Jak dát konstruktivní zpětnou vazbu svému šéfovi? S respektem k němu i sobě

All you need is… zpětná vazba

Feedback je tou nejlepší a nejrychlejší formou vyjádření vzájemné spokojenosti či nespokojenosti s určitými postupy nebo chováním na pracovišti. „Zpětná vazba je zrcadlo, které nám umožňuje nahlížet naši práci, chování a projevy očima jiných. Bez ohledu na to, jak skvělou máme sebereflexi, druhým do hlavy nevidíme,“ vysvětluje přínos feedbacku pro management Renata Novotná, která školí zaměstnance a management ve zpětné vazbě i nastavení všech dalších procesů ve firmě.

„Existují studie, které potvrzují, že zpětná vazba je základem pro vzdělávání, rozvoj a motivaci zaměstnanců v organizacích zaměřených na výkon. Manažeři a tým lídři mohou mít ze své pozice někdy zkreslené vidění reality a potřebují dostat informace ze všech stran, tedy i od svých podřízených. Mohou tak svoje porozumění situaci korigovat,“ popisuje Barbora Riedl Černíková, psycholožka, HR expertka a Managing Director SHL Talent Assessment Czech Republic.

Feedback jako nástroj důvěry, nikoli moci

Pokud ve firmě probíhá feedback směrem k podřízeným, měl by jít i směrem opačným. Vynechání zpětné vazby zdola totiž nebuduje důvěru a otevřenou komunikaci, které jsou klíčové pro zdravé pracovní prostředí. Do tématu tak výrazně vstupuje také firemní kultura a ovzduší ve firmě. „Ukazuje se, že do touhy a ochoty poskytovat nadřízeným zpětnou vazbu vstupuje v některých případech negativně strach z pomsty. Pozitivní roli naopak sehrává vnímání vlastní užitečnosti, podpora top managementu, opora kolegů i chování samotného nadřízeného,“ doplňuje Riedl Černíková.

Zpětná vazba by neměla být nástroj moci, ale vzájemně otevřené komunikace. „Když školím zpětnou vazbu ve firmách, velmi razantně doporučuji neškolit jen manažery. Pak se totiž potkávají ti, kteří vědí, jak se zpětnou vazbou pracovat, s těmi, kteří to nevědí. Vzniká nevyrovnaná komunikace. I v práci je důležité umět spolu mluvit, říct si a vyslechnout nepříjemné věci,“ vysvětluje Novotná.

Ano, negativní zpětná vazba nadřízenému může být pro některé zaměstnance velmi nekomfortní. A je na dané firmě nebo týmu, aby budovaly prostředí, které ke zpětné vazbě vybízí, podporuje ji a komunikuje jako žádoucí.

„Firmy, které ve své kultuře mají oboustranné dávání zpětné vazby a pracují s ní, mívají angažovanější, spokojenější a motivovanější zaměstnance. Zároveň není úplně nutné stanovit si čas a způsob předávání zpětné vazby. Může se zkrátka jednat o to, že si otevřeně řekneme, když nám něco nevyhovuje. A může to být mezi řečí na obědě nebo u kávy, předávání zpětné vazby by mělo být autentické a přirozené,“ doplňuje Riedl Černíková s tím, že není nutné výrazně organizovat čas a zavádět zvláštní meetingy, pokud chceme zpětnou vazbu pěstovat a podporovat.

Hluboký nádech, výdech a jdeme na to

Pojďme na to prakticky. Jak se na zpětnou vazbu šéfovi připravit? Rozhodně si to promyslete. Je potřeba být konkrétní a promyslet i širší důsledky, které na vás chování nadřízeného má. Zpětná vazba není monolog, ale dialog. Připravte se tedy na to, že nadřízený bude mít otázky.

„Je rozdíl, jestli reagujeme na něco ad hoc, nebo chceme probrat spolupráci například v rámci uplynulého půl roku. Pokud se jedná o něco ad hoc, je dobré reagovat co nejdříve, aby byla situace, ke které se vztahujeme, v živé paměti. Jedná-li se o něco spíše nepříjemného, je lepší sdělovat to jeden na jednoho. Taktéž bychom na zpětnou vazbu měli mít oba dostatek času, ať se můžeme o věci pobavit detailněji,“ doporučuje Riedl Černíková.

Reagujte tedy co nejdříve, zároveň ale ne zbrkle. Rozčílilo vás něco? Nechte to trošku uležet a promyslete to. V emocích obvykle člověka nenapadají ty nejlepší argumenty a zpětná vazba se může snadno vyvinout v něco jiného.

