Příspěvek na home office nebo elektronická komunikace: Novinky v zákoníku práce

O tom, že na podzim tohoto roku vešly v platnost změny v zákoníku práce, jste zřejmě slyšeli. Jedná se o zákon č. 281/2023 Sb., který nabyl účinnosti v říjnu 2023 a přináší poměrně zásadní změny ve vztahu zaměstnavatele a zaměstnance. Co ale tyto změny znamenají v praxi? Jaká z něj pro vás, pro pracovníky, vyplývají nová práva, pravidla a povinnosti? Pojďme se společně s Jakubem Olivou, advokátem a specialistou na pracovní právo z advokátní kanceláře ARROWS ETL Global, podívat na čtyři nejdůležitější oblasti změn, které novela z pohledu pracovníků přináší.

Oblast první: Home office

Postcovidová doba s sebou přinesla i do té doby ne tak často vídaný fenomén – práci z domova neboli home office. Řada firem dnes zaměstnancům nabízí větší flexibilitu co se týče místa výkonu práce, a mnoho z nich přijalo takzvaný „hybridní model“, v rámci kterého mohou pracovníci část týdenní pracovní doby odpracovat z domova a část z prostor kanceláře.

Nařizování home office a dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem

Novela na trend vzdálené práce reaguje mimo jiné tím, že upravuje, jak a kdy může zaměstnavatel práci z domova nařídit.

Nově tedy platí, že v případě nařízených opatření ze strany orgánů veřejné moci může zaměstnavatel práci z domova zaměstnancům nařídit na nezbytnou dobu. Pokud by tedy nedejbože přišla nová pandemická vlna, může se vám stát, že vám zaměstnavatel na určitou dobu home office výslovně nařídí, protože jemu to zas nařídí stát.

A co když se žádné pandemie ani jiné katastrofy nekonají? Tak vám zaměstnavatel home office nařídit nemůže. Ale z domova samozřejmě pracovat můžete – ovšem jenom po vzájemné dohodě. Už tedy neplatí, že se na tom, jak a kdy budete pracovat z domova, se zaměstnavatelem stačí domluvit neoficiálně nebo ústně. Práce na dálku je nyní možná jenom v případě, že podepíšete se zaměstnavatelem písemnou dohodu.

Tato dohoda tedy musí mít písemnou formu a může být sjednána samostatně nebo i jako součást pracovní smlouvy. Jestliže tedy máte možnost pracovat ve svém zaměstnání z domova, ale ještě jste žádnou dohodu nepodepsali, určitě se na svého zaměstnavatele obraťte. Zásadní informací v této dohodě je mimo jiné i rozvržení pracovní doby – z dohody by mělo jasně vyplývat, jestli si rozvržení práce z domova může určovat sám zaměstnanec, nebo jestli i pro toto rozvržení platí nějaká pravidla.

Kompenzace práce z domova

Důležitou změnou je také kompenzace práce na dálku. Jestliže jste během pandemie pracovali delší dobu z domova, asi jste si zpětně všimli, že se vám navýšily výdaje za energie, elektřinu, vodu a podobně. A právě na to, že za práci z domova si připlácíte vlastní peníze a vlastně tak trochu „dotujete“ svého zaměstnavatele, novela zákoníku reaguje. A to tím, že nově má zaměstnavatel povinnost pracovníkovi tyto náklady hradit.

Na tuto kompenzaci máte nárok, kdykoliv pracujete z domova – ať už na základě nařízení ze strany zaměstnavatele nebo i na základě podepsané dohody.

Jediný případ, kdy na tuto kompenzaci nárok nemáte, je pokud se se zaměstnavatelem výslovně (tedy písemně) dohodnete, že se tyto náhrady neposkytují. A pozor – ústní dohoda v tomto případě nestačí, takže pokud by vám zaměstnavatel nechtěl kompenzace proplácet, ale zároveň se této kompenzace nikde „na papíře“ nevzdáváte, máte na tyto kompenzace stále nárok a můžete je požadovat.

„Výše této kompenzace je stanovena paušální částkou a firmy tak už nemusejí nic složitě počítat a zdůvodňovat způsob výpočtu finančnímu úřadu,“ uvádí Jakub Oliva.

