Méně je více: Paretovo pravidlo ke zlepšení vašeho pracovního výkonu

Paretovo pravidlo nebo také princip 80/20 patří mezi nejjednodušší a zároveň nejefektivnější nástroje, jak zvýšit vlastní produktivitu a naučit se správně rozhodovat. Je to univerzální princip, který se zrodil už v 19. století při zkoumání rozložení bohatství v italské společnosti, a přitom je aplikovatelný i na všechny aspekty současného moderního světa. Otec tohoto principu Vilfredo Pareto poukázal na to, že osmdesát procent národního bohatství bylo vlastněno pouze dvaceti procenty lidí z celé populace.

Pozdější ověřování ukázalo, že pravidlo, kdy 80 % důsledků vychází pouze z 20 % příčin, se dá šikovně uplatnit prakticky v jakékoliv oblasti, mimo jiné i v práci, osobním rozvoji či třeba podnikání. Proto pochopení principu, že 80 % času, který vynakládáte, vytváří jen 20 % veškerých výsledků, může skutečně změnit váš pracovní život – snadno jej využijete ve svůj prospěch při plnění pracovních i osobních úkolů, tvorbě prezentací, prioritizaci vašich povinností nebo vyřizování emailů. Zároveň je potřeba si uvědomit, že není nutné dělat za každou cenu všechno na 100 %. Klíč k úspěchu tkví ve schopnosti zaměřit vaše úsilí na to, co je skutečně rozhodující pro vaši kariéru, a to nepodstatné umět vypustit.

Jak to vypadá v praxi?

V praxi by se mohlo zdát, že stejně velké úsilí, jaké vynakládáte v práci, povede ke stejně velkým výsledkům. Podle Pareta však existuje vzájemná nerovnováha mezi výsledky a úsilím, které jste na jejich dosažení vynaložili. 80 % všech výstupů totiž vychází pouze z 20 % akce. Zní to možná komplikovaně, ale tento princip lze šikovně uplatnit prakticky v jakékoliv oblasti, mimo jiné i v práci, osobním rozvoji či třeba podnikání.

Příkladů tohoto pravidla je nepřeberné množství. Vezměte si například váš mobilní telefon, v němž máte 50 různých aplikací, jejichž účelem je vás zabavit, propojit vás s vašimi přáteli nebo vám zjednodušit běžné činnosti. S největší pravděpodobností budete na denní bázi používat jen zlomek z nich. To samé platí v případě firemní prosperity, kdy 80 % celkového zisku přináší zpravidla jen 20 % zákazníků. A stejně tak si vzpomeňte na porady v práci, kde 80 % nových podnětů přichází zhruba jen od 20 % účastníků.

Přínosem tohoto principu je především možnost identifikovat oblasti, do nichž byste měli soustředit nejvíce svého úsilí, času i pozornosti, a naopak se vyvarovat těch, které vám nic nepřinášejí. Mějte na paměti, že 20 % všech činností, které během dne vykonáváte, má často větší dopad než zbývajících 80 %. V praxi to znamená, že k dosažení skvělých výsledků nemusíte nutně pracovat déle nebo více. Vaše úsilí je třeba správně zaměřit, aby přinášelo co největší efekt.

Jak pravidlo 80/20 používat?

1. Prioritizujte

Nabízí se modelová situace, kdy máte spoustu pracovních úkolů, ale jen velmi omezený čas na jejich vykonání. V tomto případě není nutné splnit absolutně všechno, co byste podle vašeho přesvědčení vykonat měli. Klíčové je identifikovat pouze ty úkoly, které budou mít skutečný přínos a mají největší prioritu. Váš to-do list by tak měl být spíše seznamem priorit, nikoliv dílčích povinností. Zaměřením vaší pozornosti jen na to opravdu důležité budete v konečném důsledku efektivnější, než kdybyste se snažili vykonat jeden úkol za druhým a vystavovali se stresu, že na ně nemáte dostatek času. Nebojte se využít i možnost tu méně důležitou práci delegovat na někoho z vašich kolegů.

V této souvislosti Inc. doporučuje jednoduchou metodu, využívající Paretovo pravidlo, na určení těch největších priorit. Ta spočívá v hodnocení náročnosti jednotlivých úkolů. Každá povinnost vyžaduje určité množství úsilí a času, které musíte vynaložit na její splnění. Ohodnoťte proto úkoly dle náročnosti a investovaného úsilí od 1 do 10 (1 = nejméně náročné) a podle potenciálního pozitivního výsledku (10 = nejlepší pozitivní výsledek). Úkoly posléze seřaďte a začněte těmi, které jsou časově nejméně náročné, ale přinášejí největší výsledek. Ty, co vyžadují více úsilí a zároveň nenesou prakticky žádné výsledky, ze seznamu odstraňte nebo odložte na později.

