Ako sa starať o svojich kolegov v období krízy?

Epidémia nového typu koronavírusu zo dňa na deň zahýbala všetkými oblasťami spoločnosti. Nielen jednotlivci, ale aj firmy si musia poradiť s novou a zložitou situáciou. Mnoho z nich sa v rámci prevencie a ochrany zdravia svojich zamestnancov rozhodlo pre 100% home office. Tisíce ľudí si odrazu museli zvyknúť na celkom nový štýl práce, s ktorým mali dovtedy zvyčajne len okrajové skúsenosti.

Povedzme si narovinu, medzi občasnou prácou z domu a nariadeným celoplošným home office je veľký rozdiel.

Akým spôsobom komunikovať s kolegami v kontexte krízy? Nakoľko je v tomto období dôležitá spätná väzba? Je možné na diaľku zachovať firemnú kultúru? Ako motivovať zamestnancov, ktorým môže chýbať osobný kontakt so zvyškom tímu?

Aj o tom sme sa rozprávali 8. apríla na našom webinári. Pozvanie do diskusie prijali skúsení HR odborníci:

• Milan Pavlíček, HR Manager, Nano Energies (dodávateľ zelenej energie)
• Zuzana Pešková, Head of HR, Applifting (IT spoločnosť)

Vypočujte si celý záznam webinára TU.

Základom je komunikácia, obzvlášť zo strany vedenia

Hlavným pilierom pre úspešné zvládnutie tohto obdobia je komunikácia, ktorú netreba podceňovať. Spoločnosť Applifting, ktorá sa zameriava na vývoj mobilných aplikácií, vsadila na otvorený dialóg. “Vytvorili sme si interný Corona Task Force. Ľudia z rôznych oddelení zbierajú informácie pre zamestnancov, externistov a samotnú firmu. Na Notion (software pre zdieľanie informácií, pozn. red.) máme na to dedikovanú stránku a využívame aj klasické Q&A, aby sa všetci Appliftéri v súčasnej kríze dobre orientovali,” vysvetľuje Pešková.

V Nano Energies museli vyriešiť špecifickú situáciu. Spoločnosť je totiž interne rozdelená na tri firmy, z ktorých jednu tvorí oddelenie obchodníkov na krátkodobej burze s elektrinou. Tento trh pritom funguje bez prestávky sedem dní v týždni, a to si vyžaduje neustálu prítomnosť niektorého z traderov. “Musia robiť rýchle a správne rozhodnutia, preto je vždy lepšie, pokiaľ sú v kancelárii,” vysvetľuje Pavlíček. Presun do digitálneho prostredia však podľa jeho slov prebehol bez problémov. “Z domu fungujú všetci úplne v pohode, vrátane traderov. Pomohlo nám, samozrejme, že svoju prácu vykonávame primárne na počítačoch.”

Súčasný stav odhalil, či mali spoločnosti skutočne dobre nastavenú komunikáciu a kontakt so svojimi zamestnancami. V mnohých prípadoch tak na povrch vyplávali nedostatky v riadení, organizačnej štruktúre či komunikácii. Zdravo fungujúcim spoločnostiam sa, naopak, podobné problémy vyhli.

Medzi prvými úlohami v nových podmienkach, ktoré museli spoločnosti zvládnuť, bola pomoc ľuďom v ich adaptácii na home office. Postupne sa ťažisko záujmu presúva k strategickým informáciám - kam firma smeruje, ako ju ovplyvňuje súčasná situácia a ako možno z krízy vyťažiť. Podľa Peškovej by sa nemalo zabúdať ani na ubezpečovanie, teda pravidelné informovanie kolegov aj v dobe, kedy bezprostredne nehrozí žiadne prepúšťanie či znižovanie miezd. Pocit istoty je pre zamestnancov v tejto chvíli zásadný.

„Komunikácia by mala byť stále rovnaká, či už je kríza alebo nie. Základom je otvorenosť, transparentnosť, dôvera a pocit bezpečia.“ – Milan Pavlíček

Čo s firemnou kultúrou a Multišportkou?

