S'organiser au boulot pour préparer (en douceur) son départ en vacances

Déconnexion, cocotiers, doigts de pieds en éventail. On en rêve depuis des mois. Mais avant d’en profiter, il reste tellement de pain sur la planche qu’on a l’impression qu’on ne pourra jamais partir la faire, la planche. Et puis même si on part, on risque de mettre plus de temps à s’en remettre qu’à réellement en profiter… Vous êtes sur le point d’annuler votre billet de train ou votre covoit’ ? Vous voyez lentement s’éloigner la possibilité de vous détendre en Provence ou en Bretagne ? Mais non. Rassurez-vous. Un départ en vacances, ça se prépare tout en douceur (et bien à l’avance ! ), en suivant quelques règles d’or.

1. Déstressez

Plus facile à dire qu’à faire, c’est vrai ! Inspirez par le nez sur quatre temps et expirez par la bouche sur huit. Et recommencez pendant plusieurs minutes. Commencez à préparer vos vacances en chassant le stress inutile qui vous pousse à courir dans tous les sens et à faire quinze choses en même temps. Les vacances doivent être abordées avec enthousiasme. Alors oui, elles vous feront prendre du retard sur certains projets, mais gardez en tête que vos congés ont été acceptés par votre hiérarchie, et que tout le monde passe par là, surtout en ce moment.

2. Faites une to-do list

Un article avec des conseils d’organisation sans to-do list n’existe pas. Mais il faut bien l’avouer, faire une to-do list est un excellent moyen de délester notre cerveau de toutes les tâches qui nous tombent dessus, mais qu’on a tendance à oublier. Vous savez, ces moments où vous vous dites : « Ah oui, demain je dois absolument répondre à ce client ! », mais qu’aussitôt dit cela passe à la trappe. Tant que ces tâches ne seront pas couchées sur papier, elles vous paraîtront trop nombreuses et infaisables. Les répertorier dans une to-do list vous évitera d’y pensez sans cesse puisque vous aurez alloué une plage horaire spécifique pour vous consacrer à ce travail.

Encore mieux, essayez également de hiérarchiser vos missions en fonction de leur importance et de leur priorité avant le départ, et évaluez la durée d’exécution de chaque projet :

• En haut de la liste, les tâches les plus urgentes
• Viennent ensuite les impératifs à régler avant de partir mais auxquels vous êtes rodé et qui vous prendront donc moins de temps
• En fin de liste, les besognes sans urgence que vous pouvez même reléguer à votre retour de vacances si vous n’avez (vraiment) pas le temps. L’idéal étant bien sûr de les accomplir avant de partir.

Essayez d’abattre le plus de travail possible avant le départ mais soyez honnête avec vous-même et ne surchargez pas votre to-do list.

3. Faites un planning des vacances

Partager avec l’équipe un planning détaillé des vacances de chacun permet à tout le monde de s’y retrouver. Cela vous permettra de savoir quels collègues de votre équipe seront opérationnels et à quel moment, autrement dit, qui pourra vous sauver si vous n’avez pas réussi à boucler une tache urgente avant de partir. Cela vous évitera aussi de recevoir un appel alarmé de votre boss en plein mois d’août pour savoir pourquoi vous ne répondez pas à ses slack alors que vous êtes en pleine séance de château de sable sur la plage.

4. Réunissez-vous avec votre équipe et déléguez

Une semaine avant votre départ, lorsque vous êtes au clair sur l’avancée de vos projets, proposez de vous réunir avec l’équipe. Expliquez à vos collègues où vous en êtes de tel et tel dossier, ce qui risque de faire surface en votre absence et comment y répondre. Qu’ils sachent à quoi s’attendre. Voyez ensuite avec ceux qui se sentent capables de prendre le relais. Une fois les tâches dispatchées en réunion, créez un document récapitulatif et partagez-le avec l’équipe. Le document contiendra pour chaque projet :

• le nom de la personne qui vous remplace
• la deadline du projet
• le contact de l’éventuel client ou prestataire concerné
• un récap’ des tâches à effectuer

Vous n’oublierez pas de faire un mail à vos contacts habituels pour leur présenter la personne qui vous remplacera comme interlocuteur pendant les vacances.

