiciózny plán na niekoľko jednoduchších úloh, pri ktorých je menšie riziko, že narušia našu slávnu rezervovanosť voči zmenám, a naopak, môže v nás vzbudiť pocit hrdosti, potešenia a povzbudenia.

Predstavte si napríklad niekoho, kto by chcel začal behať po niekoľkoročnej prestávke. Položte si otázku, ako by to dopadlo, keby sa rozhodol zabehnúť maratón hneď v prvý deň. Stálo by ho to veľa síl, výsledok by bol chabý a stratil by odvahu. Naopak, ak si náročnosť svojich cieľov bude zo dňa na deň stupňovať, podarí sa mu zvládnuť maratón po niekoľkých mesiacoch.

Dejepisné okienko

Metóda Kaizen vznikla v Japonsku v 50. rokoch a jej cieľom bolo oživiť povojnový japonský priemysel.
Do Toyoty tento nápad priniesol Taichii Ohno v rámci tzv. lean managementu, komplexného spôsobu na zvýšenie produktivity spoločnosti vďaka neustálemu zlepšovaniu procesov.

Metódu Kaizen na Západe preslávil Masaaki Imai, ktorý sa narodil sa v roku 1932 a v 50. rokoch pracoval pre spoločnosť Japan Productivity Center. Úlohou centra bolo zlepšiť produktivitu povojnového Japonska. Tak sa stretol s Taichiim Ohnom v 60. rokoch. Neskôr, v roku 1985, založil Kaizen Institute, aby pomohol spoločnostiam osvojiť si metódu Kaizen, ako aj všetky nástroje, ktoré dnes poznáme pod názvom štíhly manažment (lean management).

Základné princípy

Masaaki Imai vo svojich knihách popisuje základné princípy metódy Kaizen.

• Stále je čo zlepšovať. Vždy sa treba zlepšovať, aj keď veci fungujú. Len tak si udržíme konkurencieschopnosť.
• Cieľom nie je dokonalosť, ale neustále zlepšovanie. Opakovanie drobných, každodenných zlepšení je cesta k dokonalosti.
• Identifikujte príčinu problémov, aby ste ich natrvalo vyriešili. Riešením problémov bez zamyslenia sa nad ich príčinou vám problémy len odloží na neskôr.
• Riešte problémy okamžite. Problémy je dôležité riešiť čo najskôr, kým sa situácia nezhorší a kým vám ich riešenie nezaberie veľa času a energie.
• Priorizujte plánované zmeny. Je vhodnejšie uprednostniť rýchle, jednoduché a lacnejšie riešenia.
• Zapájajte všetkých členov tímu do hľadaní riešení. Bez ohľadu na pozíciu vo firme, každý človek má právo vyjadriť sa, navrhnúť svoje nápady a zapájať sa do navrhovaných zmien.

5 ľahko aplikovateľných Kaizen techník

Kaizen obsahuje viacero metód a techník, ktoré vás dovedú k cieľu vďaka neustálym zmenám k lepšiemu. Tieto techniky často využívajú opakovanie, vizuálny manažment a spoluprácu.

1. Metóda 5S

Cieľom tejto metódy je zlepšiť náš pracovný priestor a pracovnú pohodu (nás a nášho tímu, resp. tímov), s cieľom zvýšiť produktivitu, šetriť čas a energiu, znížiť riziká úrazov a nakoniec zlepšiť kvalitu našej práce.
Pod názvom 5S sa skrýva 5 japonských slov:

• Seiri: roztrieď potrebné a nepotrebné veci na pracovnom mieste
• Seiton: veci si usporiadaj a pracovné miesto optimalizuj
• Seiso: udržuj na pracovisku poriadok
• Seiketsu: veci usporadúvaj, aby všetko zostalo čisté a nepoškodené
• Shitsuke: buď dôsledný a disciplinovaný

2. PDCA alebo Demingov cyklus

Tento plán spočívajúci v 4 krokoch umožňuje rýchle testovanie a prispôsobovanie nových produktov alebo procesov, až pokým nenastúpi očakávaný výsledok, a to všetko v kratšom čase. Na tento účel sú potrebné štyri kroky:

• Plan: plánuj
• Do: realizuj
• Check: overuj
• Adjust: upravuj

Týmto sa vytvára akýsi pozitívny kolobeh, v ktorom je možné uskutočňovať zmeny, overovať ich pozitívny vplyv a prispôsobovať sa im. Tento postup je súčasťou každej agilnej metódy.