Situace 1 – Micromanagement

Micromanagement zná nějakým způsobem většina z nás. Kdy ho s dotyčným řešit? Jakmile vidíte, že se nejednalo o ojedinělý jev, ale jde ze strany nadřízeného o vzorec chování. Domluvte si krátkou schůzku a vše proberte.

Jak problém popsat? „Je potřeba pojmenovat co nejkonkrétněji vaše potřeby. Chcete, aby spolupráce fungovala, a máte za to i svou půlku zodpovědnosti,“ říká Novotná. Navrhuje něco v tomto znění: „Všimla jsem si, že u většiny úkolů, co od vás mám, po mně chcete velmi detailní report o postupu a v těchto a těchto konkrétních případech jste chtěl, abych svůj postup upravila podle vaší preference. K výsledku bych se dostala i svým postupem. Moje silná stránka je, že se umím rozhodovat, a když si spolu dobře definujeme výstup, zvládnu se k němu dostat samostatně. Pomohla by mi v tomto důvěra z vaší strany.“

Situace 2 – Nejednoznačná, protichůdná či matoucí zadání

Opět řešte, jakmile zjistíte, že to nebyl ojediněle špatně zadaný úkol, ale opakovaný problém.

„U zadávání úkolů obecně by mělo platit, že ho přijímáme v okamžiku, kdy máme vzájemně vydefinované, co je cílem a jak má vypadat výstup, včetně termínu. Z pozice příjemce úkolu můžeme celou spolupráci posunout, když otevřeně řekneme, že takto zadávaným úkolům nerozumíme, a co bychom potřebovali,“ radí Novotná s tím, že je lepší přijmout pozici toho, kdo má spoustu otázek, než sedět nad nejasným zadáním.

Situace 3 – Máte pocit, že nemáte prostor uplatňovat svoje nápady

Máte spoustu nápadů na zlepšení a návrhů, které vám nadřízení odkývají, ale dál se nikdy nic neděje? Opět si domluvte schůzku a říct můžete třeba něco takového: „Zdá se mi, že nápady, které jsem v poslední době přinesla, se nerealizují. Vnímáš to stejně? Jsem z toho smutná/demotivovaná. Působí to na mě tak, že moje nápady nejsou vyslyšeny, a to mě mrzí. Je něco, co bych mohla udělat pro to, aby se to změnilo?“ navrhuje Riedl Černíková.

Potřebujete dát zpětnou vazbu k jinému problému? Zkuste se držet tohoto modelu: „Vyjádřete konkrétně, co vám nevyhovuje. Mluvte o tom, jak to na vás působí, co to s vámi dělá a jaké konkrétně to pro vás vytváří obtíže. Zároveň je dobré navrhnout, jak byste to potřebovali jinak, co by vám vyhovovalo. Je možné řídit se vzorcem: konkrétní problém, příklad, návrh řešení,“ navrhuje univerzální komunikační klíč Barbora Riedl Černíková.

Když vás nadřízený nechce slyšet

Zvládli jste to – podali jste konstruktivní zpětnou vazbu, vysvětlili, co vám vadí, ale setkali jste se s odmítnutím či nepochopením? „Zpětnou vazbu mám postavenou na předpokladu, že obě strany se chtějí zlepšovat. Zpětná vazba není všespásná. I když ji poskytnu v perfektní formě, pokud jí druhá strana nechce naslouchat, nezmůžu nic. Není to o vítězství, o tom, kdo má pravdu, nebo kdo druhého porazí argumenty. Druhého nelze přimět, aby dělal něco, co sám nechce,“ vysvětluje Renata.

Měli bychom tedy zapojit do zpětné vazby i firemního personalistu/pracovníka HR? Ano, ale jen v ojedinělých případech. „Zástupce HR může sloužit jako jakýsi mediátor, zprostředkovatel či facilitátor. Rozhodně bych se ale zpočátku snažila jít cestou jeden na jednoho. Pokud bych měla pocit, že dlouhodobě není moje zpětná vazba vyslyšena a že nedostávám relevantní důvody, proč tomu tak je, eventuálně že může na základě tohoto docházet až k bossingu či jiným druhům šikany, je na místě oslovit HR oddělení. V praxi se to ale tak často neděje, a když, tak spíše ve vyhrocených situacích, které málokdy končí shodou obou stran,“ vysvětluje, jakou roli může sehrát ve zpětné vazbě podpora někoho z HR, Riedl Černíková.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.