Ako si zorganizovať prácu a odísť na dovolenku bez stresu

Úplne vypnúť, počúvať šum mora a palmových listov, zaboriť si nohy do piesku. Snívate o tom už od jari, no ste takí zahltení prácou, že predstava, ako sa konečne odpojíte od všetkej tej zodpovednosti, vám pripadá ako úplná fikcia? A ak sa vám to aj podarí, riskujete, že strávite väčšiu časť dovolenky zotavovaním sa, nie pravým dovolenkovým ničnerobením a zábavou. Delí vás už len jeden klik od toho, aby ste zrušili let? Rozmýšľate, či nebude lepšie preložiť chatu na Liptove na iný termín? Nerobte to! Také zlé to nebude. Pripravte sa na svoju dovolenku s dostatočným predstihom podľa našich pravidiel a všetko bude v poriadku!

1. Zachovajte chladnú hlavu

Nádych nosom na štyri doby a výdych cez ústa na osem. A ešte raz. Skúste sa zbaviť zbytočného stresu, ktorý vás núti skákať z jednej úlohy na druhú a robiť 15 vecí naraz. Predídete tak komplikáciám a získate jasnejšiu predstavu o tom, čo je naozaj neodkladné a čo môže počkať na vaše podovolenkové oddýchnuté ja. Upokojte sa, skočte si po kávu a čítajte ďalej.

2. Spíšte si zoznam úloh

Sú ľudia, ktorí sa spoliehajú na lepiace papieriky, iní zas nedajú dopustiť na starú klasiku, zápisníček. To je fajn, teda v prípade, že sa vám papieriky nestratia v útrobách vašej tašky. Potom sú tu aj takí, ktorí sa radšej spoliehajú na aplikácie ako Todoist, Toodledo, Trello alebo Bubblz, ktoré vám okrem iného aj umožnia zdieľať vytvorený zoznam s vašimi kolegami. Každopádne, nech patríte do ktorejkoľvek skupiny, zoznam úloh si určite vytvorte. Pred odchodom si spíšte všetky úlohy, ktoré treba spraviť. Zoznam priebežne revidujte, pridávajte nové úlohy a vyčiarknite tie dokončené. Získate tak lepší prehľad o tom, čo musíte dokončiť, a zároveň ušetríte čas.

Alebo ešte lepšie, predtým, než odídete, zoraďte úlohy podľa ich dôležitosti, priraďte im prioritu a odhadnite, aký čas bude potrebný na ich zvládnutie.

• Na začiatku zoznamu budú figurovať úlohy neodkladné a tie, ktoré sú časovo najnáročnejšie.
• Druhé v poradí budú tie, ktoré musíte za každú cenu pred odchodom dokončiť. Sú to úlohy bežné, na ktoré ste zvyknutí, preto vám zaberú menej času.
• Ako posledné spíšte aktivity, ktoré až tak nehoria a v najhoršom prípade na vás môžu počkať, keď sa vrátite z dovolenky.
• Pokúste sa urobiť pred odchodom čo najväčší kus práce, ale buďte k sebe úprimní. Nedávajte na zoznam veci, o ktorých už teraz viete, že ich nemáte šancu stihnúť.

3. Vytvorte prázdninový kalendár

„Ja odchádzam v polovici júla, Maja si berie druhú polovicu augusta, Matúš ešte stále nevie.” Vytvorte si vo svojom tíme detailný plán dovoleniek. Každý bude mať jasno v tom, kde, kto, kedy dovolenkuje a vyhnete sa tak rannému zmätku, keď si budete myslieť, že váš nezodpovedný kolega znova mešká. Výhodné je aj informovať kolegov o vašej dostupnosti počas dovolenky. Môžu sa vám ozvať, ak by bolo niečo urgentné? Ak áno, kedy budete k dispozícii? Alebo bude najlepšie, ak počas vašej dvojtýždňovej dovolenky zabudnú, že vôbec existujete?

4. Stretnite sa s tímom a delegujte úlohy

Týždeň pred odchodom alebo v momente, keď už máte jasno v tom, v akom stave sa nachádzajú vaše projekty, zvolajte schôdzku so svojím tímom. Vysvetlite kolegom, v akom stave im zanechávate projekt, aké situácie môžu nastať a ako na ne reagovať. Uistite sa, že budú vedieť, čo majú počas vašej absencie robiť, a potvrďte si, že každý je ochotný a schopný vás na danom projekte zastúpiť. Keď sú úlohy rozdelené a schôdzka sa blíži ku koncu, potvrďte všetky detaily aj písomne a pošlite rekapitulujúci dokument, ktorého sa váš tím bude môcť držať. Dokument pre každý projekt by mal obsahovať nasledovné:

• meno osoby, ktorá vás zastupuje,
• dátum odovzdania projektu,
• kontaktnú osobu zo strany klienta,
• heslovité zhrnutie úloh, ktoré treba spraviť.

