La méthode Kaizen ou le principe d’amélioration continue

« Patience et longueur de temps font plus que force ni que rage. » Dans la morale de sa fable « Le Lion et le Rat », La Fontaine illustre bien, sans le savoir, l’état d’esprit de la méthode Kaizen, cette technique de productivité japonaise qui permet de réaliser de grandes choses grâce à de petits changements initiés au quotidien. La méthode Kaizen, née dans les entreprises japonaises, est en réalité un état d’esprit qui peut s’appliquer aussi bien au monde de l’entreprise qu’à chacun d’entre nous, dans notre vie personnelle, pour atteindre nos objectifs. Le point sur ce concept né au Japon dans les années 50, dans les usines Toyota et qui s’est depuis répandu partout dans le monde.

La méthode Kaizen, c’est quoi ?

Le mot Kaizen est la contraction de deux termes japonais : Kai pour “changement”, et Zen pour “meilleur”.

Le Kaizen est un processus d’évolution continue qui repose sur de petites améliorations répétées au quotidien. Pour que cela fonctionne, au sein d’une équipe, chaque membre doit être impliqué et proposer des idées d’évolution. L’idée : se focaliser chaque jour sur l’élimination des problèmes et l’optimisation des process de travail. C’est donc une méthode douce et progressive, à l’opposé des notions de “disruption” ou de “révolution” qui impliquent des changements plus brutaux.

Un peu d’histoire

Le Kaizen est né au Japon dans les années 50 pour permettre la reconstruction de l’industrie nippone au lendemain de la guerre.

C’est notamment chez Toyota que la démarche fut initiée par Taiichi Ono dans le cadre du lean management, un principe plus global qui vise à accroître la qualité de production d’une entreprise grâce à un principe d’amélioration continue.

Masaaki Imai, quant à lui, est l’homme qui a rendu le système Kaizen célèbre en Occident. Né en 1932, il travaille pour le Japan Productivity Center dans les années 50, un centre créé pour améliorer la productivité japonaise après la guerre. C’est dans le cadre de cette activité qu’il est amené à rencontrer Taiichi Ono dans les années 60. Plus tard, en 1985, il fonde le Kaizen Institute afin d’aider les entreprises à mettre en place la méthode kaizen, ainsi que tous les outils aujourd’hui connus sous la dénomination de Lean management.

Pourquoi privilégier la lenteur ?

Si tout projet peut être considéré comme « un voyage de mille lieues » (Lao Tseu), une très longue distance à parcourir peut décourager si l’on veut aller trop vite. Alors qu’il suffit de décomposer en petits pas pour la parcourir sans difficulté majeure et atteindre son objectif final. En gros, mieux vaut avancer lentement, mais sûrement.

Car notre cerveau se méfie des changements brutaux qu’il interprète et rejette comme de potentiels dangers. Pour évoluer, il est donc préférable de décomposer un objectif ambitieux en petites tâches faciles à réaliser qui seront moins susceptibles de déclencher notre fameuse résistance au changement et qui pourront même, au contraire, nous inspirer fierté, plaisir et encouragement.

Prenons l’exemple de quelqu’un qui voudrait se mettre à la course à pied après des années sans aucune pratique sportive. Imaginez ce qui se passerait s’il commençait par vouloir courir un marathon dès le premier jour façon Forrest Gump… Il s’exposerait à beaucoup de souffrance pour un piètre résultat et se découragerait. Au contraire, s’il se fixait chaque jour un objectif un petit peu plus ambitieux que la veille, il parviendrait plus facilement à courir un marathon au bout de quelques mois.

Les grands principes de la méthode Kaizen

Dans ses livres, Masaaki Imai expose quelques principes essentiels à adopter pour mettre en place un système Kaizen :

• Se remettre en permanence en question : même si quelque chose fonctionne, il faut toujours chercher à l’améliorer. C’est le seul moyen de rester concurrentiel.

• Ne pas viser la perfection mais l’amélioration continue. La perfection sera atteinte par la répétition de petites améliorations apportées au quotidien.

