Menej je viac: Paretovo pravidlo zlepší váš pracovný výkon

Paretovo pravidlo, alebo tiež princíp 80/20, patrí medzi najjednoduchšie a zároveň najefektívnejšie nástroje, ako zvýšiť vlastnú produktivitu a naučiť sa správne rozhodovať. Je to univerzálny princíp, ktorý sa zrodil už v 19. storočí pri skúmaní rozloženia bohatstva v talianskej spoločnosti. Je však aplikovateľný na všetky aspekty súčasného moderného sveta. Otec tohto princípu Vilfredo Pareto poukázal na to, že osemdesiat percent národného bohatstva vlastnilo len dvadsať percent ľudí z celej populácie.

Neskoršie overovanie ukázalo, že pravidlo, že 80 % dôsledkov vychádza len z 20 % príčin, sa dá šikovne uplatniť prakticky v ktorejkoľvek oblasti, okrem iného i v práci, osobnom rozvoji, či trebárs v podnikaní. Preto pochopenie princípu, že 80 % času, ktorý vynakladáte, vytvára len 20 % celkových výsledkov, môže skutočne zmeniť váš pracovný život – dobre ho využijete vo svoj prospech pri plnení pracovných i osobných úloh, tvorbe prezentácií, prioritizácii vašich povinností alebo pri vybavovaní emailov. Zároveň je potrebné si uvedomiť, že nie je nutné robiť za každú cenu všetko na 100 %. Kľúč k úspechu tkvie v schopnosti zamerať vaše úsilie na to, čo je pre vašu kariéru skutočne rozhodujúce, a to nepodstatné dokázať vypustiť.

Ako to vyzerá v praxi?

V praxi by sa mohlo zdať, že rovnako veľké úsilie, aké vynakladáte v práci, povedie k rovnako veľkým výsledkom. Podľa Pareta však existuje vzájomná nerovnováha medzi výsledkami a úsilím, ktoré ste na ich dosiahnutie vynaložili. 80 % všetkých výstupov totiž vychádza len z 20 % akcie. Znie to možno komplikovane, ale tento princíp je možné výhodne uplatniť prakticky v akejkoľvek oblasti, okrem iného i v práci, osobnom rozvoji či v podnikaní.

Príkladov tohto pravidla je nepreberné množstvo. Vezmite si napríklad váš mobilný telefón. Máte v ňom 50 rôznych aplikácií, ktorých účelom je vás zabaviť, prepojiť vás s vašimi priateľmi alebo vám zjednodušiť bežné činnosti. S najvyššou pravdepodobnosťou budete na dennej báze používať len zlomok z nich. To isté platí v prípade firemnej prosperity, keď 80 % celkového zisku prináša spravidla len 20 % zákazníkov. A rovnako si pripomeňte mítingy v práci, kde 80 % nových podnetov prichádza zhruba len od 20 % účastníkov.

Prínosom tohto princípu je predovšetkým možnosť identifikovať oblasti, do ktorých by ste mali sústrediť najviac svojho úsilia, času i pozornosti, a vyvarovať sa tých, ktoré vám nič neprinášajú. Majte na pamäti, že 20 % všetkých činností, ktoré v priebehu dňa vykonávate, má často väčší dosah než zvyšných 80 %. V praxi to znamená, že na dosiahnutie skvelých výsledkov nemusíte nutne pracovať dlhšie alebo viac. Vaše úsilie je potrebné správne zamerať, aby prinášalo čo najväčší efekt.

Ako pravidlo 80/20 používať?

1. Priorizujte

Ponúka sa modelová situácia, keď máte veľa pracovných úloh, ale len veľmi obmedzený čas na ich vykonanie. V tomto prípade nie je nutné splniť absolútne všetko, čo by ste podľa vlastného presvedčenia vykonať mali. Kľúčové je identifikovať len tie úlohy, ktoré budú mať skutočný prínos a majú najvyššiu prioritu. Váš to-do list by teda mal byť skôr zoznamom priorít, nie čiastkových povinností. Zameraním svojej pozornosti len na to naozaj dôležité budete v konečnom dôsledku efektívnejší, než keby ste sa snažili plniť jednu úlohu za druhou a vystavovali sa stresu, že na ne nemáte dostatok času. Nebojte sa využiť ani možnosť tú menej dôležitú prácu delegovať na niektorého z vašich kolegov.

V tejto súvislosti Inc. odporúča jednoduchú metódu, využívajúcu Paretovo pravidlo, na určenie tých najvyšších priorít. Tá spočíva v hodnotení náročnosti jednotlivých úloh. Každá povinnosť vyžaduje určité množstvo úsilia a času, ktoré musíte na jej splnenie vynaložiť. Ohodnoťte preto úlohy podľa náročnosti a investovaného úsilia od 1 do 10 (1 = najmenej náročné) a podľa potenciálneho pozitívneho výsledku (10 = najlepší pozitívny výsledok). Úlohy neskôr zoraďte a začnite tými, ktoré sú časovo najmenej náročné, ale prinášajú najlepší výsledok. Tie, ktoré vyžadujú viac úsilia a zároveň nenesú prakticky žiadne výsledky, zo zoznamu odstráňte alebo odložte na neskôr.

