9 tipů, jak úspěšně bojovat s prokrastinací

Vzpomínáte si, kdy naposledy jste odkládali nějakou činnost, do které se vám nechtělo? Kolikrát jste dodělávali nezábavné pracovní úkoly těsně před deadlinem? I těm nejorganizovanějším lidem se občas stává, že místo plnění zadaných povinností projíždějí sociální sítě, čtou si články na internetu nebo uklízejí svůj kancelářský stůl. Zkrátka prokrastinují. Přesvědčují přitom sami sebe, že na dokončení projektu je dost času a že pod tlakem se jim pracuje nejlépe. Opak je pravdou. Čím déle věci odkládáte, tím víc se hromadí vaše frustrace a stres z nezvládání pracovních povinností, což v konečném důsledku vede jen k další ztrátě motivace.

Dobrá zpráva je, že v tom nejste sami. Podle Diane Ballonad Rolandové, autorky knihy J’arrete de Procrastiner (Skončila jsem s prokrastinací, pozn. red.), problém odkládání věcí narostl za posledních 40 let o celých 300 %. Žijeme totiž v době, jež klade velký důraz na rychlost, efektivitu a produktivitu. Každodenně čelíme ohromné šíři různých možností, které vyžadují schopnost umět se rychle rozhodovat. Výsledkem je sílící tlak na naše schopnosti a v konečném důsledku i rozhodovací paralýza vedoucí právě k prokrastinování důležitých rozhodnutí a pracovních úkolů. Nemusíte si ale zoufat, máme pro vás několik tipů, jak s chorobným odkládáním bojovat.

1. Cesta je cíl

Podle Petra Ludwiga, autora bestselleru Konec prokrastinace a odborníka na témata spojená s osobním rozvojem, je nejdůležitější najít smysl v tom, co děláme. „Cesta je cíl a radost z procesu je mnohem důležitější než z dosažení vytouženého cíle. Proto se čím dál tím víc potvrzuje, že najít osobní vizi je klíčem ke spokojenému životu. Vize nám dlouhodobě dodává energii a čím lepší vizi máme, tím jsme efektivnější a méně prokrastinujeme.“ V praxi byste se měli zaměřit především na činnosti, které vás dlouhodobě naplňují a baví.

2. Stanovujte si menší, dosažitelné cíle

Uveďme si jeden příklad z praxe. Jaké bylo vaše poslední novoroční předsevzetí? Dosáhnout povýšení, založit úspěšnou firmu, nebo změnit práci? Petr Ludwig upozorňuje, že čím větší bude váš cíl, tím vyšší je šance na neúspěch. Vůle je totiž jako sval, který sice můžete posilovat, ale nesmíte přetěžovat. Cesta postupného učení drobných návyků je proto zpravidla mnohem efektivnější pro dosažení konečného cíle. Pokud usilujete například o napsání knihy, zkuste nejprve každý den napsat jen několik odstavců a vytvořte si z toho návyk. Případně pokud chcete dosáhnout povýšení, zmapujte si nejdříve, v čem jste dobří, v čem se ještě můžete zlepšit, a rozfázujte si jednotlivé kroky, než půjdete za svým nadřízeným.

3. Úkoly zmenšujte

S tím souvisí také plánování dílčích denních úkolů, které povedou ke kýženému cíli. Snažte se maximálně konkretizovat jednotlivé povinnosti, aby byly v rámci jednoho dne proveditelné. Každá větší činnost by se měla skládat z několika menších kroků. „Zajistit výzdobu a občerstvení, najít místo, rozeslat pozvánky“ bude pravděpodobně vypadat ve vašem to-do listu lépe než příliš obecné „zorganizovat konferenci“.

Na začátku dejte také pozor, abyste si nedávali na jeden den příliš mnoho úkolů. Obecně se vyplácí naplánovat si jich nejprve jen pár, které se vám opravdu podaří splnit, než mít nekonečný demotivující seznam.

4. Naučte se prioritizovat

Kdo z vás někdy zažil situaci, že na něj po dovolené čekalo tisíc nevyřízených e-mailů? A jaký jste z toho měli pocit? Pokud si stanovíte příliš mnoho úkolů, pravděpodobně vás dostihne rozhodovací paralýza a nebudete vědět, kde začít. Petr Ludwig doporučuje vyvarovat se psaní dlouhých seznamů s jednotlivými úkoly, jelikož nejsou dostatečně systematické a mohou vést k pocitu zahlcení.

Ve své knize nabízí variantu tzv. myšlenkových map, které vám svým grafickým zpracováním pomohou se v povinnostech lépe orientovat. V podstatě si jednotlivé úkoly rozkreslíte do kroužků na papír s možností barevně rozlišovat jejich prioritu, přičemž tato jednoduchá vizuální podoba vám usnadní plánování a uleví vaší hlavě.

Další možností je využít také tzv. Eisenhowerův princip, o kterém jsme se více rozepsali v tomto článku.