Mnoho z benefitov, ktoré spoločnosti počas roka svojim zamestnancom ponúkajú, sa v súčasnosti nedajú využívať. Alternatívou sa tak stávajú online vzdelávacie kurzy, ktoré umožňujú zamestnancom efektívne využívať voľný čas. Touto cestou sa vybrali aj v Nano Energies. “Ponúkli sme vzdelávaciu platformu, ktorú sme dovtedy nevyužívali. Aktuálne sa teší veľkému úspechu,” hovorí Pavlíček. Inými príkladmi sú spoločnosti, ktoré ponúkajú napríklad platené hodiny jógy, prebiehajúce prostredníctvom telekonferencie.

V podmienkach, kedy sa ľudia nemôžu pravidelne stretávať v kanceláriách a viest osobné, či už formálne alebo neformálne rozhovory, sa horšie buduje a udržiava aj firemná kultúra. Či je firemná kultúra zdravá a všetci ťahajú za jeden povraz sa ukáže práve v období krízy. “Naša kultúra je postavená na celistvosti a teraz je to skutočne cítiť. Pokiaľ by sme v tomto režime mali fungovať dlhodobo, hľadali by sme ďalšie cesty, ako na kultúre pracovať. Pokiaľ nás však čaká len prechodné obdobie, myslím, že to zvládneme,” vysvetľuje Pešková.

Motivujte ako doteraz

Je nutné tiež naďalej pracovať na motivácii a dať pozor, aby zamestnanci nestratili svoj elán do práce. Personalisti by mali byť o to pozornejší a zisťovať, či ľudia niečo nepotrebujú. V Applifting napríklad z vlastnej iniciatívy spustili platformu , ktorá pomáha organizovať dobrovoľníkov na prekonanie krízy spôsobenej vírusom. Aj podobne spoločensky prospešná aktivita môže byť pre ľudí veľkým zdrojom motivácie, pretože budú vnímať, že spoločnosti skutočne záleží, a to nielen na vlastnom zisku.

Mnohí zamestnanci majú v súčasnej situácii obavy, či už o svojich blízkych, priateľov, svoju prácu či príjem. “V atmosfére strachu sa ľudia nesprávajú racionálne, čo si časti aj sami následne uvedomujú. Je preto dôležité odsledovať, či sa niekto nespráva inak ako zvyčajne. Sám od seba sa takmer nikto neprizná, že sa bojí,” vysvetľuje faktor strachu Pavlíček. Podľa neho by sa mal klásť veľký dôraz na záujem zo strany vedenia. Pokiaľ niekto z manažmentu príde a sám sa opýta, dáva tým jasne najavo záujem o zamestnanca.

Správne nastavenej motivácii napomáha i spätná väzba, ktorá je nielen v práci kľúčová. Tá sa však omnoho lepšie poskytuje osobne v kancelárii. “Spätná väzba sa totiž často poskytuje aj neformálne, v náznakoch, ktoré sa teraz stratili,” hovorí Pavlíček. O to viac by sa podľa neho na spätnú väzbu malo dbať. Pomôcť môžu aj pravidelné stand-upy, na ktorých sa každý podelí o to, na čom práve pracuje.

Čo si z webinára odniesť?

Samozrejme, každá spoločnosť sa ocitla v trochu inej situácii a potrebuje riešiť iné problémy. Pomocníkom pre všetkých by ale mala byť otvorená komunikácia. Nebojte sa s ľuďmi otvorene hovoriť, aktívne ich osloviť a pýtať sa.

Majte nastevený jednoduchý štýl zdieľania správ, aby nedochádzalo k zbytočnému informačnému chaosu v rámci spoločnosti.

Nezabúdajte na spätnú väzbu a majte na zreteli, že sú medzi vami takí, ktorým môže chýbať pravidelná sociálna interakcia. Zorganizujte pre svojich zamestnancov napríklad neformálnu videokonferenciu, počas ktorej sa môžu porozprávať pri káve. Môžete im tiež založiť stálu neformálnu miestnosť na komunikačnej platforme, ktorú používate.