Konec nesmyslných předsevzetí: Jak vytvářet reálné pracovní i osobní plány?

Já jsem na plány často spíše rezignoval. Dával jsem prostor náhodě a příliš nelezl pod ruce prozřetelnosti. Začínám ale přemýšlet, jestli není čas něco změnit. A přizval jsem si k tomu odborníka. O tom, jak neskončit za rok znovu v základním táboře, jsem si povídal s lektorem a marketérem Milanem Formánkem, který se zaměřuje kromě efektivity také na kreativitu a marketing.

Vnes trochu řádu do mého chaosu

Hned na úvod mi Formánek objasňuje, že plánováním se nutně nemyslí mít vše do detailu rozplánované. „Není to mikromanagement života, kdy má člověk v kalendáři okýnka od rána do večera a bez nich nehne ani prstem, ale ani chaos, který může snadno přejít do kolapsu,“ upozorňuje na úvod. Radí spíš poddat se „chaordu“.

Ano, čtete správně. „Chaord” by měl být jakýsi mezistupeň mezi pořádkem a chaosem (z anglických chaos a order). Každý bude mít tuto mezipozici jinou, ale v tomto stádiu se odehrává většina kreativity a inovací. Udržuje nás na správné cestě, ale dovoluje občas i lelkovat a pružně reagovat.Občas si můžeme dovolit zapomenout na diář a radikálně změnit plány, ale pravidelně se ujišťujeme, že pořád jdeme správným směrem.

Překážkou neplánovanému chaosu je i fakt, že se pohybujeme mezi lidmi, ať už to jsou naši klienti nebo kolegové, kteří potřebují alespoň základní předvídatelnost našeho chování. Pro fungování pracovního týmu, který jde za nějakým cílem, je pak vnitřní řád prostě potřeba. I kdybychom měli ty nejlepší individuality, bez plánu se daleko nedostaneme.

Nejdříve poznejte sami sebe

Začínám si říkat, že mít alespoň hrubou představu o tom, kam jdeme, nemusí být špatné. Nevím ale, kde začít. Jak náhodné představy o ideální budoucnosti trochu uspořádat? V tento moment mi Formánek radí nejdříve poznat sám sebe. Cesta k opravdovému sebepoznání je trnitá, pro začátek můžou pomoct jednoduché osobnostní testy.

Tady je několik z nich:

• Test silných stránek Gallup StrengtsFinder (placený)
• Test toho, jak nás vnímají kolegové Red Bull Wingfinder
• Osobnostní test 16personalities
• Test kreativní osobnosti MyCreativeType

Můj vnitřní skeptik bije na poplach. Mám se nechat škatulkovat od internetových stránek? Formánek ale upozorňuje, že nejde o to mít stoprocentně exaktní výsledky. „Ty testy nejsou vágní horoskop, ale nejsou ani dokonalá pravda a nemusíme se jimi stoprocentně řídit. Mají nám pomoct s rozhodováním, vytvářením plánů a určováním našich silných a slabých stránek,“ dodává lektor. Můžou pomoct i s motivací plány skutečně plnit.

Pokud plánujeme v týmu nebo ve firmě, neuškodí si výsledky testů navzájem nasdílet. O vaší introverzi nemusí vědět všichni od CFO k uklízečce, ale v nejužším týmu můžou výsledky pomoct. Kdo by se mohl čemu věnovat, jakým způsobem, jak nastavit interní komunikaci a efektivně spolupracovat mezi kolegy. Formánek dodává, že přidanou hodnotou je, že když vidíme výsledky testů, lépe chápeme, proč se kolegové chovají, jak se chovají.

Od vize ke SMARTu

Dalším krokem pak je, abychom my nebo organizace, v rámci které plán sestavujeme, měli dlouhodobé směřování. Z něj se pak daleko lépe odvozují krátkodobější cíle. Podle Formánka by si každá organizace nebo i jednotlivec měli určit dlouhodobé směřování, tedy identifikovat „Severku“, kde chceme být za deset let. Potom vizi, kde chceme být za tři roky, a následně nejpřesnější cíl na jeden rok.

Tady ale často děláme chyby, jako třeba:

• Cíle na sebe nenavazují
• Dlouhodobé směřování není dostatečně ambiciózní
• Přecenění toho, co zvládneme v horizontu jednoho roku
• Chybí měřitelné indikátory plnění cílů
• Příliš nudné a neambiciózní cíle v dlouhodobém horizontu (třeba jen růst prodejů)
• Příliš abstraktní cíle v krátkodobém horizontu (často přeceňujeme, co zvládneme za rok)

V horizontu tří let a méně by měly být cíle SMART, tedy specifické, měřitelné, dosažitelné, realistické a časově ohraničené. (Z anglického Specific, Measurable, Achievable, Realistic a Time-bound.)

A je to tady, kdo někdy googlil, jak plánovat, nebo strávil víc jak pět minut v zasedačce, slyšel už o metodě SMART. Bál jsem se momentu, kdy na ni narazíme. Formánek kontruje, že je to jen jeden z užitečných nástrojů, které nám pomůžou přetvořit dlouhodobé vize do těch krátkodobých. A umožní kontrolu jejich dodržování.

„Pokud na mé místo v půlce roku nastoupí někdo jiný, mělo by mu být bez dotazování jasné, jestli se držíme plánu k dosažení cíle. Tak se pozná dobrý krátkodobý plán,“ říká Formánek.

Nejnebezpečnější savci jsou sloni

Věděli jste, že sloni jsou jedním z nejnebezpečnějších druhů savců na světě a v divočině často i bez vyprovokování útočí na lidi? Pro naše plány jsou ale ještě nebezpečnější jiní sloni. Ti ve formě příliš abstraktních a velkých úkolů. Pokud chceme dosáhnout toho, že budeme mluvit plynně francouzsky, zhubneme sedm kilo nebo přimějeme lidi, aby milovali naši značku, budou se tyto sloní úkoly plnit jen těžko.

