9 tipov, ako úspešne bojovať s prokrastináciou

Spomínate si, kedy naposledy ste odkladali nejakú činnosť, do ktorej sa vám nechcelo? Koľkokrát ste dokončovali nezáživné pracovné úlohy tesne pred deadlinom? Aj tým najdisciplinovanejším ľuďom sa občas stáva, že namiesto plnenia zadaných povinností sa túlajú sociálnymi sieťami, čítajú si články na internete alebo upratujú svoj kancelársky stôl. Skrátka, prokrastinujú. Presviedčajú pritom sami seba, že na dokončenie projektu je dosť času a pod tlakom sa im pracuje najlepšie. Opak je ale pravdou. Čím viac veci odkladáte, tým väčšmi sa hromadí vaša frustrácia a stres z nezvládania pracovných povinností, čo v konečnom dôsledku vedie len k ďalšej strate motivácie.

Dobrou správou je, že v tom nie ste sami. Podľa Diany Ballonad Rolland, autorky knihy J’arrete de procrastiner (Skončila som s prokrastináciou, pozn. red.), problém odkladania vecí vzrástol za posledných 40 rokov o celých 300 %. Žijeme totiž v dobe, ktorá kladie veľký dôraz na rýchlosť, efektivitu a produktivitu. Každodenne čelíme veľkému množstvu rôznych možností, ktoré vyžadujú schopnosť vedieť sa rýchlo rozhodovať. Výsledkom je silnejúci tlak na naše schopnosti a v konečnom dôsledku aj rozhodovacia paralýza vedúca práve k prokrastinovaniu dôležitých rozhodnutí a pracovných úloh. Nezúfajte, máme pre vás niekoľko tipov, ako s chorobným odkladaním zabojovať.

1. Cesta je cieľ

Podľa Petra Ludwiga, českého autora bestselleru Konec prokrastinace a odborníka na témy súvisiace s osobným rozvojom, je najdôležitejšie nájsť zmysel v tom, čo robíme. „Cesta je cieľ a radosť z procesu je oveľa dôležitejšia než z dosiahnutia vytúženého cieľa. Preto sa stále väčšmi potvrdzuje, že nájsť osobnú víziu je kľúčom k spokojnému životu. Vízia nám dlhodobo dodáva energiu a čím lepšiu víziu máme, tým sme efektívnejší a menej prokrastinujeme.” V praxi by ste sa mali zamerať predovšetkým na činnosti, ktoré vás dlhodobo napĺňajú a bavia.

2. Stanovujte si menšie, dosiahnuteľné ciele

Uveďme si jeden príklad z praxe. Aké bolo vaše posledné novoročné predsavzatie? Dosiahnuť povýšenie, založiť úspešnú firmu alebo zmeniť zamestnanie? Peter Ludwig upozorňuje, že čím náročnejší bude váš cieľ, tým vyšší je predpoklad neúspechu. Vôľa je totiž ako sval, ktorý síce môžete posilňovať, ale nesmiete preťažovať. Cesta postupného učenia drobných návykov je preto na dosiahnutie konečného cieľa spravidla oveľa efektívnejšia. Pokiaľ sa snažíte napríklad napísať knihu, skúste spočiatku každý deň napísať len niekoľko odsekov a vytvorte si z toho návyk. Ak chcete dosiahnuť povýšenie, zmapujte si najskôr, v čom ste dobrí, v čom sa ešte môžete zlepšiť, a rozfázujte si jednotlivé kroky, než pôjdete za svojím nadriadeným.

3. Úlohy zmenšujte

S tým súvisí aj plánovanie čiastkových denných úloh, ktoré povedú k vytúženému cieľu. Snažte sa maximálne konkretizovať jednotlivé povinnosti, aby boli uskutočniteľné v rámci jedného dňa. Každá rozsiahlejšia činnosť by sa mala skladať z niekoľkých menších krokov. „Zaistiť výzdobu a občerstvenie, nájsť priestory, rozoslať pozvánky“ bude pravdepodobne vyzerať vo vašom to-do liste lepšie než príliš všeobecné „zorganizovať konferenciu“.”

Na začiatku dajte pozor aj na to, aby ste si nekládli na jeden deň príliš veľa úloh. Všeobecne sa vypláca naplánovať si ich najprv len niekoľko, ktoré sa vám naozaj podarí splniť, než mať nekonečný demotivujúci zoznam.

4. Naučte sa priorizovať

Kto z vás občas nezažil situáciu, že naň po dovolenke čakali stovky nevybavených e-mailov? A aký ste z toho mali pocit? Pokiaľ si stanovíte príliš mnoho úloh, pravdepodobne vás postihne rozhodovacia paralýza a nebudete vedieť, kde začať. Peter Ludwig odporúča vyvarovať sa písania dlhých zoznamov s jednotlivými úlohami, pretože nie sú dostatočne systematické a môžu viesť k pocitu zahltenia.

Vo svojej knihe ponúka variant tzv. myšlienkových máp, ktoré vám svojím grafickým spracovaním pomôžu lepšie sa v povinnostiach orientovať. V podstate si jednotlivé úlohy rozpíšete do krúžkov na papier s možnosťou farebne rozlišovať ich prioritu, pričom táto jednoduchá vizuálna forma vám uľahčí plánovanie a uľaví vašej hlave.

Ďalšou možnosťou je využiť tiež tzv. Eisenhowerov princíp, o ktorom sme sa širšie zmienili v tomto článku.