Nezabudnite informovať aj vaše vaše najčastejšie kontakty a predstavte im osobu, ktorá vás bude zastupovať počas vašej dovolenky. Požiadajte váš zástup, aby si poznamenal, aký progres sa udial na projekte počas vašej neprítomnosti a čo stále ešte treba dorobiť aj po vašom návrate.

5. Spravte si poriadok

Je fajn mať vo veciach poriadok vždy, nielen pred dovolenkou. Poriadne „jarné upratovanie” na pracovnom stole vám vyčistí hlavu a vy budete mať jasnejšiu predstavu o tom, čo treba dokončiť ešte pred odchodom. Koniec koncov, aj podovolenkový návrat do uprataného prostredia bude príjemnejší.

Na začiatok bude fajn, keď konečne vyhodíte všetky zbytočné papiere, ktoré sa vám váľajú na stole: počmárané bločky, nečitateľné poznámky, menu z vietnamskej reštaurácie na rohu… Potom vytrieďte veci v zásuvkách (áno, aj v tej najspodnejšej), zoraďte si fascikle, pretrieďte dôležité dokumenty, pozakladajte vizitky… Nezabudnite ani na svoj počítač: vyčistite plochu a preložte voľne uložené dokumenty do prislúchajúcich priečinkov. Nakoniec sa uistite, že všetky dôležité zložky, ku ktorým chcete mať prístup ihneď po návrate, máte uložené na bezpečnom a prístupnom mieste.

6. Informujte klientov

Skôr ako odídete, nezabudnite dať svojim klientom vedieť, že sa chystáte na dovolenku, a naplánujte si všetky stretnutia až po vašom príchode. Len si predstavte ten pocit, keď sa úplne izolovaní od sveta, bez akéhokoľvek signálu s trhnutím prebudíte, pretože ste si práve spomenuli, že ste zabudli presunúť schôdzku s dôležitým klientom. Nastavte si aj stručnú a informatívnu automatickú odpoveď pre ľudí, ktorí vás budú kontaktovať na pracovný email počas vašej absencie. Radšej si ju prečítajte dvakrát, aby ste odhalili prípadné preklepy či gramatické chyby. Vyhnite sa vtipom či emotikonom, ktoré by mohli pôsobiť neprofesionálne.

7. Naplánujte si príchod

Vyhnite sa stresu a zmätku, ktorý býva neodlučiteľnou súčasťou podovolenkového návratu. Pripravte si tie najnaliehavejšie veci vopred, aby ste ich mali ihneď po príchode k dispozícii. Aktualizujte si kalendár a zaznačte do neho všetky udalosti a termíny. Deň po návrate si so svojím tímom dohodnite schôdzku (alebo dokonca v deň návratu, ak je potrebné rýchlo uviesť veci do pohybu) a prejdite s nimi, čo sa dialo, keď ste boli mimo, a čo je potrebné ešte urobiť.

Ak sa chcete vyhnúť aj podovolenkovej depresii (častý jav), skúste si pre seba dopredu pripraviť pár drobných prekvapení. Napríklad si ukryte do spodnej zásuvky balíček obľúbených sladkostí, naplánujte si obed s vaším najobľúbenejším kolegom alebo si v deň návratu nechajte poslať kyticu kvetov (nie, na sebarozmaznávaní nie je nič zlé). Jednoducho si návrat do krutej reality trochu oslaďte.

8. Počas dovolenky vypnite

Najdôležitejšie projekty sú dokončené, vaši najlepší kolegovia dohliadajú na prebiehajúce spolupráce a vaše kontakty a zákazníci vedia, že ste preč. Výborne. Teraz už len vyplávať z kancelárie a na dovolenke hodiť všetko za hlavu. Je totiž naozaj dôležité vedieť vypnúť. Musíte byť schopní vyprázdniť myseľ od všetkých pracovných problémov, na ktoré ste doteraz mysleli, nechať notebook doma a ak sa dá, zabudnúť aj na mobil. Využite zaslúženú prestávku naplno, dajte si do tela, dobre jedzte a veľa sa smejte. Proste sa sústreďte na seba, svoj blahobyt a rodinu či partnera, ktorí s vami dovolenku trávia. Je to ten najlepší spôsob, ako si dobiť baterky a nabrať silu pred návratom do pracovného kolotoča.

Teraz už ste pripravení odísť na dovolenku bez stresu. Stačí trocha organizácie a môžete dosiahnuť hocičo, čo si zaumienite. Zbaľte príručnú batožinu, dajte fotku na Instagram a nezabudnite poslať pohľadnicu do kancelárie. Môcť sa trochu pochváliť pred kolegami predsa vždy dobre padne. Šťastnú cestu!

Preložila Veronika Michalková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.