Výši kompenzace určuje vyhláška (aby se mohla případně v budoucnu jednoduše změnit bez nutnosti novelizovat zákon, například při navýšení cen energií) a aktuálně se jedná o částku 4,60 Kč na hodinu. Na tuto částku máte tedy nárok, pokud se výslovně nedohodnete, že se tyto náhrady neposkytují (a pozor, ústní dohoda možná není).

Oblast druhá: Změny pro „dohodáře“, tedy pracovníky na DPP a DPČ

Novela zákoníku se netýká jen zaměstnanců na pracovní poměr, ale i „dohodářů“, tedy pracovníků na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti.

Rozvrh pracovní doby

„Dohodářům“ musí zaměstnavatel nově určovat předem rozvrh pracovní doby, a to nejpozději tři dny před začátkem směny nebo období, na které je práce rozvržena. Stejný časový limit, tedy tři dny předem nejpozději, platí i pro jakékoliv změny. Už by se tedy neměla stávat situace, kdy podepíšete DPP nebo DPČ, ale ještě den před začátkem práce nevíte, kolik přesně hodin vlastně první den odpracujete.

„Dohodáři“ a překážky v práci

Velkou změnou je také fakt, že pokud patříte mezi „dohodáře“, platí pro vás systém překážek (na straně zaměstnavatele i zaměstnance), stejně jako tomu je u zaměstnanců s pracovní smlouvou.

To například znamená, že jim náleží odměna ve 100% výši průměrného výdělku, pokud nastanou u zaměstnavatele překážky, kvůli kterým nemůže pracovník vykonávat práci – například v případě, kdy firma směnu rozvrhne (nařídí práci), ale pak není schopna žádnou práci zajistit.

Stejně tak musí zaměstnavatel poskytnout pracovníkovi pracovní volno nebo mu dokonce poskytnout náhradu mzdy, pokud dojde k překážce na straně zaměstnance – zde se jedná zejména o pracovní neschopnost.

Dovolená u „dohodářů“

Jako „dohodář“ budete mít s odloženou účinností od 1. ledna 2024 nárok na řádnou dovolenou, podobně jako u pracovního poměru. Musíte ale splnit podmínku, že máte u zaměstnavatele sjednanou dohodu alespoň na čtyři týdny a zároveň celkově odpracujete alespoň 80 hodin.

U „dohodářů“ se však počet hodin dovolené nevypočítává z jejich skutečné týdenní pracovní doby – místo toho se pro tento výpočet u všech „dohodářů“ uplatňuje fiktivní dvacetihodinová týdenní pracovní doba, nehledě na to, kolik hodin pracovník reálně odpracuje.

Že to zní složitě? Zde je radši vzoreček výpočtu dovolené u „dohodářů“:

A/52 B 20 = počet nárokovaných hodin dovolené
V tomto vzorečku platí, že „A“ rovná se počet odpracovaných týdnů fiktivní pracovní doby (u „dohodářů“ vždy 20 hodin) zaokrouhlený dolů, tedy počet odpracovaných hodin děleno 20, zaokrouhleno dolů. Proměnná „B“ je pak počet týdnů dovolené, které běžně zaměstnavatel nabízí (čtyři týdny platí ze zákona, ale velká spousta firem poskytuje pět a více týdnů dovolené, což musí platit i pro dohodáře). 52 je počet týdnů v roce.

Příklad: Pokud bychom chtěli spočítat, na kolik hodin dovolené má nárok student, který podepíše dohodu o provedení práce na 10 týdnů u zaměstnavatele, který standardně nabízí 5 týdnů dovolené, a celkově v rámci této dohody a období odpracuje 150 hodin (tedy 15 hodin týdně), bude výpočet následující:

• 150 / 20 = 7,5 (tedy 7 po zaokrouhlení vždy dolů)
• 7/52 5 20 = 13,46

Zaokrouhleno nahoru, student má nárok na 14 hodin dovolené. Ty si může buď vyčerpat, nebo mu budou proplaceny (pokud ukončí dohodu, aniž je vyčerpal).

Oblast třetí: Povinnost poskytování informací

Zaměstnavatelé měli už i dříve povinnost informovat zaměstnance o řadě věcí, které se týkají pracovního poměru. Novela zákoníku práce ale přináší v tomto ohledu nové povinnosti a mění ty stávající, a navíc zrovnoprávňuje „dohodáře“ se zaměstnanci. Dohodáři tak mají na informace popsané níže stejný nárok jako plnohodnotní zaměstnanci s pracovní smlouvou.

