Jak se starat o své kolegy v době krize?

Epidemie nového typu koronaviru téměř ze dne na den zahýbala všemi základy společnosti. Dotklo se to i firem, které si musí poradit s novou a složitou situací. Reakce na sebe nenechala dlouho čekat a mnoho z nich se v rámci prevence a ochrany svých zaměstnanců rozhodlo pro 100% home office. Statisíce lidí si najednou musely zvyknout na zcela nový styl práce, se kterým třeba ani neměli zkušenosti.

Řekněme si to narovinu – je velký rozdíl mezi nařízeným home office a dobrovolnou prací z domova, kterou zaměstnavatel nabízí.

Jakým způsobem mluvit s kolegy v kontextu krize? Je důležitá zpětná vazba? Dá se zachovat firemní kultura? Jak v náročné době motivovat zaměstnance, kterým může chybět osobní kontakt?

Důležité téma jsme probrali 8. dubna na našem prvním webináři. Pozvání na premiérovou diskuzi přijali dva zkušení HR odborníci:

• Milan Pavlíček, HR Manager v Nano Energies, dodavatelem zelené energie
• Zuzana Pešková, Head of HR ve vývojářské společnosti Applifting

Základem je komunikace, zejména od vedení

Hlavním pilířem pro úspěch v této době je komunikace, která nesmí být podceněna. Společnost Applifting, která se specializuje na vývoj mobilních aplikací, vsadila na otevřený dialog. „Vytvořili jsme si interní Corona Task Force. Lidé napříč odděleními sbírají informace pro zaměstnance, externisty a firmu jako takovou. Na Notionu (software pro sepisování informací, pozn. red) máme stránku a založili jsme i klasické Q&A, aby se všichni Applifteři v současné krizi orientovali,“ vysvětluje Pešková.

V Nano Energies museli vyřešit specifickou situaci. Tato společnost je interně rozdělená na tři firmy, z nichž jednu tvoří sekce obchodníků na krátkodobé burze s elektřinou. Tento trh ovšem funguje bez přestávky sedm dní v týdnu a proto vždy někdo z traderů v kanceláři musí být. „Musí dělat rychlé a správné rozhodnutí, proto je lepší, když jsou v kancelářích,“ vysvětluje Pavlíček. Přesun do kompletního digitálu podle jeho slov proběhl však bez problémů. „Z domu fungují všichni naprosto v pohodě, včetně traderů. Pomohlo nám i to, že naše práce se odehrává primárně na počítačích,“ pokračuje.

Současný stav odhalil, zda společnosti měly kontakt se zaměstnanci dobře nastavenou, či to byla jenom prázdná fráze vzývaná vedením. Mnoho firem možná muselo přenastavit celou dosavadní strukturu, protože na povrch vyplavaly nedostatky. Zdravě fungující firma by se s tímto problémem potýkat neměla.

Prvotním sdělením byla pomoc lidem v jejich adaptaci na home office. Postupem času se vyvíjí spíše ke strategickým informacím, které je rozhodně důležité sdělovat – kam firma směřuje, jaká je současná situace, co si z krize lze odnést. Podle Peškové by se nemělo zapomínat ani na tzv. „ubezpečování“, tedy podávání informací i v době,, kdy nehrozí žádné propouštění či snižování mezd. Jistota a klid zaměstnanců je v tuto chvíli zásadní.

„Komunikace by měla být pořád stejná, ať je krize nebo ne. Základem je otevřenost, transparentnost, důvěra a bezpečí.“ Milan Pavlíček

Jak na firemní kulturu a co s Multisportkou?

Krize postihla i benefity, protože mnoho z nich aktuálně nelze využívat – například oblíbenou Multisport kartu. Mnoho společností začalo nabízet svým zaměstnancům benefit v podobě online vzdělávacích kurzů, aby se mohli ve volném čase vzdělávat. Touto cestou šli i v Nano Energies. „Nabídli jsme lidem platformu na vzdělávání, kterou jsme dříve nevyužívali. Má to úspěch a zaměstnanci ji využívají,“ říká Pavlíček. Inspiraci lze i najít ve firmách, které nabízejí například placené lekce jógy, které probíhají přes videokonference.

Pokud se lidé nepotkávají pravidelně v kancelářích, nebaví se mezi sebou a nemají osobní schůzky, hůře se buduje nebo udržuje firemní kultura. Zda je firemní kultura zdravá a všichni táhnout za jeden provaz se ukáže právě v době krize. „Naše kultura je postavená hodně na celistvosti a nyní je to vidět. Pokud bychom měli jet v tomto režimu déle, hledali bychom cesty, jak ji zachovat. Pokud nás čeká pouze přechodné období, myslím, že to zvládneme,“ vysvětluje Pešková.

Motivujte jako doteď

Je nutné pracovat také na motivaci a dát pozor, aby zaměstnanci neztratili svůj elán do práce. Personalisté by měli být o to pozornější a zjišťovat, zda lidé něco nepotřebují. Applifting například spustil platformu, která přímo pomáhá krizi překonat. I podobná společensky prospěšná aktivita může být pro lidi velkým zdrojem motivace, protože uvidí, že se firma doopravdy zajímá – a to ne jenom o svůj zisk.

Někteří zaměstnanci se v nouzovém stavu strachují. Ať už to je starost o blízké, přátele, možnost vyhazovu či ztráta příjmů. „Kvůli strachu se lidé nechovají racionálně, což si i sami zpětně často uvědomí. Je důležité na HR manažerech, aby sledovali, zda se někdo nechová trošku jinak. Sám od sebe téměř nikdo nepřijde s tím, že se bojí,“ vysvětluje faktor strachu Pavlíček. Podle něj by se měl klást velký důraz na vnímání ze strany vedení. Pokud z managementu někdo přijde a sám se zeptá, dá jasně najevo, že se zajímá.

Správně nastavené motivaci pomáhá i zpětná vazba, která je nejen v práci klíčová. Ta se ovšem mnohem lépe předává v kancelářích a osobně. „Mohou to být i malé náznaky, které se teď ztratily,“ říká Pavlíček. O to více by podle něj na to měly dbát a snažit se řešit projekty, dávat zpětnou vazbu a snažit se práci pomáhat dál. Pomoct k tomu mohou i pravidelné stand-upy, kdy každý sdělí, na čem zrovna pracuje.

„Je důležité, aby společnost komunikovala, jak na tom je a vysvětlovala i možné scénáře do budoucna. Jinak může dojít k demotivaci lidí.“ Zuzana Pešková

Co si z webináře odnést?

Každá firma se ocitla v trošku odlišné situaci a potřebuje řešit jiné problémy. Pomocníkem pro všechny by ale měla být otevřená komunikace. Nebojte se s lidmi mluvit, otevřeně za nimi přijít a ptát se. Mějte nastavený jednotný styl sdělování zpráv, ať nedochází ke zbytečným zmatkům v rámci společnosti. Nezapomínejte sdělovat zpětnou vazbu a také na fakt, že někomu může chybět pravidelná sociální interakce. Zorganizujte svým zaměstnancům například neformální videokonferenci, na které si mohou popovídat u kafe. Můžete jim také založit místnost na vaší komunikační platformě.