5. Volte správný čas

Než se pustíte do práce, měli byste si ji časově rozplánovat do celého dne. Obecně platí, že náročnější a méně zábavné úkoly je lepší řešit hned ráno, dokud máte ještě čerstvou mysl a více energie. Ostatní povinnosti se pak budou jevit o poznání snazší. Nezapomeňte také řešení složitějších problémů prokládat těmi jednoduššími, abyste se vyhnuli riziku, že se v průběhu práce zaseknete a ztratíte flow.

Dlouhodobé pracovní vytížení a stres navíc mohou vést až k psychickému a emocionálnímu vyčerpání, které je často spojené se syndromem vyhoření.

6. Naučte se vědomě používat sociální sítě

Z hlediska prokrastinace představují jedno z největších úskalí sociální sítě. Už se vám někdy stalo, že jste si při práci na něco vzpomněli a ihned otevřeli Facebook nebo Instagram? A jak dlouho vám pak trvalo, než jste se vrátili ke své předchozí činnosti? V tomto ohledu je klíčem k úspěchu naučit se sociální sítě vědomě používat, tedy chodit na ně pouze za specifickým účelem.

„Kdybych psal knihu znovu, určitě bych v ní zohlednil i závislost na sociálních sítích, která před lety ještě nebyla tak velkým problémem. V této souvislosti musím zmínit mobilní aplikaci Forest. Tu používám v momentě, kdy se opravdu potřebuju soustředit a nechci chodit na smartphone,“ dodává k tématu Petr Ludwig.

V rámci Forestu si nastavíte, jak dlouho nechcete mobil používat, a po tu dobu sázíte stromy ve vašem imaginárním lese. Pokud byste v průběhu, kdy je aplikace zapnutá, použili telefon k jakékoliv jiné činnosti, váš les by uschnul. A co víc, přišli byste o cenné kredity, za než můžete posléze zajistit reálné vysazení stromu. Mechanika aplikace je velmi jednoduchá, ale skutečně efektivní.

7. Neprokrastinujte odpočinek

Mozek potřebuje pravidelné přestávky, proto byste neměli zapomínat ani na odpočinek. Postačí, když si mezi plněním jednotlivých úkolů dáte krátkou procházku kolem domu, případně se posilníte něčím sladkým nebo provedete jakoukoliv jinou činnost, která vám dodá energii a chuť pustit se do dalších povinností. Přestávky si plánujte raději preventivně a s předstihem, abyste se vyhnuli případnému úplnému vyčerpání. Zároveň se snažte během odpočinku nepoužívat počítač ani mobil, ať má vaše hlava skutečně šanci na restart. Příliš mnoho impulsů v podobě nových notifikací, nevyřízených zpráv či přívalu dalších informací by kýžený efekt nepřineslo.

8. Umějte si odpustit

„Prokrastinace není problém time managementu, ale spíš managementu emocí. Když máme výčitky, máme víc negativních emocí, a tím pádem i více prokrastinujeme. Výzkumy proto přišly na spojitost prokrastinace s konceptem self-forgiveness, tedy schopností si sám sobě odpouštět. Pokud se lidé naučí sami sobě odpouštět a přestanou si vlastní neúspěchy vyčítat, mají pak zpravidla lepší výkony v práci,“ radí Petr Ludwig. V tomto ohledu musíte mít na paměti, že negativní emoce podrývají nejen vaše zdraví, ale právě i motivaci. Zkuste proto přijímat svoje drobná selhání spíše pozitivně, jako nástroj k dalšímu osobnímu rozvoji a zlepšení dovedností.

9. Vyzkoušejte techniku Pomodoro

Vedle výše zmíněných nástrojů, které ve velké míře vycházejí z knihy Konec prokrastinace, existuje také užitečná technika Pomodoro. V tomto případě se jedná o rozdělení vaší pracovní činnosti na pětadvacetiminutové bloky, které jsou od sebe odděleny krátkými pauzami. V podstatě si nastavíte časovač a v rámci každého bloku se soustředíte pouze na jeden úkol. Jakmile váš čas vyprší, dáte si krátkou pauzu a pak začnete pracovat na dalších úkolech z vašeho to-do listu.

Jak už jsme zmínili na začátku, nejste v tom sami. S prokrastinací se dennodenně potýká prakticky každý z nás. Základem úspěchu je, abyste na sebe nebyli moc přísní a dělali práci, která vás baví a naplňuje. Doporučujeme výše zmíněné metody a nástroje zařadit do vašeho pracovního procesu, určitě ale nezapomínejte také na pravidelný odpočinek. „Metody z knihy používám ve chvíli, kdy potřebuju neprokrastinovat. Když dělám na nějakém důležitém projektu, zahrnu je do své každodenní praxe. Občas ale vůle potřebuje regenerovat, takže čas od času tyto nástroje odkládám,“ dodává Petr Ludwig.

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a užijte si to nejlepší z našich článků.