Zaměstnavatelé musí pracovníky písemně informovat mimo jiné o:

• bližším vymezení druhu práce (náplň práce)
• týdenní pracovní době
• rozsahu práce přesčas
• době trvání a podmínkách zkušební doby
• podmínkách elektronického doručování písemností
• podmínkách vysílání zaměstnanců na území jiných států
• podmínkách odborného rozvoje

U nově uzavřených pracovních smluv a dohod platí, že tyto informace (nejedná se o úplný výčet) musí být obsaženy buď přímo ve smlouvě či dohodě, nebo je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat nejpozději do sedmi dnů od nástupu. Zaměstnavatel musí také zaměstnance bezodkladně informovat o jakýchkoliv změnách, které se těchto klíčových údajů týkají.

Oblast čtvrtá: Digitalizace doručování písemností

„Zákonodárci (konečně) vyhodnotili dřívější právní úpravu doručování písemností jako příliš přísnou a zaostávající za technologickým pokrokem. Dlužno dodat, že po tomto kroku praxe volala už dlouhou řadu let,“ říká Jakub Oliva. Novela zákona tedy usnadňuje a modernizuje elektronické doručování písemností a otevírá cestu digitalizaci HR procesů.

Písemnosti se v souvislosti s elektronickým doručováním rozdělují na dvě kategorie – ty s přísnějším režimem a ty s volnějším režimem.

Doručování písemností s „přísnějším režimem“

Mezi dokumenty s přísnějším režimem doručování patří především písemnosti týkající se jednostranného ukončení pracovního poměru nebo ukončení DPP/DPČ, takže například:

• výpověď,
• zrušení pracovního poměru ve zkušební době,
• vytýkací dopisy,
• odvolání pracovníka z místa vedoucího zaměstnance,
• vzdání se vedoucího místa ze strany pracovníka,
• mzdové či platové výměry.

Tyto písemnosti vám (tedy pracovníkovi) zaměstnavatel může doručit těmito způsoby:

• do vlastních rukou (tedy osobním předáním na pracovišti),
• datovou schránkou,
• pomocí služby elektronických komunikací (zejména e-mailem).

V posledním případě, tedy v případě zaslání e-mailem, však u písemností popsaných výše platí přísnější pravidla – dokument musí být podepsaný uznávaným elektronickým podpisem, zaměstnavatel musí předem o podmínkách elektronického doručování písemně zaměstnance informovat a zaměstnanec musí předem písemně udělit souhlas k tomuto způsobu doručování. (Vy coby zaměstnanec uznávaný elektronický podpis mít nemusíte.)

Pokud jsou všechny tyto podmínky splněny a zaměstnavatel úspěšně danou písemnost na e-mail zaměstnanci pošle, považuje se automaticky za doručenou nejpozději 15 dnů od odeslání (případně dříve, pokud zaměstnanec doručení dříve potvrdí).

Doručování písemností s „volnějším režimem“

Všechny ostatní písemnosti neuvedené v předchozí kategorii spadají do skupiny s volnějším režimem elektronického doručování. Může se například jednat o:

• pracovní smlouvu,
• uzavření DPP nebo DPČ,
• dodatky pracovních smluv nebo dohod.

„Tyto dokumenty nevyžadují uznávaný elektronický podpis – teoreticky tak stačí ručně podepsaný dokument naskenovat nebo zadat prostý elektronický podpis (drtivá většina běžných aplikací pro čtení dokumentů umí i nějakou primitivní formu podpisu),“ říká Jakub Oliva. Aby bylo doručení těchto písemností považováno za účinné, musí zaměstnanec zaměstnavateli předem písemně sdělit, kam mu mají být tyto dokumenty zasílány – typicky se bude jednat o soukromý e-mail.

Kam se podívat, když potřebujete více detailů

Novela zákoníku práce je rozsáhlá a v tomto článku jsme uvedli jen některé, nejvýznamnější změny. Vzhledem ke složitosti problematiky zde není prostor jít do těch nejmenších detailů – detailní a praktický výklad zákona navíc bude teprve postupně vznikat, jak budou zaměstnavatelé, zaměstnanci a právníci v rámci nových pravidel postupně narážet na nové a bezprecedentní situace.

Jestliže vás nový zákoník práce zajímá do většího detailu, projděte si plné znění zákona nebo navštivte stránky MPSV, na kterých najdete i spoustu vysvětlivek a praktických rad ke konkrétním bodům.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.