Metoda Kaizen neboli změna k lepšímu

„Trpělivost a dlouhý čas zmohou víc nežli vztek a síla.“

Aniž by to věděl, popsal Jean De La Fontaine ve své bajce „Lev a myš“ celou myšlenku japonského učení Kaizen krásně jedinou větou. Metoda Kaizen se totiž zakládá na tom, že lze dosáhnout velkolepých výsledků s pomocí malých, každodenních změn. Tato metoda se zrodila v japonských firmách, ale jako stav mysli může být využívána společnostmi i jednotlivci na celém světě. Je to cesta, jak v pracovním i osobním životě dosáhnout stanovených cílů.

Od 50. let se Kaizen šíří z Japonska celým světem. Jeho využíváním je známá například značka Toyota.

Co si představit pod slovem „Kaizen“?

Pojem Kaizen vznikl spojením dvou japonských výrazů:
Kai – změna
Zen – k lepšímu

Kaizen, to je neustálý vývoj kupředu, který se opírá o malá, den za dnem opakovaná zdokonalení. Metoda Kaizen funguje jen tehdy, když se jejích principů drží každý člen týmu a všichni se snaží přicházet s dalšími a dalšími pokrokovými nápady. Základní myšlenka: každý den se soustředit na eliminaci problémů a optimalizaci pracovních postupů. Svým pomalým nástupem a nenásilnou povahou se Kaizen odlišuje od „transformací“ a „revolučních změn“ a jiných radikálních přístupů.

„I cesta dlouhá tisíc mil začíná jediným krokem.“ – Lao-c‘

Ale Kaizen je něco víc než jen řídící proces, je to především stav mysli. Každý projekt je vlastně taková „cesta dlouhá tisíc mil“. Je to hora práce, kterou je třeba zdolat a která nás může porazit, pokud hned na začátku přepálíme tempo. Přitom stačí stoupat k vrcholu krok za krokem a na konci cesty dosáhnout svého vysněného cíle. Podle metody Kaizen je lepší kráčet kupředu pomalu, ale jistě.

Proč se vyplatí spěchat pomalu?

Protože malé opakované změny jsou v důsledku efektivnější než jediná radikální změna. Náš mozek si dává pozor na revoluční změny – vyhodnotí je totiž jako potenciální riziko, kterému je třeba se vyhnout. Chceme-li dosáhnout vývoje, je proto lepší rozložit velký ambiciózní cíl na menší a zvládnutelnější úkoly. Tím se zmenší pravděpodobnost, že začneme se změnou bojovat. Naopak, dosahování jednotlivých cílů v nás může vyvolat hrdost a radost a povzbudí nás na další cestě.

Vezměte si například někoho, kdo chce začít závodně běhat, ale kdo do té doby vůbec nesportoval. Jak by to asi dopadlo, kdyby se rozhodl začít tím, že hned první den uběhne maraton? Stálo by ho to obrovské úsilí, a přesto by dosáhl jen chabých výsledků, doprovázených pocitem marnosti. Když si ale jako cíl stanoví jen to, že každý den uběhne o kousek víc než včera, bude mít větší šanci, že za několik měsíců maraton doopravdy poběží.

Pohled do historie

Metoda Kaizen se poprvé objevila v Japonsku v 50. letech 20. století a jejím cílem bylo napomoci rekonstrukci poválečného japonského průmyslu.

Metodou Kaizen se proslavila především automobilka Toyota, kde ji zavedl Taiichi Ohno v rámci tzv. lean managementu, což je obecnější přístup zaměřený na zlepšování kvality výroby na základě neustálého zdokonalování.

Západ vděčí za rozšíření myšlenky Kaizen Masaakimu Imaimu. Masaaki se narodil v roce 1930 a v padesátých letech pracoval pro Japan Productivity Center, japonské centrum na podporu produktivity, které bylo založeno po válce. Díky práci pro centrum se jeho cesty v 60. letech zkřížily s Taiichi Ohnem. O něco později, v roce 1985, založil Masaaki Imai Kaizen Institute, který podporuje nejrůznější společnosti v budování Kaizen kultury a nabízí veškeré aktuálně známé nástroje lean managementu.

Základní pilíře

Masaaki Imai ve svých knihách hovoří o několika hlavních principech, na nichž se systém Kaizen zakládá:

• Neustále je co zlepšovat: to, že něco funguje, neznamená, že by to nešlo zdokonalit. Jen neustálým zpochybňováním statusu quo lze udržet konkurenceschopnost.
• Cílem není dokonalost, ale trvalé zlepšování: dokonalosti je dosaženo skrze opakovaná každodenní zlepšení, jakkoli malá.
• Je nutné najít skutečnou příčinu problému: jen to povede k jeho trvalému vyřešení. Budete-li totiž řešit pouze důsledky, riskujete, že se v budoucnu s tím stejným problémem setkáte znovu.
• Problémy je třeba řešit neprodleně: nastane-li komplikace, je potřeba se s ní vypořádat hned v zárodku, nedat jí šanci plně se rozvinout a zkomplikovat vám život a způsobit časovou i finanční zátěž.
• Změny musí mít jasně dané pořadí: nejlepší je začít takovými kroky, které jsou snadné, rychlé a ne tak nákladné.
• Do hledání řešení zapojte všechny členy týmu: kdokoliv, na jakékoliv pozici, musí dostat šanci vyjádřit svůj názor, předložit návrh, zapojit se do diskuze a dodržovat přijatá opatření.