• Identifier la cause originelle des problèmes pour les résoudre durablement. Car régler les symptômes d’un problème sans en rechercher l’origine vous expose à être de nouveau confronté au problème.

• Régler les problèmes sans attendre : il est très important de régler les problèmes dès qu’ils se posent et avant qu’ils n’empirent et que cela devienne plus compliqué et plus coûteux en temps et en énergie de les résoudre.

• Hiérarchiser les changements à mettre en place : il est préférable de privilégier les progrès faciles, rapides et peu coûteux à mettre en place.

• Dans une équipe, impliquer tous les membres dans la recherche de solutions : chaque personne, quel que soit son niveau hiérarchique, doit pouvoir s’exprimer, proposer des idées, participer et adhérer aux changements proposés. Cela suppose respect, confiance et ouverture d’esprit de la part des dirigeants.

5 techniques Kaizen faciles à appliquer

Le système Kaizen se base sur plusieurs méthodes et techniques qui font la part belle à l’itération, au management visuel et à la collaboration.

1 - La méthode des 5S

Le but de cette méthode est d’améliorer notre espace de travail et notre bien-être pour gagner en efficacité, gaspiller moins de temps et d’énergie, diminuer les risques d’accidents et améliorer la qualité finale de la production.

Les 5 S désignent 5 mots japonais :

• Seiri : débarrasser, alléger l’espace de travail
• Seiton : ranger, optimiser l’espace de travail
• Seiso : nettoyer l’espace de travail
• Seiketsu : ordonner, prévenir l’apparition de la saleté et du désordre
• Shitsuke : être rigoureux, encourager l’auto-discipline

2 - Le cycle PDCA ou la roue de Deming

C’est un plan en quatre étapes qui permet de tester rapidement de nouveaux produits ou process et de les ajuster jusqu’à obtenir le résultat escompté, le tout en un temps réduit. Pour cela, on enchaîne ces quatre actions :

• Plan : planifier
• Do : mettre en œuvre
• Check : vérifier
• Adjust : ajuster.

Cela forme un cercle vertueux qui permet d’initier de nombreux changements en vérifiant qu’ils ont eu un impact positif et en s’adaptant aux changements. On retrouve ce mode de fonctionnement dans toute l’approche agile.

3 - La méthode des 5 pourquoi

Cette méthode répond à l’un des grands principes essentiels de la méthode Kaizen selon Masaaki Imai : remonter à la source des problèmes afin de les résoudre durablement. Pour cela, on se demande 5 fois « pourquoi ? »

Exemple : mon chantier a du retard.
Pourquoi ? Parce que l’un des intervenants n’a pas respecté le planning.
Pourquoi ? Parce qu’il lui manquait des matières premières.
Pourquoi ? Parce qu’elles n’ont pas été livrées à temps.
Pourquoi ? Parce que la commande a été passée trop tard.
Pourquoi ? Parce que la personne chargée des achats était absente et qu’elle n’a pas été remplacée.

L’intervenant qui n’a pas respecté le planning n’est en fait pas responsable du retard, c’est le manque de main-d’œuvre qui est la cause originelle du retard.

4 - Les rétrospectives

Des rituels comme le stand-up sont souvent utilisés dans les systèmes Kaizen. C’est un rituel au cours duquel les équipes se réunissent debout et en cercle pour faire un point sur les productions en cours en s’aidant de post-it pour visualiser les tâches de chacun. Chaque membre de l’équipe s’exprime tour à tour, expose ce sur quoi il travaille, ses réussites mais aussi les problèmes auxquels il est confronté afin que l’équipe, au complet, puisse les résoudre.

5 - Le kanban

Cette méthode visuelle de gestion des flux permet de réduire les délais de production et d’améliorer la réactivité des équipes. C’est une méthode visuelle, simple à comprendre par tous, reposant sur la méthode du juste à temps : on fournit l’information de manière ponctuelle aux membres de l’équipe pour ne pas les surcharger d’informations inutiles.

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