Klíčové je porozumět rozdílu mezi projektem a úkolem. Projekt si musíme být schopni rozdělit na jednotlivé úkoly. Formánek radí, že nejlepší je rozdělit ho na úkoly, které můžeme plnit ve volné chvíli a máme je hned hotové. Na příkladu našeho francouzského slona by to mohlo být vypůjčení učebnice, stažení jazykové aplikace, rešerše lektorů v okolí nebo zhlédnutí jednoho dílu francouzského seriálu. C’est la vie.

Další tipy pro formulaci projektů a úkolů:

• Dejte si čas na studium problému (jak se dostat k cíli) a analýzu možných řešení, než se vrhnete do akce
• Naučte se zjistit, kdy je řešení problému dostatečné (může posloužit třeba pravidlo 80/20). Tomu pomáhá svědomitá časová ohraničenost úkolů.
• Pro osobní zhodnocení roku a plánování nadcházejícího Formánek doporučuje využít zdarma šablonu yearcompass.com/cz.

Žádný princ ještě draka nepřemohl sám

Všechno to projektování a úkolování je sice hezké, ale jak možná řekl jeden maršál, „Žádný plán nepřežije první setkání s nepřítelem…“. Já mám zkušenost s tím, že jen nedostupná učebnice může zatřást i tím nejpromyšlenějším plánem. Proto je důležité vytvářet struktury, které vám pomůžou držet se plánu.

„Můžeme si třeba velký cíl nalepit v zasedačce na stěnu nebo doma na lednici, zrcadlo nebo monitor,“ radí lektor Formánek. Kdykoli řešíme nějaký spor nebo se o něčem rozhodujeme, máme cíl na očích a je jednodušší si uvědomit, jestli k němu míříme. Vyplatí se určit si i pravidelné reflexe plnění plánu a možnosti jeho úpravy.
Může pomoct i asistence někoho, kdo si podobnou cestou už prošel. Třeba mentora nebo konzultanta ve firmě. Obzvlášť pokud máme nový a ambiciózní cíl, vyplatí se nebýt na něj sám. Ve firmě poslouží i společný dialog. Dlouhodobé firemní vize nebo desetileté plány by mělo mít v zodpovědnosti vedení, ale i u cílů jednotlivce se vyplatí vytvořit si je sami a pak je konzultovat se šéfem. To může pomoct některé části specifikovat nebo upravit cíle, které jsou moc, nebo málo ambiciózní či nesrozumitelné.

V osobní rovině může tuto roli hrát třeba kamarádka nebo partner. Někomu vyhovuje nastavovat si i hravé nástroje, které pomůžou držet se plánu. Můžete se dohodnout s kamarádkou, že vám jednou týdně zavolá a zeptá se, jak jde plnění předsevzetí. Můžete jí dát do zástavy svou oblíbenou věc nebo si v případě neúspěchu nastavit platbu politikovi, kterého nemáte rádi. „Tyto kreativní biče nejsou pro každého, ale někomu můžou pomoct,“ upozorňuje Formánek.

Mistrovství, nebo bonbónek?

Vedle těchto externích motivátorů ale musíte pracovat i s interní motivací. Jak dlouho vydrží vůle plnit těžké úkoly bez viditelných odměn? Asi tak dlouho, jak jsou po Novém roce narvané posilovny. I těm nejsilnějším nejpozději druhý týden v únoru dojde pára.

Musíme si proto umět dělat radost. V tom, co nás nejlépe motivuje, můžou pomoct výsledky osobnostních testů z úvodu. Někomu funguje systém odměn za plnění úkolů, někdo dobře reaguje na dávky dopaminů ze samotného odškrtávání z to-do listu (tady ale pozor na závislost na workoholismu a závislost na úspěchu). Šéfové navíc často zapomínají, že zaměstnance nemusí hnát ta stejná vnitřní motivace z práce na jejich projektu.

Někoho naopak motivuje samotná práce a odměny mu nevoní. Můžeme si jimi totiž z práce snadno vytvořit jen překážku na cestě k odměně a tím si ji znechutit. Zlepšování se ve své profesi a dosahování mistrovství může být silnější motivace a ti, kteří nakonec dosáhnou svého cíle, se často naučí užívat si právě cestu k němu. Nezapomeňte proto i tohle vyřešit se svým vedením a nastavit tak správnou motivaci.

Často také nezapočítáváme potenciální překážky a potřebný odpočinek. Musíme si kromě výkonnostních úkolů dávat i úkoly regenerační. „Potkávám manažerské sportovce, kteří chtějí třeba uběhnout maraton a mají tréninkový plán jako profesionální sportovci. Nereflektují ale, že sportovci mají namísto celodenního sezení u počítače potřebný odpočinek, fyzioterapie, masáže a správnou stravu. Těm říkám: dejte si o 20 procent míň tréninku, víc aktivní regenerace a uvidíte, že budete mít lepší výsledky,“ říká lektor.

Říkám si, že celá tato motivační plejáda funguje lépe na papíře než ve skutečnosti. Možná ale jde jen o to vyzkoušet, co nám osobně funguje, nebát se experimentovat a nenechat se úkoly zaplavit. Kdo ví, možná nakonec bude pravdivá i druhá část maršálova poselství: „Žádný plán nepřežije první setkání s nepřítelem, přesto je důležité plánovat. Bez plánování si o neúspěch přímo říkáte.“ Anebo se setkáme znovu napřesrok s novým plánem, jak ještě lépe plánovat.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, Twitteru nebo Instagramu a začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.