5 jednoduchých způsobů, jak praktikovat Kaizen

Metoda Kaizen zahrnuje několik postupů a technik, které můžete zkusit využít k dosažení svého cíle – neustálého zlepšování. Tyto techniky často využívají opakování, vizualizaci a spolupráci.

1 – Metoda 5S

Cílem této metody je zdokonalit pracovní prostředí a zlepšit naši (nebo týmovou/podnikovou) celkovou pohodu. Tím pádem bychom měli dosáhnout větší efektivity, ušetřit čas i energii, snížit riziko pracovních úrazů a zlepšit koncovou kvalitu výroby.
Písmeno S označuje pět japonských slov:

• Seiri: utřídit pracovní prostor, odstranit nepotřebné
• Seiton: uspořádat, optimalizovat pracovní prostor
• Seiso: udržovat pořádek na pracovišti
• Seiketsu: určit pravidla, zabránit vzniku nečistot a nepořádku
• Shitsuke: upevňovat a zlepšovat, požadovat sebekázeň

2 – PDCA neboli Demingův cyklus

PDCA je plán o čtyřech krocích. Umožňuje rychlé testování nových produktů či postupů a jejich případné úpravy vedoucí k požadovaným výsledkům, a to vše rychleji než kdy dřív. Stačí dodržet následující čtyři kroky:

• Plan: naplánuj
• Do: proveď
• Check: ověř
• Adjust: uprav

Tyto čtyři kroky tvoří kruh, s jehož pomocí je možné dosáhnout množství změn, přizpůsobit se jim a současně posoudit, zda se jedná o změny pozitivní. Podobný přístup tvoří nedílnou součást tzv. agilní metodiky.

3 – Metoda 5x proč

Tato metoda se dotýká jednoho z klíčových kaizenských principů Masaakiho Imaie: aby bylo možné problém vyřešit, je třeba hledat jeho příčinu. Té se dobereme nejlépe tak, že se pětkrát zeptáme proč?

Příklad: Jsme ve skluzu s dokončením stavby.
Proč? Protože jeden z dodavatelů nerespektoval stanovené termíny.
Proč? Protože neměl materiál.
Proč? Protože materiál nebyl dodán včas.
Proč? Protože objednávka materiálu byla odeslána pozdě.
Proč? Protože osoba odpovědná za nákup materiálu nebyla v práci a nikdo to za ni nevzal.

Takže ve skutečnosti za zpoždění nemůže dodavatel, který nedodržel termín. Pravým jádrem problému je nedostatek pracovních sil.

4 – Retrospektiva

Ve firmách, které se řídí metodou Kaizen, se často využívají i principy agilního řízení, například takzvaný stand-up. Jedná se o poradní rituál, během něhož všichni členové týmu stojí v kruhu a každý řekne, na čem právě dělá. Pro lepší vizualizaci úkolů se využívají samolepicí lístečky na poznámky. Jeden po druhém se tak mohou všichni vyjádřit, popsat svou aktuální činnost, úspěchy, ale i komplikace, se kterými se potýkají. Tým pak může jako celek zjištěné problémy řešit.

5 – Kanban

Jedná se o využívání vizualizace k řízení workflow. Kanban umožňuje snížení výrobního času a zdokonalení reakční doby zaměstnanců. Je to obrazová, jednoduchá a srozumitelná metoda, která úzce souvisí s tzv. systémem Just-In-Time (JIT, nebo také „právě včas“). Jeho základním principem je: poskytovat informace zaměstnancům ve vhodnou dobu, aby nedošlo k zavalení zbytečnými informacemi.

Dvě zásady, kterými by se měla řídit každá firma

Metoda Kaizen by se neměla stát prostředkem k vyvíjení většího tlaku na zaměstnance – to by pak zcela postrádala svůj smysl. Aby fungovala, musí brát ohledy na pracovníky, a proto je třeba dodržovat pár důležitých zásad.

Zapojení všech

O změnu se musí zasadit všichni zaměstnanci firmy, nehledě na jejich postavení. To, aby se naprosto každý zapojil do procesu změny, je jedním ze základních pilířů Kaizenu. Všichni musejí přicházet s nápady, souhlasit s navrhovanými změnami a aktivně se jejich provedení účastnit. To ovšem ze strany vedení vyžaduje respekt, důvěru a otevřenost novým myšlenkám.

Zavedení motivačního programu

Úspěchy firmy jsou úspěchy jejích zaměstnanců. Je důležité jim za to projevit uznání, které si zaslouží, a to v rámci pobídkového programu, který odmění dle zásluh každého zaměstnance. Motivační program může mít mnoho podob, je ale klíčové, aby byl férový a nestranný.

Když se budete držet těchto zásad metody Kaizen a zavedete systém neustálého zlepšování, docílíte tím optimální produktivity, zvýšené kvality zboží či služeb a příjemného pracovního prostředí, které bude v zaměstnancích vyvolávat upřímný zájem a pocit sounáležitosti.

Přeložila Barbora Stolínová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.