5. Voľte správny čas

Než sa pustíte do práce, mali by ste si ju časovo rozplánovať na celý deň. Všeobecne platí, že náročnejšie a menej zábavné úlohy je lepšie riešiť hneď ráno, kým máte ešte čerstvú myseľ a dostatok energie. Ostatné povinnosti sa potom budú zdať ľahšie. Nezabúdajte zároveň riešenie zložitejších problémov prekladať jednoduchšími, aby ste sa vyhli riziku, že sa v priebehu práce zaseknete a stratíte flow.

Dlhodobé pracovné vyťaženie a stres môžu navyše viesť až k psychickému a emocionálnemu vyčerpaniu, ktoré je často spojené so syndrómom vyhorenia.

6. Naučte sa uvedomelo používať sociálne siete

Z hľadiska prokrastinácie predstavujú sociálne siete jedno z najväčších úskalí. Už sa vám niekedy stalo, že ste si pri práci na niečo spomenuli a ihneď otvorili Facebook alebo Instagram? A ako dlho vám potom trvalo, než ste sa vrátili k svojej predchádzajúcej činnosti? Z tohto hľadiska je kľúčom k úspechu naučiť sa sociálne siete používať uvedomelo, čiže chodiť na ne len kvôli špecifickému účelu.

„Keby som písal knihu znovu, určite by som v nej zohľadnil i závislosť od sociálnych sietí, ktorá pred niekoľkými rokmi ešte nebola takým veľkým problémom. V tejto súvislosti musím zmieniť mobilnú aplikáciu Forest. Tú používam v momente, keď sa naozaj potrebujem sústrediť a nechcem chodiť na smartphone,“ dodáva k téme Petr Ludwig.

V rámci tejto aplikácie si nastavíte, ako dlho nechcete mobil používať, a za ten čas vysádzate stromy vo vašom imaginárnom lese. Pokiaľ by ste v priebehu času, kedy je aplikácia zapnutá, použili telefón na akúkoľvek inú činnosť, váš les by vyschol. A čo viac, prišli by ste o cenné kredity, za ktoré môžete neskôr zaistiť reálne vysadenie stromu. Mechanika aplikácie je veľmi jednoduchá, ale skutočne efektívna.

7. Neprokrastinujte odpočinok

Mozog potrebuje pravidelné prestávky, preto by ste nemali zabúdať ani na odpočinok. Postačí, keď si medzi plnením jednotlivých úloh doprajete krátku prechádzku okolo domu, prípadne sa posilníte niečím sladkým, alebo vykonáte akúkoľvek inú činnosť, ktorá vám dodá energiu a chuť pustiť sa do ďalších povinností. Prestávky si plánujte radšej preventívne a s predstihom, aby ste sa vyhli prípadnému úplnému vyčerpaniu. Zároveň sa snažte v priebehu odpočinku nepoužívať počítač ani mobil, nech má vaša hlava skutočne šancu na reštart. Príliš veľa impulzov vo forme nových notifikácií, nevybavených správ či prívalu ďalších informácií by želaný efekt neprinieslo.

8. Dokážte si odpustiť

„Prokrastinácia nie je problém time managementu, ale skôr manažmentu emócií. Keď máme výčitky, máme viac negatívnych emócií, čiže i viac prokrastinujeme. Výskumy preto prišli na spojitosť prokrastinácie s konceptom self-forgiveness, čiže schopnosťou sám sebe odpúšťať. Pokiaľ sa ľudia naučia sami sebe odpúšťať a prestanú si vlastné neúspechy vyčítať, majú potom spravidla lepšie výkony v práci,“ radí Petr Ludwig. V tomto ohľade musíte mať na pamäti, že negatívne emócie podrývajú nielen vaše zdravie, ale aj motiváciu. Skúste preto prijímať svoje drobné zlyhania skôr pozitívne ako nástroj na ďalší osobný rozvoj a zlepšenie schopností.

9. Vyskúšajte techniku Pomodoro

Popri hore uvedených nástrojoch, ktoré vo veľkej miere vychádzajú z knihy Konec prokrastinace, existuje aj užitočná technika Pomodoro. V tomto prípade ide o rozdelenie vašej pracovnej činnosti na dvadsaťpäťminútové bloky, ktoré sú od seba oddelené krátkymi pauzami. V podstate si nastavíte časovač a v rámci každého bloku sa sústredíte len na jednu úlohu. Len čo váš čas vyprší, dáte si krátku pauzu, a potom začnete pracovať na ďalších úlohách z vášho to-do listu.

Ako sme uviedli už na začiatku, nie ste v tom sami. S prokrastináciou každodenne zápasí prakticky každý z nás. Základom úspechu je to, aby ste na seba neboli príliš prísni a robili prácu, ktorá vás baví a naplňuje. Odporúčame hore uvedené metódy a nástroje zaradiť do vášho pracovného procesu. Určite ale nezabúdajte ani na pravidelný odpočinok. „Metódy z knihy používam vo chvíli, keď potrebujem neprokrastinovať. Keď pracujem na nejakom dôležitom projekte, zahŕňam ich do svojej každodennej náplne. Občas ale vôľa potrebuje regenerovať, takže čas od času tieto nástroje odkladám,“ dodáva Petr Ludwig.

Preložila Zita Mudráková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začnite odoberať novinky a užite si to najlepšie z našich článkov.