2. Redukujte povinnosti len na tie podstatné

Schopnosť rozlíšiť úlohy, ktoré sú dôležité a ktoré nie, je kľúčová aj z hľadiska udržania vašej pozornosti a produktivity. Ďalekosiahle zoznamy úloh vás môžu znervózňovať, uberať vám odhodlanie pustiť sa do práce a viesť k prokrastinácii. Aj preto je dôležité naučiť sa jednotlivé povinnosti redukovať len na tie skutočne podstatné. Pri použití metódy 80/20 v praxi to môže vyzerať tak, že zo zoznamu s desiatimi úlohami vyberiete len dve alebo tri, ktoré majú väčší význam a dôležitosť než všetky ostatné dohromady. Efektívne tak zabránite obavám, že nesplníte všetko, čo ste si stanovili.

V tomto ohľade vám môže pomôcť aj tzv. Eisenhowerov princíp, ktorý umožňuje rozlíšiť medzi naliehavými a dôležitými úlohami. Za naliehavé považujeme tie povinnosti, ktoré vyžadujú vašu okamžitú pozornosť a ich nesplnenie by mohlo mať veľmi negatívny vplyv na vašu prácu. Dôležité sú, naopak, tie úlohy, ktoré vám pomôžu dosiahnuť dlhodobé ciele, prípadne súvisia s vaším osobným rastom. Príkladom môže byť napríklad vaše ďalšie vzdelávanie v odbore alebo čítanie kníh o osobnom rozvoji.

Úlohy teda možno roztriediť na štyri základné kategórie:

• naliehavé a dôležité (tieto úlohy je nutné vyriešiť ihneď a bez možnosti delegovania na iného človeka),
• dôležité a nenaliehavé (tieto je možné odložiť na neskoršie obdobie – napríklad prepracovanie vašich webových stránok),
• nedôležité, ale naliehavé (tieto povinnosti vyžadujú vašu okamžitú pozornosť, ale môžete ich delegovať na niekoho iného),
• nedôležité a nenaliehavé (tieto môžete bez následkov odložiť na neskôr).

3. Naučte sa povedať povedať nie

Či už ste na voľnej nohe, alebo v zamestnaní, vždy sa objaví príležitosť venovať sa novým vzrušujúcim úlohám, dostavia sa nové projekty alebo možnosť vašu činnosť ďalej diverzifikovať. V tomto prípade by ste si vždy mali ujasniť prínos, aký pre vás nové príležitosti budú mať. Čím viac práce si na seba beriete, tým väčšie je riziko neskoršieho vyhorenia. Naučte sa preto každú ponuku dobre premyslieť, ujasnite si, čo vám skutočne prinesie – či potrebujete viac peňazí alebo získať nové znalosti – a dobre si spočítajte čas, ktorý by ste museli do danej záležitosti investovať. V prípade, že vám zamestnávateľ chce zveriť projekt, do ktorého budete musieť vložiť veľa hodín práce, a pritom by to zvládol urobiť aj niekto iný, nebojte sa povedať nie. Vždy by ste mali hľadať rovnováhu medzi vloženým úsilím a získanou hodnotou.

V každom zamestnaní vás čaká mnoho menších a menej dôležitých povinností, ako sú telefonáty, reportovanie a odpovedanie na e-maily, ktoré splniť musíte. Avšak medzi občasné úlohy môže patriť niečo, čo do vášho popisu práce či rámca kompetencií vôbec nespadá. Odvážte sa preto odmietnuť prosbu office managera o „rýchly preklad, ktorý musí byť do konca dňa hotový“. To, že plynne ovládate francúzštinu, z vás automaticky nerobí osobu zodpovednú za preklady. Povedzte nie aspoň na jednu z piatich po sebe nasledujúcich porád, ktorá sa bez vás zaobíde.

4. Nenechajte sa rozptyľovať

V bežnom živote ste neustále zahlcovaní prívalom notifikácií, novými mailmi, telefonickými hovormi, prípadne napríklad i hlukom prichádzajúcim z ulice. To všetko narušuje váš pracovný výkon. Dobrá správa je, že aj na tieto vonkajšie rozptyľovače môžete aplikovať pravidlo 80/20. Povedzme, že 80 % všetkých rozptýlení prichádza len z 20 % zdrojov. Napíšte si teda zoznam všetkého, čo vás ruší pri práci, a pokúste sa vysledovať, čo z toho vám vadí najviac. Pokiaľ sú to trebárs upozornenia na sociálnych sieťach, neplánované návštevy v kancelárii alebo telefonické hovory, skúste ich eliminovať. Môžete si napríklad vypnúť všetky notifikácie, stlmiť zvonenie, prípadne informovať vašich kolegov, že si neželáte byť rušení.

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.