2. Povinnosti redukovat jen na ty podstatné

Dovednost rozlišit úkoly, které jsou důležité a které naopak ne, je zcela klíčová také pro udržení vaší pozornosti a produktivity. Dalekosáhlé seznamy úkolů vás mohou znervózňovat, brát vám odhodlání pustit se do práce a vést k prokrastinaci. I proto je důležité naučit se jednotlivé povinnosti redukovat jen na ty skutečně podstatné. Při použití metody 80/20 v praxi to může vypadat tak, že ze seznamu s deseti úkoly vyberete jen dva nebo tři, které mají větší váhu a důležitost než všechny zbylé dohromady. Efektivně tak zabráníte obavám, že nesplníte všechno, co jste si stanovili.

V tomto ohledu vám může pomoci také tzv. Eisenhowerův princip, který umožňuje rozlišit mezi úkoly naléhavými a důležitými. Za naléhavé považujeme ty povinnosti, jež vyžadují vaši okamžitou pozornost a jejich nesplnění by mohlo mít velmi negativní dopad na vaši práci. Důležité jsou naopak ty úkoly, které vám pomohou dosáhnout dlouhodobých cílů, případně souvisejí s vaším osobním růstem. Příkladem může být třeba vaše další vzdělávání v oboru nebo četba knih o osobním rozvoji.

Úkoly tak lze roztřídit do čtyř základních kategorií:

• naléhavé a důležité (tyto úkoly je nutné vyřešit ihned a bez možnosti delegování na jiného člověka),
• důležité a nenaléhavé (tyto lze odložit na pozdější dobu – například předělání vašich webových stránek),
• nedůležité, ale naléhavé (tyto povinnosti vyžadují vaši okamžitou pozornost, ale můžete je delegovat na někoho jiného),
• nedůležité a nenaléhavé (tyto můžete bez následků odložit na později).

3. Umění říkat ne

Ať už jste na volné noze nebo v zaměstnání, vždycky se objeví příležitost věnovat se novým vzrušujícím úkolům, přijdou nové projekty nebo možnost vaši činnost dále diverzifikovat. V tomto případě byste si vždycky měli ujasnit přínos, jaký pro vás budou nové příležitosti mít. Čím víc práce si na sebe berete, tím větší je riziko pozdějšího vyhoření. Naučte se proto každou nabídku dobře promýšlet, ujasněte si, co vám skutečně přinese – jestli třeba více peněz nebo získání nových dovedností – a dobře si spočítejte čas, který byste museli do dané věci investovat. V případě, že vám zaměstnavatel chce svěřit projekt, do něhož budete muset vložit spoustu hodin práce, a přitom by to zvládl udělat i někdo jiný, nebojte se říct ne. Vždycky byste měli hledat balanc mezi vloženým úsilím a získanou hodnotou.

V každém zaměstnání vás čeká mnoho menších a méně důležitých povinností, jako jsou telefonáty, reportování a odpovídání na e-maily, které splnit musíte. Ovšem mezi občasné úkoly může patřit něco, co do vašeho popisu práce či rámce kompetencí vůbec nespadá. Odvažte se proto odmítnout prosbu office managera o „rychlý překlad, který musí být do konce dne hotový“. To, že umíte plynule francouzsky, z vás automaticky nedělá osobu odpovědnou za překlady. Řekněte ne alespoň na jednu z pěti po sobě jdoucích porad, která se bez vás obejde.

4. Nenechte se rozptylovat

V běžném životě jste neustále zahlcováni přívalem notifikací, novými e-maily, telefonickými hovory, případně třeba zvuky přicházejícími z ulice, které vám narušují pracovní výkon. Dobrá zpráva je, že i na tyto vnější rozptylovače můžete aplikovat pravidlo 80/20. Řekněme, že 80 procent všech rozptýlení přichází pouze z 20 procent zdrojů. Sepište si tedy seznam věcí, co vás ruší u práce, a pokuste se vysledovat, které z nich vám vadí nejvíce. Pokud jsou to třeba upozornění na sociálních sítích, neplánované návštěvy v kanceláři nebo telefonické hovory, zkuste je maximálně eliminovat. Můžete si například vypnout všechny notifikace, ztišit zvonění, případně informovat vaše kolegy, že si nepřejete být rušeni.

Ilustrace: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.