3. Metóda piatich „prečo“

Ide o jeden z hlavných princípov metódy Kaizen podľa Masaakiho Imaia: vypátrať zdroj problémov s cieľom dospieť k trvalému riešeniu. Aby sa vám to podarilo, musíte sa päťkrát opýtať otázku: „Prečo?“

Príklad: Moja stavba mešká.
Prečo? Pretože jeden z dodávateľov nedodržal termíny.
Prečo? Pretože nemal k dispozícii potrebné materiály.
Prečo? Pretože ich načas nedodali.
Prečo? Pretože objednávka prišla neskoro.
Prečo? Pretože človek zodpovedný za nákup tovarov bol preč a nikto ho nezastupoval.

Dodávateľ, ktorý nesplnil termín, nie je zodpovedný za meškanie. Skutočnou príčinou bol absentujúci personál.

4. Retrospektíva

Jednou z agilných metód je tzv. stand-up, ktorú metóda Kaizen často využíva. Ide o rituál, keď sa celý tím stretne, a každý musí v kruhu povedať, na čom práve pracuje, pričom si pri vizualizácii pomáhajú lepiacimi lístočkami. Každý člen tímu sa musí vyjadriť a porozprávať o tom, na čom pracuje, čo sa mu podarilo a na aké problémy narazil, aby ich tím ako celok mohol vyriešiť.

5. Kanban

Kanban je vizualizačná metóda, využívaná v oblasti synchronizácie tokov, ktorá umožňuje znížiť trvanie výrobnej doby a zlepšovať reaktivitu zamestnancov. Je to vizuálna a zrozumiteľná metóda pre každého, ktorá sa opiera o metódu riadenia logistiky just-in-time (JIT): zamestnancov treba informovať v správny čas, aby neboli preťažení zbytočnými informáciami.

Dve zásady, ktorými by sa firmy mali riadiť

Metóda Kaizen sa nesmie stať nástrojom na vyvíjanie nátlaku na zamestnancov, inak by sa stratil celý jej zmysel. Aby bola metóda Kaizen efektívna, treba s ohľadom na pohodu zamestnancov rešpektovať niekoľko zásad.

Zapojiť sa musia všetci

Do zmien sa musia zapojiť všetci zamestnanci firmy, bez ohľadu na svoje postavenie. Jeden z hlavných princípov Kaizenu je, aby sa do procesov zmien zapájal každý. Každý musí navrhnúť nápady, súhlasiť s navrhovanými zmenami a aktívne sa do procesu zmien zapájať. Zároveň sa od manažérov očakáva, že sa k svojim zamestnancom budú správať s rešpektom, dôverovať im a mať slobodného ducha.

Zavedenie motivačného programu

Úspechy firmy sú úspechom zamestnancov. Je preto dôležité prejaviť im za to zaslúžené uznanie a odmeniť každého člena tímu prostredníctvom motivačného programu. Tento program môže mať rôzne podoby. Základom je, aby bol systém spravodlivý a nestranný.
Rešpektovaním týchto základných princípov vzniká priestor pre neustále zmeny k lepšiemu, ktoré zlepšia produktivitu, kvalitu produktov alebo služieb a príjemné pracovné prostredie, ktoré u zamestnancov vzbudí úprimný a skutočný záujem zapájať sa.

Preložila Zuzana Chovancová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.