Pensez également à demander à votre remplaçant de préparer un rapport sur ce qui a été fait en votre absence et sur ce qu’il reste à faire à votre retour.

5. Faites le tri dans votre ordinateur et votre boîte mail

Vous aurez certainement beaucoup de choses à faire avant de partir, mais la rentrée est bien souvent synonyme de “rush” aussi. Mieux vaut donc avoir une organisation béton pour y faire face. Pour cela, votre ordinateur peut être votre meilleur ami comme votre pire ennemi. Des fichiers désordonnés ou une boîte mail anarchique peuvent vous faire perdre un temps précieux. Avant de partir, rien de tel qu’un petit ménage de printemps. Triez vos documents, essayez de dégager votre bureau d’ordinateur de tout fichier parasite (bye bye, les mêmes que vous aviez enregistré pour envoyer à votre acolyte du taf). Pour optimiser l’organisation de votre ordinateur, découvez nos conseils dans cet article. Idem pour votre boîte mail : grâce à des libellés, vous parviendrez plus facilement à visualiser les messages les plus prioritaires. Nos conseils dans cet article.

6. Prévenez vos contacts

Avant le grand départ, n’oubliez pas de prévenir vos contacts et de repousser vos éventuels rendez-vous. Rien de pire qu’un sursaut d’angoisse un beau matin de vacances dans une zone (bien évidemment) sans réseau ni Wi-Fi, alors que vous vous souvenez soudainement que vous avez oublié de décaler un meeting client. Pensez aussi à rédiger un mail automatique sobre et efficace qui sera envoyé en réponse à vos contacts pendant votre absence. Relisez-vous (les fautes d’orthographe lues par votre carnet d’adresses au complet, ça fait mauvais genre) et évitez les blagues et les émoticônes.

7. Le moment de déconnecter

Les projets les plus importants sont bouclés, des collègues de confiance prennent le relais sur vos projets en cours, vos contacts et clients connaissent vos dates de congés ? Parfait, vous allez pouvoir passer la porte du bureau l’esprit libre et ne plus penser au boulot pendant tout le temps des vacances. Il est en effet capital de déconnecter, dans tous les sens du terme. Pour cela, on se vide la tête de toutes pensées liées au travail, on abandonne son ordinateur portable à la maison, on laisse le smartphone à l’hôtel la journée. Profitez de ces vacances pour faire du sport, vous ennuyer, lire, manger sainement (ou pas), rire beaucoup. En gros, on se concentre sur soi, son bien-être, sa famille. C’est la meilleure façon de faire le plein d’énergie nécessaire pour la rentrée.

8. Organisez votre retour

Pour éviter le chaos et le stress du retour, préparez en amont, si nécessaire, le travail à traiter en urgence après les vacances. De même, mettez à jour votre calendrier en ce qui concerne les événements et deadlines à respecter à la rentrée. Prévoyez de vous réunir avec l’équipe le lendemain de votre retour (le jour même vous aurez besoin de retrouver vos marques) afin de faire le point sur le travail en cours et à venir.

Et puis, pour éviter la déprime post-vacances, post-soleil, post-apéros avec les copains, préparez le terrain : planquez par exemple des bonbons ou du chocolat dans un tiroir, planifiez un déj’ avec une collègue sympa, prévoyez une livraison de fleurs le matin de votre retour (mais non ce n’est pas pathétique de s’envoyer des fleurs !)… Bref, facilitez-vous la vie.

Vous voilà au carré, paré pour partir en congé sans stress. Finalement avec un peu d’organisation, on arrive à bout de tout. Il ne vous reste plus qu’à boucler votre valise. Et n’oubliez pas d’envoyer une carte postale au bureau. Faire baver les collègues, c’est toujours une grande satisfaction. Bonnes vacances !

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Photo by WTTJ